Foire aux questions

Sur le catalogue public Primo

Sur l’interface :

Comment fonctionne l’outil de découverte sur les appareils mobiles (smartphone, tablettes) ?

L’interface de Primo s’adapte à la taille de l’écran sur lequel il est consulté. Il peut donc être utilisé indifféremment sur ordinateur, tablette ou smartphone. Il n’existe cependant pas d’application mobile.

Sur les notices de documents et les renseignements bibliographiques :

Quelles sont les sources des différentes notices présentes dans Primo et comment sont-elles importées ?

Il existe trois sources différentes :

  • Alma : elles peuvent être de trois types :
    • les ressources physiques : elles correspondent aux documents sur support physique
    • les ressources électroniques : elles correspondent aux ressources électroniques
    • les ressources numériques : elles correspondent aux documents numérisés par une bibliothèque. Cet intitulé n’apparaîtra que de façon inactive dans Alma car nous n’avons pas fait l’acquisition du module bibliothèque numérique patrimonial qui permet la gestion électronique de documents patrimoniaux. Babord-Num et 1886 continueront d’exister.
  • Primo Central Index : index de dépouillement de ressources électroniques permettant un accès au niveau article-chapitre (fourni par Ex-libris et sur lequel nous n’avons pas la main)
  • Les ressources moissonnées : la possibilité de moissonner les entrepôts OAI-PMH.

Les notices de documents provenant de différentes sources seront dédoublonnées si elles disposent d’informations suffisantes pour les identifier.

Le lecteur pourra également avoir accès aux documents en accès libre dans d’autres systèmes (exemple : BnF, Worldcat,…) à travers l’interface Primo. Ces ressources seront effectivement indexables dans le catalogue public.

Comment fonctionne la navigation par citations ?

Les rebonds sur les citations s’appuient sur l’index central de l’outil de découverte, une base de connaissances des articles interne à Ex-Libris. Cette base est générée et alimentée par les indexeurs d’Ex-Libris.

Quels sont les services proposés par Primo aux usagers à partir des notices bibliographiques ?

Le lecteur peut enregistrer sa recherche pour la retrouver sur une séance ultérieure. Il peut imprimer tout ou partie de sa liste de résultats. Il a la possibilité de se créer des filtres personnalisés via un système de tags. Le système permet l’export vers des outils de gestion bibliographique (Zotero par exemple).

Comment fonctionne la recherche ?

Le lecteur pourra faire une recherche simple ou avancée. Il pourra également réaliser des tris selon des facettes et choisir d’afficher en tête de résultats le type de documents (physique ou électronique).
Dans la recherche avancée, l’usager pourra combiner différents critères de recherche à l’aide d’opérateurs booléens.

Pour vous familiariser avec la recherche dans Primo : le catalogue de l’Université Napier d’Edimbourg (interface en français)

Sur les ressources électroniques :

Quelles sont les ressources électroniques affichées dans le catalogue public ?

Peuvent être rendues visibles dans Primo :

  • Les ressources acquises au niveau titre (issues d’Alma)
  • Les articles et chapitres indexés dans Primo Central que la bibliothèque soit abonnée ou non à la ressource (choix de paramétrage à faire)
  • Toutes ressources en open access moissonnables que nous aurons choisies

Une étude sera menée pour connaître le taux de recouvrement entre Primo Central Index et nos abonnements. Par exemple, les éditeurs juridiques français seront très probablement peu ou mal couverts : dans ce cas, même si la découverte ne sera pas possible au niveau article, le titre sera à minima disponible.

Si une ressource est disponible dans plusieurs bases de données, le catalogue public affichera les différents liens d’accès aux différentes sources. Il restera possible de voir les ressources acquises par les autres membres du réseau.

Sur la circulation des documents :

Comment apparaît la disponibilité des documents physiques ?

La disponibilité d’un document physique apparaît dès la liste de résultats sous la forme d’une pastille verte.
La disponibilité apparaît également dans la notice du document avec le nom de la bibliothèque où il se trouve.
Il n’est pas nécessaire de s’authentifier pour voir la disponibilité d’un document. En revanche ça le sera pour accéder aux différents services qui peuvent être associés (réservation, demande de communication,…)

Quels sont les services accessibles depuis les résultats de recherche ?

Le lecteur pourra faire une demande de réservation à partir d’un bouton disponible sur la notice du document. Pour cela, il faudra qu’il soit authentifié.
La réservation d’ouvrages non empruntés est également envisageable mais une décision doit être prise au niveau du RéBUB pour savoir si cette option est retenue.
D’autres services peuvent être proposés au lecteur : demande magasin, mise de côté, demande de numérisation par exemple.

En revanche le PEB ne sera pas activé car ce service dans les outils Ex-Libris fait référence à du prêt entre les clients du prestataire. Et SUPEB ne peut pas être intégré dans l’interface professionnelle Alma.

Le lecteur aura-t-il accès à l’historique de ses prêts ?

Oui, cet historique sera visible depuis son compte (authentifié) sur une période paramétrée dans le système (en conformité avec l’obligation légale).

 

Sur l’interface professionnelle Alma

Sur l’interface :

Comment accède-t-on à l’interface professionnelle ?

Chaque agent aura un compte individuel propre ce qui permet la personnalisation. Cela supposera également des rôles et des droits différents selon ses activités et attributs. Les identifiants seront les mêmes que ceux de l’ENT et des autres applications des universités, écoles et établissements.
Chaque utilisateur ne pourra voir que les données de son établissement. Les données budgétaires ne seront accessibles que par les profils concernés.

Sur les données :

D’où proviennent les données lecteurs ?

Les étudiants et personnels seront importés depuis les systèmes de l’Université. La remise à plat à l’occasion de la mise en place du nouveau système devrait permettre d’aplanir une grande partie des difficultés que nous rencontrons avec Horizon. Les lecteurs extérieurs devront être inscrits dans Alma à la main.

Quel sera l’articulation avec le Sudoc ?

Nous allons continuer à travailler avec le Sudoc pour les notices bibliographiques et nous allons continuer à tout localiser.
En ce qui concerne les exemplaires, la question n’est pas encore réglée. L’idée est de travailler dans Alma et de faire remonter tous les exemplaires dans le Sudoc même si tous ne seront sans doute pas affichés.
Dans un second temps, nous envisageons un mécanisme similaire pour les états de collections, y compris électroniques.

Est-il possible de procéder à des modifications par lots ?

Oui il est possible d’avoir des lots dynamiques par requête puis de faire un certain nombre de traitements sur ces lots dans les données exemplaires et dans les données MARC.

Sur la circulation des documents :

Les bibliothécaires auront-ils accès à l’historique des prêts des lecteurs ?

Oui mais sur une antériorité limitée du fait de l’interdiction de conserver des données personnelles (loi informatique et libertés).

Sur les statistiques :

Quel outil statistique se trouve derrière Alma ?

C’est Oracle Business Intelligence qui est à peu près l’équivalent de Business Object.

Est-ce que le Scoop sera le seul à créer des modèles de statistiques ?

La conception des rapports sera fait par les administrateurs du système au niveau du Scoop ou des établissements. Les rapports générés seront accessibles depuis les bibliothèques.
Il sera possible de demander la conception de nouveaux rapports.

 

Sur l’organisation du projet

Sur les interlocuteurs :

Quel est le rôle exact de Fatouma Séjournet (CDD recruté au Scoop sur un poste de chargée de mission SGBm auprès des bibliothèques) ?

Son rôle est de faire le lien entre les établissements du réseau et le Scoop pour mener à bien les travaux, répondre aux demandes, accompagner dans le cadre du changement d’outil.

Comment peut-on connaître les noms des interlocuteurs sur le projet ?

Un tableau recense tous les interlocuteurs sur la page de présentation du projet sur le blog.

Sur les formations :

Comment va-t-on former les lecteurs au nouveau catalogue public à la rentrée 2018 si il n’est déployé que fin septembre 2018 ?

Cette question est cruciale et devra être instruite par le GT « outil de découverte ». Ce groupe de travail travaillera au cours du premier semestre 2018 sur des tutoriels mutualisés à l’échelle du site pour le catalogue public avec la rédaction de 5 à 7 scénarios d’utilisation de l’outil.
L’interlocutrice sur les questions des formations aux lecteurs est Katie Brzustowski-Vaisse.

Qu’en est-il des formations pour les professionnels ?

Les formations des agents des bibliothèques devraient démarrer à partir du mois de mai et s’étaleront jusqu’au mois de juillet.
Elles concernent environ 260 personnes.
Elles auront lieu sur les différents campus. Nous prévoyons également des déplacements sur certains sites distants. Et lorsque ce ne sera pas possible, les horaires des formations tiendront compte de l’éloignement de ces derniers pour leur permettre de se déplacer.

Sur la mise en production :

Quelles seront les données portant sur les périodiques qui ne seront pas récupérées lors de la migration ?

Les données présentes dans les notices d’abonnement d’Horizon ne seront sans doute pas récupérées car ce niveau de données n’est pas standard.
Les modèles de prévision de données devraient pouvoir être partagés avec les établissements déjà déployés.

Quelles seront les données exemplaires récupérées lors de la migration ?

Les données exemplaires seront récupérées d’Horizon. En revanche les données bibliographiques sont issues du Sudoc. L’essentiel des données exemplaires pour les monographies devraient être reprises : reste par exemple la question de la récupération des données statistiques telles que le nombre de prêt d’un exemplaire après le déploiement d’Alma qui fait partie des demandes formulées auprès du prestataire Ex-Libris.

Rappel sur les migrations des données :

Données bibliographiquesToutes les données Sudoc sont récupérées et les données Superdoc pour Bordeaux Sciences Agro
Données autorités

Toutes les données IdRef sont chargées
Données exemplairesToutes les données Horizon et Superdoc sont reprises
Données circulationLes données prêts et blocages en cours sont reprises
Données lecteursLes lecteurs extérieurs sont récupérés d'Horizon, les autres sont réimportés

L’intégration avec les Systèmes d’Information financiers et RH a été indiquée comme devant être différée. Quel serait le calendrier de mise en œuvre ?

Nous n’avons pas encore de réponse mais ces aspects feront bien partie des évolutions du système à moyen terme.

Pourquoi ne pas avoir fixé la date de mise en production au mois de mai 2018 ?

Le calendrier du projet imposait un déploiement en septembre 2018. Il n’était pas possible de l’avancer.

 

Pour toutes questions, contactez-nous à l’adresse suivante : sgbm@u-bordeaux.fr