Interface de gestion des réservations

L’interface suivante permet de suivre les réservations des documents et les créneaux choisis par les lecteurs dans les bibliothèques pour retirer les documents.

Elle vient compléter la gestion des réservations depuis Alma car elle permet de gérer le calendrier de retrait des documents.

Elle ne se substitue pas au suivi dans Alma.

Se connecter à l’interface

Se rendre sur l’adresse suivante : https://scoop.u-bordeaux.fr/admin/

S’affiche alors la page de connexion :

Sur cette page, saisir l’identifiant et le mot de passe qui vous auront été communiqués par votre bibliothèque.

Se repérer sur l’interface

Une fois authentifié, la page suivante s’affiche :

Que trouve-t-on sur cette page ?

  1. Menu principal : ce menu va vous permettre de faire apparaître et gérer les réservations par bibliothèques ou par lecteurs ou par documents.
  2. Page principale sur laquelle s’afficheront la liste des réservations.
  3. Bouton « Home » qui permet de revenir à cette page d’accueil. Le bouton est disponible à tout moment.
  4. Bouton de réduction du menu principal : ce bouton permet de masquer le menu principal pour afficher uniquement la liste des réservations. En cliquant à nouveau sur ce bouton, vous faites ré-apparaitre le menu principal.
  5. Bouton de déconnexion de l’interface de gestion.

Gérer les réservations par bibliothèque

Afficher les réservations par bibliothèque

Par défaut, la page d’accueil de l’interface propose d’afficher la liste des réservations par bibliothèque.

Dans le menu principal, le bouton « Rendez-vous » vous permet également d’afficher cette liste par bibliothèque :

Après avoir cliqué, la liste des bibliothèques s’affiche également dans le menu principal :

En cliquant sur une bibliothèque dans le menu principale ou sur la page d’accueil, vous affichez alors la liste des réservations pour celle-ci :

Dans la liste, vous retrouvez :

  • la date de retrait choisie par le lecteur,
  • la bibliothèque de retrait,
  • l’identifiant principal du lecteur,
  • l’information si la commande est retirée ou non.

En cliquant sur une réservation, s’affiche alors le détail de celle-ci :

Sur cette page, vous disposez de :

  • la date de retrait
  • l’heure de retrait
  • la bibliothèque de retrait
  • les informations sur le lecteur
  • l’information si la commande est déjà retirée (dans ce cas la case est cochée)
  • la description du document réservé (titre de l’exemplaire, bibliothèque propriétaire, localisation, cote, statut de traitement de la réservation)

Filtrer les réservations

Vous avez la possibilité de filtrer des réservations d’une bibliothèque depuis le menu principal soit par dates soit par commande retirée ou non :

Filtrer sur la date

Lorsque vous cliquez sur le filtre « Par dates de retrait des ouvrages », vous avez la possibilité de filtrer sur : le jour même, les 7 derniers jours, le mois en cours ou l’année :

Filtrer sur le retrait de la commande

Vous avez également la possibilité de filtrer les réservations en fonction du retrait des documents.  Ce filtre va ainsi vous permettre de surveiller si vous êtes bien à jour avec les documents sur le rayon des réservation et voir les documents qui n’ont pas été retirés par les lecteurs :

Filtrer sur les demandes de PEB

Un filtre est disponible afin de faire apparaître ce qui relève du PEB ou non :

Gérer les réservations par lecteur

Cette interface vous permet également d’afficher les réservations par lecteur. Pour cela cliquez sur le bouton « Lecteurs » dans le menu principal :

S’affiche alors la liste des lecteurs qui ont fait des réservations au sein des bibliothèque de l’établissement :

Cliquez sur le nom d’un lecteur pour accéder à cette page récapitulative :

Sur cette page, vous disposez des informations suivantes :

  • identifiant principal du lecteur,
  • code-barres de la carte lecteur,
  • prénom,
  • nom,
  • adresse mail,
  • liste des réservations qu’il a effectuées.

En cliquant sur le bouton « afficher » à gauche d’une des réservations, vous accédez au détail de celle-ci :

Gérer les réservations par document

Vous pouvez enfin afficher la liste des réservations par document. Cliquez sur le bouton « Réservations » dans le menu principal :

S’affiche alors la liste des documents qui font l’objet de réservations au sein des bibliothèques de l’établissement :

Sur cette page, les informations suivantes sont disponibles :

  • titre du document,
  • bibliothèque de retrait,
  • nom du demandeur,
  • créneau enregistré par le lecteur.

En cliquant sur le titre d’un document, vous affichez le détail de la réservation :

Indiquer le retrait d’une commande

Une fois le retrait du document par le lecteur, vous allez pouvoir indiquer que sa réservation est retirée dans cette interface.

Depuis le détail d’une réservation, cochez la case « Commande retirée »  puis cliquez sur le bouton « Enregistrer » :

La réservation s’affiche alors comme retirée dans la liste récapitulative :

Modifier un créneau de retrait d’une réservation

Si un lecteur ne se présente pas sur le créneau qu’il avait choisi, vous pouvez toujours le modifier après en avoir convenu avec lui.

Depuis la détail d’une réservation, modifiez la date et/ou l’heure et cliquez sur le bouton « Enregistrer » :

Le nouveau créneau est alors validé.

Supprimer un rendez-vous

Depuis la page correspondant au créneau de la réservation, cochez la case « Supprimer ? » puis cliquez sur le bouton « Supprimer » à droite :

Un message s’affiche et vous demande de confirmer la suppression :

Ajouter un rendez-vous

Rendez-vous lecteur

L’interface permet également d’ajouter un rendez-vous dans le cas, par exemple, où le lecteur aurait oublié de planifier son retrait depuis Babord+.

Depuis la page qui liste les rendez-vous de la bibliothèque, cliquez sur le bouton en haut à droite :

La page qui s’ouvre contient un formulaire :

Dans ce formulaire vous allez :

  • saisir l’identifiant principal du lecteur (que vous trouverez dans son compte Alma)
  • La bibliothèque de retrait des documents réservés
  • Cocher la case « Demande de PEB » si cela concerne du PEB justement

Une fois le formulaire renseigné, l’interface de gestion des retraits va interroger le panier du lecteur pour récupérer les réservations effectuées et permettre de planifier le retrait.

Une nouvelle page s’ouvre sur laquelle on peut vérifier les réservations et planifier le rendez-vous :

Lorsque l’on clique sur « Vérifier le panier », s’affichent les réservations du lecteur :

On peut alors choisir un créneau de retrait. Une boîte de dialogue s’ouvre et vous demande de confirmer :

Le système confirme que le rendez-vous a été planifié :

Rendez-vous PEB

Dans le formulaire de création d’un rendez-vous, vous pouvez cocher la case demande de PEB si cela correspond à ce service :

Au moment de planifier, seules les créneaux libres s’afficheront.

Annuler la réservation d’un document

Il peut arriver qu’un lecteur annule la réservation sur un document.

Dans ce cas, la réservation disparaît d’Alma mais reste encore visible dans l’interface de gestion des retraits. Elle apparaît depuis la page rendez-vous avec un statut « Demande annulée » :

Il est alors possible de l’annuler aussi directement depuis cette page. Cochez la case « Supprimer ? » sur la ligne correspondant à la réservation du document annulée, puis cliquez sur le bouton « Enregistrer » :

Un message sous forme de bandeau vous confirme la suppression de cette réservation :

Lorsque l’on revient sur la page du rendez-vous, il ne reste plus que la réservation encore valide :

Autre fonctionnalité de l’interface

Sur la page d’accueil, vous pouvez accéder directement aux fonctionnalités de recherche d’un lecteur ou d’un document :

Un champs de recherche apparaît sur la page des réservations par lecteur :

Un champs de recherche apparaît sur la page des réservations par document :

Suivre les demandes de réservations

Lorsqu’un lecteur a choisi un créneau de retrait pour sa réservation, celle-ci est complètement validée et deux mails sont envoyés :

  • un mail sur l’adresse mail du lecteur pour lui confirmer sa réservation
  • un mail sur l’adresse générique de la bibliothèque (ce mail peut aussi être paramétré pour s’éditer sur l’imprimante de la bibliothèque) pour alerter les agents qu’il y a une réservations. Dans ce mail on y retrouve les principales informations pour gérer la réservations : informations sur le lecteur et sur le document demandé.