Créer une localisation

Procédure créée le 22/04/2022

Recueillir les informations pour créer la localisation

Au préalable, il faut recueillir toutes les informations nécessaires à la création de la bibliothèques dans Alma.

Voici le document à utiliser pour le recueil : https://rebub.u-bordeaux.fr/wp-content/uploads/2022/04/ALMA_Fichier-configuration-localisations.xlsx

Créer la localisation dans Alma

Dans les pages de configuration d’Alma, se positionner sur la bibliothèque :

Chemin d’accès : Configuration/Services aux usagers/Localisation/Localisations physiques

Sur la page de configuration, cliquer sur le bouton « Ajouter une localisation » :

Une boite de dialogue s’ouvre :

Dans boite de dialogue, renseigner les champs suivants :

  • Code (obligatoire) : il correspond à l’identifiant de la localisation dans Alma. Incrémenter le code en fonction des localisations déjà existante. Si c’est la première localisation créée, reprendre le code de la bibliothèque et lui ajouter +1.
  • Nom : c’est le libellé de la localisation tel qu’il apparaît dans Alma.
  • Nom externe : c’est le libellé de la localisation tel qu’il apparaît dans Babord+.
  • Type : c’est le type de localisation. Il existe plusieurs valeurs disponibles. Les deux principales utilisées sont « ouverte » (correspond aux localisations des salles de lecture, accessibles aux lecteurs) et « fermé » (correspond aux localisations magasin, pas accessibles directement par les lecteurs)
  • Unité de services aux usagers : les unités de services portent les règles de circulation. Il s’agit de choisir à quelle unité associer la localisation qui suivra donc les règles de cette dernière. Les unités de services aux usagers existantes sont :
    Code AlmaNom de l'unité de services aux usagersRègle principale de circulation
    DOCLIBRE-3libre accèsLes documents sont empruntables sur une durée normale
    MAGASIN-3magasinLes documents sont empruntables sur une durée normale
    MAGASIN-1réserveLes documents sont exclus du prêt
    DOCLIBRE-1libre-accès de consultation
    Les documents sont exclus du prêt
    DOCLIBRE-2libre-accès à limitationLes documents sont empruntables pour une durée limitée
    INTERNE-1service interneLes documents sont exclus du prêt
    INTERNE-2dépôt enseignantLes documents sont non consultables
    MAGASIN-2magasin à limitationLes documents sont empruntables pour une durée limitée
    MAGASIN-5magasin exclus du prêtLes documents sont exclus du prêt
  • Type de cote : il s’agit du type de cote que portent les exemplaires qui se trouvent dans la localisation. Le type de cote paramétré au niveau de la localisation sera automatiquement attribué aux notices de fonds créés dans cette localisation.

A savoir : concernant les libellés, il est possible de mettre un libellé par langue. Si on ne traduit pas le libellé, c’est le libellés par défaut qui s’affichera partout. Le libellé par défaut est le libellé en langue anglaise.

Après avoir saisi toutes les informations dans la boite de dialogue, la localisation est créée et s’affiche parmi toutes les localisations :

Il reste à associer les bureaux de prêts qui géreront les prêts et les retours pour la localisation créée.

Cliquer sur le bouton sur la ligne de la localisation et sélectionner « Modifier » :

Cliquer sur le bouton « Joindre un bureau de prêt existant » pour associer un bureau de prêt de la bibliothèque à la localisation :

Une boite de dialogue s’ouvre :

Dans cette boite de dialogue :

  • sélectionner un bureau de prêt existant
  • choisir les services que va pouvoir effectuer le bureau de prêt sur les documents de la localisation :
    • Check in : retour de documents
    • Check out : prêt de documents
    • Reshelve : remise en rayon de document

Répéter l’opération si on souhaite associer plusieurs bureaux de prêt à la localisation.

Cette page sert également à faire d’autres modifications si nécessaire. C’est sur cette page que l’on peut modifier les différents libellés de la localisation en fonction de la langue de l’interface en cliquant sur l’icône