Mettre à jour les exemplaires candidats à la numérisation

Procédure créée le 13/05/2022

Rappel : le service de numérisation à la demande permet aux lecteurs de faire une demande de numérisation directement depuis Babord+. Cela concerne les documents dont l’année de publication est au moins de 100 ans à l’exception des périodiques qui ne sont pas inclus dans le service.

Dans quel(s) cas utiliser cette procédure :

  • Mise à jour annuelle des ressources qui sont candidates à la numérisation : chaque année il doit être procéder à la mise à jour des exemplaires de l’année N-1. Cette mise à jour est à effectuer en janvier (elle est inscrite dans le calendrier d’exploitation du système)
  • Contrôle des exemplaires candidats et qui n’auraient pas été mis à jour (exemple : documents entrés dans les collections en cours d’année) : chaque année un contrôle doit être effectuer sur tous les documents donc l’année de publication est < à N-1. Ce contrôle a également lieu en janvier (il est inscrit dans le calendrier d’exploitation du système).

Sur le principe, cette procédure consiste à ajouter et/ou modifier l’exception de circulation qui se trouve au niveau de la notice d’exemplaire. L’exception de circulation est le critère qui permet ensuite de créer des règles de demande de numérisation dans Alma. C’est le paramètre sur lequel on peut s’appuyer.

Cette procédure comprends trois étapes :

  1. Repérer les exemplaires qui sont candidats à la numérisation
  2. Identifier les exceptions de circulation à ajouter et/ou modifier
  3. Ajouter et/ou modifier les exceptions de circulation sur les exemplaires concernés

Repérer les exemplaires candidats à la numérisation

Cette première étape consiste à faire une recherche dans Alma pour trouver les exemplaires qui répondent aux critères de la numérisation à la demande.

Se positionner sur l’environnement de recherche « Exemplaires physiques » car on souhaite que nos résultats soient des exemplaires :

Aller dans la recherche avancée en cliquant sur le bouton à gauche de la zone de recherche :

Repérer les nouveaux candidats à la numérisation

La requête à formuler est la suivante :

  • Index « Année de publication » qui se trouve au niveau de la notice bibliographique et filtrer sur « = » à l’année à contrôler (N-1).
  • Index « Type de matériel » qui se trouve au niveau de la notice d’exemplaire et filtrer sur « n’est pas égal à » la valeur « Fascicule » (pour exclure les périodiques).

Sur la page des résultats, on peut voir la requête qui a été formulée :

Depuis cette même page, cliquer sur le bouton pour extraire les exemplaires au format excel :

Contrôler les exemplaires qui n’auraient pas l’exception de circulation

Pour ce contrôle la requête à formuler est la suivante :

  • Index « Année de publication » qui se trouve au niveau de la notice bibliographique et filtrer sur « < » à toutes les années précédant l’année N-1.
  • Index « Type de matériel » qui se trouve au niveau de la notice d’exemplaire et filtrer sur « n’est pas égal à » la valeur « Fascicule » (pour exclure les périodiques).

Sur le principe, la suite de procédure est la même que dans le chapitre précédent.

Identifier l’exception de circulation à ajouter aux exemplaires

Cette deuxième étape consiste à :

  • identifier les exemplaires qui ont déjà une exception de circulation et à la remplacer par l’exception de circulation « numérisable » correspondante.
  • identifier les exemplaires qui n’ont pas d’exception de circulation.

Identifier les exemplaires avec exception

Dans le fichier excel des exemplaires, filtrer les exemplaires ayant des exceptions de circulation « normales ».

Ensuite, il faut soit :

  • remplacer ces exceptions par l’exception de circulation « numérisable » correspondante
  • créer une colonne supplémentaire pour mettre l’exception de circulation « numérisable » correspondante

C’est selon son organisation de travail !

Voici le tableau des exceptions de circulation disponibles dans Alma et leurs exceptions de circulation numérisables correspondantes :

Exceptions de circulation "normales"
Exceptions de circulation "numérisables"
consultation soumise à conditionconsultation soumise à condition - numérisable
consultation sur place uniquementconsultation sur place uniquement - numérisable
empruntableempruntable - numérisable
empruntable limitéempruntable limité - numérisable
empruntable soir et week-endempruntable soir et week-end - numérisable
non consultablenon consultable - numerisable
spécial - cas particulier à ajusterspécial - cas particulier à ajuster - numérisable

Identifier les exemplaires sans exception

Ce sont les cas qui vont demander le plus de temps et de contrôler. En effet, dans la mesure où ils n’ont pas d’exceptions de circulation, il va falloir connaitre quelle est la règle de circulation principale qui s’applique sur la localisation des exemplaires pour savoir quelle exception de circulation ajouter aux exemplaires. Car l’exception est un critère qui sert pour les règles de demande de numérisation mais aussi pour les règles de prêt.

A partir du fichier excel des exemplaires, il faut aller filtrer sur les bibliothèques et les localisations pour déterminer à quelles unités de services aux usagers sont associées les localisations.

Pour connaître cette information, il faut se rendre dans les pages de configuration d’Alma. Cliquer sur le bouton « Configuration » en bas à gauche de la page d’accueil d’Alma :

Ensuite, il faut se positionner sur une bibliothèque concerné en haut des pages de configuration :

Aller dans le menu « Services aux usagers » et choisir « Localisations physiques » :

S’affiche alors la liste des localisations de la bibliothèque. Dans cette liste, on peut retrouver l’information concernant l’unité de services aux usagers dans la colonne correspondante :

Lorsque l’on a cette information, il faut ensuite savoir quelle est la règle de prêt qui s’applique aux exemplaires de la localisation, en l’occurrence celle qui s’applique à la majorité de ces exemplaires et donc à ceux qui n’ont pas d’exception de circulation.

En déterminant, la règle qui s’applique, on saura quelle exception ajouter pour que ces exemplaires puissent être demandés à la numérisation.

Voici un tableau récapitulatif des unités de services aux usagers dans chaque institution Alma, la règle de circulation qui s’applique aux exemplaires sans exception et l’exception qu’il faut ajouter :

 
Université de Bordeaux
Université Bordeaux Montaigne
Sciences Po Bordeaux
Bordeaux INP
Bordeaux Sciences Agro
Unités de services aux usagersRègle de circulation principaleException de circulation correspondante pour la numérisationRègle de circulation principaleException de circulation correspondante pour la numérisationRègle de circulation principaleException de circulation correspondante pour la numérisationRègle de circulation principaleException de circulation correspondante pour la numérisationRègle de circulation principaleException de circulation correspondante pour la numérisation
Libre-accèsPrêt normalempruntable - numérisablePrêt normalempruntable - numérisablePrêt normalempruntable - numérisablePrêt normalempruntable - numérisablePrêt normalempruntable - numérisable
Libre-accès de consultationConsultation sur place uniquementconsultation sur place uniquement - numérisableConsultation sur place uniquementconsultation sur place uniquement - numérisableConsultation sur place uniquementconsultation sur place uniquement - numérisablePrêt 2 semainesempruntable limité - numérisableConsultation sur place uniquementconsultation sur place uniquement - numérisable
Libre-accès à limitationPrêt 2 semainesempruntable limité - numérisablePrêt 2 semainesempruntable limité - numérisablePrêt 2 semainesempruntable limité - numérisablePrêt 2 semainesempruntable limité - numérisableConsultation sur place uniquementconsultation sur place uniquement - numérisable
MagasinPrêt normalempruntable - numérisablePrêt normalempruntable - numérisablePrêt normalempruntable - numérisablePrêt normalempruntable - numérisablePrêt normalempruntable - numérisable
Magasin exclus du prêtConsultation sur place uniquementconsultation sur place uniquement - numérisableConsultation sur place uniquementconsultation sur place uniquement - numérisableConsultation sur place uniquementconsultation sur place uniquement - numérisableConsultation sur place uniquementconsultation sur place uniquement - numérisable
Magasin à limitationPrêt 2 semainesempruntable limité - numérisablePrêt 2 semainesempruntable limité - numérisableConsultation sur place uniquementconsultation sur place uniquement - numérisable
RéserveConsultation sur place uniquementconsultation sur place uniquement - numérisableConsultation sur place uniquementconsultation sur place uniquement - numérisablePrêt 2 semainesempruntable limité - numérisablePrêt 2 semainesempruntable limité - numérisablePrêt 2 semainesempruntable limité - numérisable
Dépôt enseignantNon consultablenon consultable - numérisableNon consultablenon consultable - numérisablePrêt 2 semainesempruntable limité - numérisableNon consultablenon consultable - numérisable
Service interneConsultation sur place uniquementconsultation sur place uniquement - numérisableConsultation sur place uniquementconsultation sur place uniquement - numérisableNon consultablenon consultable - numérisable

Ensuite, il faut ajouter l’exception nécessaire dans la colonne correspondante dans le tableau excel.

Encore une fois, c’est une question d’organisation personnelle !

Répéter l’opération pour toutes les localisations.

Ajouter l’exception de circulation à l’unité ou par lot

La dernière étape consiste à ajouter l’exception de circulation « numérisable » aux exemplaires concernés dans Alma.

Suivant le nombre d’exemplaires, cela peut être fait à l’unité ou par lot.

Ajouter une exception sur un exemplaire

Pour ajouter une exception de circulation sur un exemplaire, il faut cliquer sur le bouton « Modifier l’exemplaire » depuis une page de résultats :

Depuis la notice d’exemplaire, choisir l’exception de circulation dans la liste de valeurs et cliquer sur le bouton enregistrer :

Ajouter une exception sur un lot d’exemplaires

Pour ajouter une exception de circulation à un lot d’exemplaires, il y a des étapes à respecter :

  1. Créer un jeu de résultats (un lot)
  2. Exécuter un traitement pour ajouter l’exception
Créer un jeu de résultats

Pour créer le ou les lots d’exemplaires sur lesquels ajouter une exception de circulation, on va utiliser le tableau excel précédemment extrait et mis à jour avec les exceptions nécessaires identifiées.

Il faut ensuite filtrer les exemplaires en fonction des exceptions de circulation numérisable puis il faut copier-coller la listes des code-barres de ces exemplaires dans un nouveau fichier excel.

Ce nouveau fichier excel devra comporter l’entête « barcode » pour qu’Alma puisse savoir quelles données il doit ajouter dans le lot :

Dans Alma, il suffit ensuite de suivre la procédure de création d’un jeu de résultats (à partir d’un fichier excel) : https://rebub.u-bordeaux.fr/index.php/linformatique-documentaire/les-ressources/alma/premiers-pas-avec-alma/creer-des-jeux-de-resultat/

Répéter l’opération afin d’avoir un lot par exception de circulation à ajouter.

Exécuter le traitement « Changer les informations des exemplaires physiques »

Une fois les lots constitués, il faut procéder à la dernière étape qui consiste à ajouter ou modifier les exceptions de circulation à l’aide d’un traitement automatique.

Aller dans le menu « Admin » et choisir « Exécuter un traitement » :

Sur la page suivante, s’affiche la liste des traitements disponibles dans Alma (fonction également des droits dont on dispose). Pour retrouver facilement le traitement nécessaire pour ajouter ou modifier l’exception, filtrer sur le type « Mise à jour des informations » :

Choisir le traitement « Changer les informations des exemplaires physiques » puis cliquer sur le bouton « Suivant » :

Sur la page suivante, choisir parmi la liste le lot que l’on a constitué précédemment sur lequel on va appliquer le traitement puis cliquer sur le bouton « Suivant » :

La page suivante est la page de configuration du traitement. Il y a beaucoup de données modifiables puisque c’est un traitement qui permet d’intervenir sur tous les champs de la notice d’exemplaire.

La donnée sur laquelle on va intervenir se trouve dans la section « Modifier les informations générales » :

  • cocher la case en face d »Exception de circulation »
  • choisir l’exception de circulation à appliquer parmi la liste de valeurs
  • choisir la condition pour appliquer cette exception :
    • sans conditions : l’exception sera ajoutée ou écrasera si il n’y en a pas à l’origine
    • si le champ est vide : n’applique l’exception que si le champ est vide
    • si le champ n’est pas vide : n’applique l’exception que si le champ n’est pas vide

Puis cliquer sur le bouton « Suivant » :

La page suivante est un récapitulatif des modifications à effectuer (traitement qui va être appliqué, lot concerné, modifications à effectuer) :

Cliquer sur le bouton « Soumettre ».

Une boîte de dialogue vous demande de confirmer :

Alma bascule sur la page de suivi du traitement et sur l’onglet « En cours » :

Sur cette page on peut :

  • voir l’état d’avancement du traitement dans la colonne « statut » qui s’exprime en %
  • actualiser le statut du traitement en cliquant sur le bouton « Rafraîchir »

On peut aussi accéder à la page de suivi des traitements en cliquant sur le menu « Admin » depuis la page d’accueil d’Alma puis « Suivi des traitements ».

Lorsque le traitement est termine, il bascule dans l’onglet historique :

On peut voir le rapport et l’état du traitement en cliquant sur puis « Rapport » pour avoir les résultats du traitement :

Un mail de rapport est également envoyé en parallèle.