Contrôler les chargements lecteurs

Procédure créé le 22/04/2022

Contrôler les chargements dans Alma

Accès aux données de chargement

Chemin d’accès : Alma/Admin/Suivi des traitements

Se positionner sur l’onglet « Historique » et filtrer sur le type de traitement « Utilisateurs » :

Le nom du traitement à contrôler est : Users SYNCHRONIZE using profile Student Information System

Cliquer sur le bouton sur le dernier traitement effectuée (date du jour) puis sélection « Rapport » :

A savoir : il n’y a pas de chargements de fichier les dimanche et lundi matin. Le lundi matin, on contrôle donc le dernier chargement qui a eu lieu le samedi matin.

La page « Rapport » se présente ainsi :

La section « Résumé des résultats du traitement » donne les informations sur ce qui a été effectué lors du traitement :

  • Total users processed : c’est le nombre de comptes lecteurs qui ont été proposés au traitement (il correspond au nombre de lecteurs présents dans les fichiers de chargements déposés sur le serveur ftp tous les soirs à 23h).
  • Total d’enregistrements traités : c’est le nombre de comptes lecteurs qui ont été réellement traité soit parce qu’ils sont nouveaux soit parce qu’ils ont subi une modification par rapport à leur précédent chargement. On retrouve ces comptes dans les statistiques « Total users created successfully » et « Total users updated successfully ».
  • Total users created successfully : c’est le nombre de comptes lecteurs créés. Ce sont des nouveaux comptes qui n’existaient pas dans Alma.
  • Total users updated successfully : c’est le nombre de comptes lecteurs modifiés. Les comptes existaient déjà dans Alma mais une ou des données des comptes ont été modifiées.
  • Total users rejected : c’est le nombre de comptes lecteurs qui ont été rejetés à l’import. Le rejet est lié à une erreur (voir plus bas les différents cas de rejets).
  • Total users unchanged : c’est le nombre de comptes lecteurs qui n’ont pas été changés dans Alma. Ils étaient déjà présents et n’ont pas subis de modifications.

Les données à contrôler

Le nombre de comptes proposés au chargement

Cela correspond à la ligne « Total users processed« . On ne dispose pas sur cette page du nombre de fichiers déposés pour être sûr qu’il ne manque pas de comptes lecteurs.

Pour rappel, 12 fichiers de lecteurs sont déposés sur le serveur FTP.

En nombre de lecteurs, cela correspond à environ 90 000 comptes. Si le chiffre est plus bas, il faut vérifier :

  • Le nombre de fichiers déposés sur le serveur FTP.
  • La taille des fichiers déposés sur le serveur FTP : il peut manquer des fichiers lecteurs ou le fichier peut aussi être vide.
Les comptes rejetés au chargement

Cela correspond à la ligne « Total users rejected« .

La principale raison du rejet est l’existence du compte avec le même code-barres mais un identifiant principal différent.

  • si le compte rejeté concerne le même compte institutionnel mais c’est l’identifiant principal qui est modifié –> on corrige
  • si deux comptes pour deux institutions différentes pour le même lecteur avec le même code-barres sont proposés –> on ne peut pas corriger

Corriger les comptes rejetés

La correction des comptes rejetés concernera principalement la correction de l’identifiant principal.

Deux méthodes :

  • corriger l’identifiant principal du compte sur chaque institution
  • utiliser l’outil développé par Alexandre qui permet de corriger l’information dans tous les institutions simultanément : http://147.210.51.211/lecteurs/recherche-lecteur

Attention : si finalement le nouveau qui doit être chargé existe déjà dans Alma. Supprimer l’ancien compte avec le mauvais identifiant.

Les comptes rejetés non corrigeables

Il y a certains comptes sur lesquels on ne pourra finalement pas intervenir. Il s’agit des comptes qui ont le même code-barres et ne peuvent donc pas être chargés tous les deux.

Exemple :

  • les étudiants de Bordeaux INP qui ont aussi une inscription à l’Université de Bordeaux : privilégier le compte UB car ils accèderont à plus services notamment du point de vue de la documentation électronique
  • certains doctorants qui sont également personnel : cela ne doit pas arriver car le système privilégie le compte doctorant mais un cas s’est présenté à Sciences Po Bordeaux

Pour les comptes rejetés non corrigeables, les renseigner dans le tableau de suivi disponible sur le commun du Scoop : L:\DirDoc_Commun\17_SCOOP\SID\Alma chargement lecteurs