Alma : reprise des messages de rappel

Depuis cette nuit, le service du contentieux a repris ses activités dans Alma. Les lecteurs qui ont du retard sur leurs documents vont pouvoir être informés de leur situation.

La timeline des rappels :

  • 3 jours avant l’échéance du prêt : envoi d’un mail de courtoisie
  • 7 jours après l’échéance du prêt : envoi d’un premier mail de rappel
  • 21 jours après l’échéance du prêt : envoi d’un second mail de rappel
  • 35 jours après l’échéance du prêt : envoi d’un courrier

Les mails de rappel :

Dans Alma, chaque mail de rappel est généré au niveau de l’institution. Un seul mail par rappel est envoyé automatiquement au lecteur depuis une adresse générique du contentieux (à laquelle les lecteurs pourront répondre). Ce mail récapitule tous les retards du lecteur bibliothèque par bibliothèque.

Le courrier :

Le courrier s’imprime automatiquement sur l’imprimante configurée pour Alma ou est envoyé sur la boîte mail de la bibliothèque.

Redémarrage des rappels : petites particularités

Dans le cadre de la reprise du service, il n’y a pas de traitement rétroactif.

Les documents avec un retard de 8 à 20 jours : les lecteurs ne recevront pas de premier message de rappel mais recevront le deuxième message de rappel (21 jours après échéance du prêt) si le document n’a pas été rendu entre temps.

Les documents avec un retard de 22 à 34 jours : les lecteurs ne recevront ni le premier (7 jours après) ni le second message de rappel (21 jours après) mais recevront le courrier à partir de 35 jours si le document n’a pas été rendu entre temps.

 

Une page sur le blog récapitule la gestion du contentieux et le mécanisme d’information qui a été mis en place pour les lecteurs : http://rebub.u-bordeaux.fr/index.php/linformatique-documentaire/les-ressources/alma/la-gestion-des-lecteurs/messages-de-rappels-aux-lecteurs-en-retard/

 

Pour toutes questions, merci de vous rapprocher des personnes en charge du service au public et/ou du contentieux au sein de vos établissements et bibliothèques.