Publier et dépublier les notices de base de données

Faire apparaître une notice de base de données

Le signalement de niveau base de données correspond dans Alma à la publication dans Primo d’une notice bibliographique associée au niveau collection électronique. C’est le seul niveau de notice publié pour les bases de données ; elle est seulement complémentaire pour les collections comprenant des portefolios.

Pour qu’une collection électronique soit visible dans Primo comme base de donnée, il faut 3 conditions :

  • la collection électronique doit être activée ;
  • la collection électronique doit avoir une url ;
  • la collection doit être associée à une notice électronique.

Vérifier l’activation d’une collection

En consultation de collection électronique l’icone (réseau ou local) doit être bleu (voir ci-dessous)

Img 1 : Contrôler l’activation d’une collection électronique

Si ce n’est pas le cas, il faut distinguer 2 cas

Collection de type base de donnéesCollection de type bouquet
Il faut et il suffit d'avoir une url et une notice dans l'onglet 'Information supplémentaire'

voir Img 2
L'un des services au moins de la collection doit être actif et contenir au moins 1 portefolio actif.

voir Img 3
Img 2 : Activer une base de données
Img 3 : Activer un bouqet

Donner une url à la collection

La collection peut ou non avoir une url issue de la zone communautaire. Il est toujours possible d’en proposer une personnalisée si on le souhaite. Il suffit pour cela de remplir le champ ‘url personnalisée’ dans l’onglet ‘Informations supplémentaire’ de la fenêtre d’édition de la collection électronique. (voir img 2)

Il n’est pas possible d’effacer une url proposée par la base de connaissance. On peut seulement en proposer une autre qui s’y substituera.

Associer une notice à une collection électronique

Le choix de la notice descriptive se fait dans le champ ‘Information descriptive supplémentaire’ de l’onglet ‘Information supplémentaire’ de la fenêtre d’édition de la collection électronique (voir img 2).

Via le bouton de liste, vous pouvez lancer une recherche dans Alma pour trouver la notice qui vous convient. Toute notice (MARC21 ou UNIMARC) peut convenir.
Quelques remarques cependant sur le choix de la notice :

  • le type de ressource afffichée dans Primo dépend des données codées de la notice ;
  • si vous faites le choix d’une notice SUDOC, pour des questions de cohérence, il convient de se localiser sous la notice équivalente dans le SUDOC ;
  • si vous modifiez une notice de la CZ, sachez que vos modifications sont visibles (et éditables) par l’ensemble des clients Ex-Libris – si ce comportement n’est pas souhaité, il faut copier vers le catalogue local la notice concernée avant modification mais on pert les mise à jours qui pourraient être faites par la communauté.

Dépublier une notice de niveau collection

Si vous ne souhaitez pas voir apparaitre une notice de collection, vous devez supprimer le lien à la notice descriptive dans le champ ‘Information descriptive supplémentaire’ de l’onglet ‘Information supplémentaire’ de la fenêtre d’édition de la collection électronique.

Remarque 1 : visibilité dans Primo
La modification ne sera pas immédiatement visible dans Primo : il faut attendre les traitements quotidiens pour que cette modification se répercute le lendemain (après 9h30) dans Primo.

Remarque 2 : visibilité réseau
Si un autre établissement du réseau a choisi de maintenir cette notice, elle restera publiée dans Primo mais vous n’aurez plus d’information d’accès relative à votre établissement sous la notice. Vous pouvez vérifier si d’autres établissements sont localisés sous la même notice via une recherche ‘tous les titres’ dans la zone réseau sur la notice dont vous ne voulez plus.