Blocages, retards et contentieux

Procédure modifiée le 12/03/2020

Blocages

Blocages Système

Un prêt en retard génère un blocage dans Alma :

Ce message s’affiche lorsqu’on accède au compte lecteur et qu’il a des documents en retard, ici le lecteur a un document en retard :

Lorsqu’on passe un ouvrage en retour, si celui-ci est rendu en retard, une fenêtre pop-up s’affiche indiquant jusqu’à quand le lecteur est bloqué :

Lorsqu’on accède au compte lecteur, ce message indique que le lecteur a déjà régularisé son retard mais qu’il est encore bloqué et ne peut donc pas emprunter :

Pour avoir les détails du blocage lié au retard : cliquer sur l’identifiant du lecteur puis voir l’onglet « Blocage » du compte :

La date de création correspond à la date à laquelle le blocage a été mis en place, et la date d’expiration indique jusqu’à quand le lecteur est bloqué.

Si un lecteur rend plusieurs ouvrages en retard en même temps, un blocage par document s’affiche, même s’ils expirent tous à la même date.

Blocage suivi de contentieux

Le système permet d’effectuer une suspension de prêt manuellement. Dans l’onglet Blocage, cliquer  sur Ajouter un blocage sélectionner « Suivi de contentieux : suspension ». Compléter les autres informations (Date d’expiration, note)

Cliquer sur « Ajouter et Fermer »

Notes

L’ajout d’une note permet de signaler quelque chose aux collègues mais aussi à l’usager si l’on coche la case « Visible par l’utilisateur ». La note sera visible alors sur le compte du lecteur dans Primo.

Saisir le type de note concerné cliquer sur « Ajouter et enregistrer ».

La note est visible dans le bloc à droite lorsqu’on interroge un dossier lecteur. Il est aussi possible de créer la note à partir de ce bloc.

Si on coche Note Pop-up, lorsqu’on recherche le lecteur dans les services aux usagers, un pop-up apparait avec le contenu de la note. Si plusieurs notes ont été cochées, le contenu de l’ensemble de ces notes sera visible à la recherche du lecteur.

Cette note est visible dans le pop-up si l’option est sélectionnée au moment de sa création ou après modification (Modifier à partir du bouton « … » puis « Mettre à jour la Note »

Lettres de rappel

Retrouvez ci-dessous un tableau qui récapitule les différents messages de rappel adressés aux lecteurs en retard dans leur prêts :

MESSAGESSUPPORTÉCHÉANCENIVEAUDIFFUSIONSTATUT DU DOCUMENT
Message de courtoisieMail3 jours avant échéance du prêtÉtablissementEnvoi automatique
1er message de rappelMail7 jours après échéance du prêtÉtablissementEnvoi automatique
2ème message de rappelMail21 jours après échéance du prêtÉtablissementEnvoi automatique
3ème message de rappelCourrier35 jours après échéance du prêtBibliothèqueImpression automatique ou envoi automatique sur la boîte mail de la bibliothèqueLe document passe en statut "perdu"

Modèles de messages envoyés aux lecteurs

Message de courtoisie

Premier message de rappel

Deuxième message de rappel

Troisième message de rappel

Ce sont les lettres qui sont imprimées dans les bibliothèques.

Renvoyer un message de rappel

Si besoin Alma offre la possibilité de rediffuser un message de rappel au lecteur.

Rechercher le lecteur depuis la barre de recherche :

Depuis son compte, se positionner sur l’onglet « Pièces jointes » :

Cliquer sur le bouton  correspondant au document à envoyer de nouveau :

Choisir « Retransmettre la notification » :

Les fichiers des messages de rappel portent les noms suivant :

Type de rappelNom du fichier dans Alma
Message de courtoisie"FulUserLoansCourtesyLetter"
Premier et second messages de rappel"FulOverdueAndLostLoanNotificationLetter"

Les mails de rappel

Dans Alma, chaque mail de rappel est généré au niveau de l’institution. Un seul mail par rappel est envoyé automatiquement au lecteur depuis une adresse générique du contentieux (à laquelle les lecteurs pourront répondre).

Ce mail récapitule tous les retards du lecteur bibliothèque par bibliothèque.

Le courrier

Le courrier s’imprime automatiquement sur l’imprimante configurée pour Alma ou est envoyé sur la boîte mail de la bibliothèque.

Analytique

Dans Alma, dans Analytique > « Service au Public », vous pouvez extraire une liste de retards en filtrant par bibliothèque.

Pour les établissements listés ci-dessous, il existe un document diffusé en interne, merci de vous y référer pour les spécificités