Importer un panier Electre

Procédure créée le 16/01/2019, modifiée le 10/02/2020

Pour les utilisateurs d’Electre, consulter l’article Astuce Electre : remplissage automatique de vos paniers

De manière générale, s’assurer que les notices bibliographiques n’existent pas déjà dans Alma avant de les importer via Electre.

Exporter un panier Electre

Les modèles de panier

Dans Electre, deux modèles de paniers ont été créés :

  • Modèle HT : modèle dédiée à la Recherche
  • Modèle TTC : modèle dédié à la Pédagogie

Editer un panier Electre

Le modèle utilisé apparaît en haut du panier :

Dans ce même panier, des colonnes sont à renseigner avant l’export :

Les informations attendues sont les suivantes :

CHAMPSVALEURS
Budget (code)Code du compte budgétaire utilisé. La casse doit être identique à celle du code du compte budgétaire utilisé.
Bibliothèque (code)Code de la bibliothèque
N° Bon de commandeNuméro du bon de commande qui doit être unique
FournisseurCode du fournisseur
Compte FournisseurCode intitulé issu de l'infrastructure d'acquisition (respecter la casse de Alma)
Note de réceptionNote facultative. On peut y mettre une cote, une info pour la réception des commandes, le nom d’un demandeur, etc. Ce champ est à la discrétion de l’acquéreur, visible à la réception dans Alma mais pas dans la note de l’exemplaire

Il ne reste plus qu’à exporter le panier.

Importer un panier Electre dans Alma

Grâce aux données du modèle, l’import va créer la holding et l’exemplaire dans Alma.

Lancer un import

Dans la barre de navigation principale, cliquer sur « Acquisitions » et sélectionner « Importer » dans le sous-menu « Importer » :

Dans la page suivante, choisir le profil d’import en fonction du modèle du panier à importer :

PROFILS D'IMPORTSMODELES DE PANIER ELECTRE
Electre HTModèle Univ. Bordeaux HT
Electre TTCModèle Univ. Bordeaux TTC

Depuis le modèle d’import correspondant au panier, cliquer sur le bouton  puis sélectionner « Exécuter » :

Dans la page suivante, cliquer sur « Sélectionner le fichier » :

Une boîte de dialogue s’ouvre, cliquez sur le bouton   :

Aller chercher le fichier Electre sur votre ordinateur (extension du ficher .ELC) à partir de la fenêtre qui s’ouvre et cliquer sur « ouvrir » :

Cliquer sur « Ajouter ».

Le fichier apparaît maintenant sur la page d’import. Il ne reste plus qu’à cliquer sur le bouton « Soumettre » :

Quand un fichier Electre compte plus de 50 titres, il se scinde en deux fichiers à importer.

Suivre un import

Pour suivre l’état d’avancement d’un import et accéder au rapport de ce dernier, aller dans le menu « Acquisitions » de la barre de navigation principale d’Alma et cliquer sur « Suivre et visualiser les imports » :

Dans la liste des imports en cours ou terminés, on peut suivre l’état d’avancement de son import grâce à une petite jauge verte et un chiffre en pourcentage :

La durée de l’import dépend du nombre de notices (environ 5 minutes pour 50 notices). Cliquer sur « Rafraichir » si nécessaire.

L’import Electre permet de créer simultanément les données concernant les acquisitions et les 3 notices nécessaires au catalogue.

Une fois terminé, on peut accéder au rapport détaillé de l’import en cliquant sur le bouton et en sélectionnant « Rapport » :

La page à laquelle on accède contient le rapport détaillé de l’import Electre réalisé :

Voici le détail des informations disponibles dans le rapport :

CompteurPrésente une synthèse des traitements réalisés dans Alma
Notices bibliographiques correspondantesIndique le nombre de notices identiques (ISBN/ISSN) déjà présentes dans Alma
Notices bibliographiques importéesIndique le nombre de notices bibliographiques importées dans la zone réseau (Network Zone)
Enregistrements non importésNombre de notices rejetées. Renseigne sur la raison du refus de l’import
Ligne de commandeNombre de lignes de commandes créées. Cliquer sur « … » puis « Prévisualiser les enregistrements ». On voit ainsi les notices importées et on peut voir à quelles lignes de commandes elles correspondent en cliquant sur le numéro en haut à droite de chaque notice.
Notices holdingsNombre de notices holdings créées, mises à jour ou rejetées (création d’une holding « Acquisitions » pour chaque titre).
Exemplaires physiquesNombre d'exemplaires physiques créés, mis à jour ou rejetés

Les problèmes qui peuvent se présenter :

  • Une notice n’est pas importée : il existe déjà probablement plusieurs notices dans Alma avec l’ISBN concerné. Dans le cas d’un doublon, Alma ne choisira pas entre 2 notices qui possèderaient le même ISBN, la notice ne sera donc pas importée.
  • Les exemplaires ne sont pas créés (erreur en remplissant les colonnes du panier Electre a priori)

Un rapport d’importation est reçu par mail.

Dans Alma, depuis le rapport, il est possible d’accéder aux lignes de commande créées. Dans la section « Lignes de commandes », cliquer sur le bouton des lignes de commande importées et sélectionner « Prévisualiser les enregistrements » :

On accède alors à la liste des documents qui ont fait l’objet d’une commande :

On peut également voir l’état de la commande en cliquant sur le chiffre situé à côté du chariot vert et de l’intitulé « Commandes » :

On accède ainsi à la ligne de commande associée au document qui en a fait l’objet :

On constate que l’état de la commande est envoyé (« Sent »). On peut donc réceptionner le document.

Si c’est un autre statut qui apparaît (« Prêt » par exemple), c’est qu’il y a un problème : par exemple un code budgétaire manquant ou erroné.

Détail des statuts des LBC et BC:

Ligne de Bon de CommandeBon de commandeEtape Suivante
En révisionN/ACompléter la LBC
RegroupementN/ARegrouper
PrêtEn révisionRegrouper
EnvoyéEnvoyéRéceptionner
En attente de facturationEnvoyéFacturer
ClôturéeClôturéeN/A

Le document apparaîtra le lendemain sur Babord+ avec un statut « En commande » (sauf pour les rachats pour lesquels la holding est déjà créée, l’exemplaire en commande apparaît donc instantanément sur Babord+).

L’import d’un panier Electre génère un mail de commande envoyé à l’adresse électronique figurant dans le compte fournisseur (ce peut être une adresse de gestion interne à la bibliothèque ou l’e-mail du fournisseur si on souhaite commander de cette façon ; cela relève de l’organisation interne de la bibliothèque).

Reprise de LBC incomplètes

Il peut arriver, suite à des imports Electre, que des LBC soient incomplètes et/ou à corriger. Dans Alma elles seront signalées en révision. La consultation du panier « Tâches nécessitant votre attention » renseigne sur la nécessité de procéder à des corrections.

On peut aussi aller directement sur le menu concerné : Acquisitions > Lignes de commande > Réviser

3 onglets sont proposés :

Si un onglet est corné, ça veut dire qu’il contient des LBC à vérifier.

Pour vérifier qu’aucune LBC ne concerne sa bibliothèque : utiliser à gauche le tri par la facette « bibliothèque » pour les retrouver rapidement.

Noter que dans les facettes de tri, 2 types d’achat sont proposés : revue imprimée et livre imprimé > limiter sa recherche aux livres imprimés pour faciliter la lecture des listes obtenues.

Onglet « Non attribué » : y sont déposées des notices avec problème (pas de prix, pas de code budgétaire par ex).

L’ouverture d’une LBC à ce niveau attribue automatiquement la LBC à la personne qui fait la modification. La LBC bascule alors dans l’onglet « Attribué à moi ».

Se positionner sur chaque LBC concernant sa bibliothèque et cliquer sur le menu « Modifier » :

La LBC s’ouvre, une fenêtre indique l’information manquante. Apporter les modifications nécessaires (prix, compte budgétaire, etc) :

Valider les modifications en cliquant sur « Enregistrer et continuer »

La LBC disparaît de l’onglet « Non attribué ». Il faut ensuite traiter toutes les autres lignes en attente.

Si on modifie par erreur une LBC qui n’appartient pas à sa bibliothèque, il est possible d’annuler l’attribution.

Depuis l’onglet « Attribué à moi », au bout de la ligne de commande, cliquer sur puis sélectionner « Annuler l’attribution », la LBC rebasculera dans l’onglet « Non attribué »

Si on souhaite attribuer la LBC à un(e) collègue en particulier, choisir « Attribuer à » > cliquer dans la ligne « Assign to », une liste de personnes apparaît, sélectionner la personne qui doit se charger de la LBC.

Il est possible de l’en informer par mail en cliquant sur « Sent as email » et d’ajouter une note. Valider en cliquant sur « Attribuer ».

Pour les établissements listés ci-dessous, il existe un document diffusé en interne, merci de vous y référer pour les spécificités: