Intégrer un don

Procédure créée le 11/02/2020

Afin d’intégrer les dons dans Alma, une fiche fournisseur DONS a été créée dans le réseau (Nom : Dons / code : Dons).

Face à un don, rechercher le document dans la zone réseau d’Alma. Soit la notice bibliographique existe, soit elle n’existe pas. Si elle n’existe pas, il faut la créer : 2 possibilités :

– l’importer d’une ressource externe > Ressources > Chercher des ressources externes (Sudoc par ex.).

– La notice doit être créée dans le Sudoc puis dérivée dans Alma.

Une fois la notice bibliographique trouvée, importée et/ou créée dans Alma, se positionner dessus et cliquer sur « Commande » :

Renseigner ensuite les zones « Type d’achat » et « Propriétaire de la ligne de commande ».

Utiliser le fournisseur « DONS » et sélectionner la méthode d’acquisition « Don » dans la liste de valeurs.

Cocher « Regroupement manuel ».

Vous pouvez aussi créer un modèle public de commande pour le don, réutilisable à chaque don (voir procédure création d’un modèle de lignes de commande) pour remplir par défaut le fournisseur, la méthode d’acquisition, le regroupement manuel.

En sélectionnant ce modèle, plusieurs zones à renseigner sont par défaut déjà remplies.

Cliquer ensuite sur « Créer une ligne de commande » :

On constate que les zones fournisseur + méthode d’acquisition + regroupement manuel sont effectivement déjà renseignées.

Modifier la zone « localisation » si nécessaire (si plusieurs exemplaires d’un don).

Pas de prix ni de compte budgétaire.

Cliquer ensuite sur « Enregistrer et continuer »

Les LBC ainsi créées passent en regroupement manuel.

Aller dans le menu « Acquisitions > Commande > Regrouper » (ou « Tâches nécessitant votre attention » > lignes de commande – regroupement).

On visualise alors les lignes à regrouper en commande.

Sélectionner ses LBC et cliquer sur « Créer une nouvelle commande » .

Il n’est pas nécessaire d’indiquer le niveau (pédagogie ou recherche).

Cliquer sur « Enregistrer et continuer » : LBC et BC passent en statut « Envoyé ».

Réceptionner ensuite ses documents via le menu « Acquisitions » > « Réception et facturation » > « Réceptionner » :

LBC et BC passent aussitôt en statut « Clôturé »

Poursuivre le traitement du document : Se reporter à la procédure de signalement correspondante.

La consultation de la fiche fournisseur DONS renseigne sur les transactions (nombre de dons par bibliothèque, possibilité d’extraction d’un fichier excel).

Le Scoop, par ailleurs, pourra sortir des listes via l’analytique (pour répondre à l’ESGBU par exemple) en croisant plusieurs données.

Exemple : méthode d’acquisition (don) + bibliothèque + titre + pays de publication + code statistique 2.

Pour le ou les établissement(s) listé(s) ci-dessous, il existe un document diffusé en interne, merci de vous y référer pour les spécificités: