Clôturer un budget

Infrastructure budgétaire

Le principe général de la clôture budgétaire dans Alma consiste à reconduire d’une année fiscale sur l’autre l’arborescence comptable. Ainsi, chaque année, la hiérarchie budgétaire est réinitialisée et les données concernant les années antérieures sont conservées.

Les lignes de commandes techniques ne sont pas concernées.

A partir du 1er septembre de chaque année et avant les vacances de Toussaint, il est demandé à chaque établissement de transmettre au service de coopération documentaire le formulaire ci-joint pour chacun des registres comptables dont il a la responsabilité. Ce formulaire permet de préciser quelques éléments.

Traitement à faire : Reconduire => dans ce cas une recopie de l’arborescence aura lieu sur la nouvelle année fiscale

Traitement à faire : Supprimer => il n’y aura pas de recopie de l’arborescence

Montant à créditer : si l’on reconduit le registre, il est possible de lui allouer des fonds à la création, 3 options sont possibles :

  • Rien : les fonds sont créés mais sont vides
  • Copier l’allocation de l’année en cours : le même montant que l’année n sera affecté à l’année n+1
  • Pourcentage de l’allocation de l’année en cours : à partir du montant affecté sur l’année n, on calcule le montant de l’année n+1 avec le pourcentage d’augmentation indiqué – Remarque : dans ce cas le ratio sera appliqué sur chaque compte budgétaire individuellement.

A partir de quelle date peut-on créer les LBC ? Ce paramètre permet d’autoriser les agents à choisir les budgets de l’année n+1 dès avant le 1er janvier de l’année. Attention : ce paramètre est global à l’ensemble des comptes du registre. Si vous souhaitez n’autoriser que certains comptes en dépense avant le début de l’année, merci de vous reporter au mode d’emploi ‘Gérer l’arborescence comptable’.

A partir de quelle date ne doit-on plus créer de LBC sur le registre de l’année en cours ? Ce paramètre permet d’autoriser les agents à continuer de créer des lignes de bon de commande dans Alma sur l’année n au-delà du 31 décembre. Attention : ce paramètre est global à l’ensemble des comptes du registre. Si vous souhaitez n’autoriser que certains comptes en dépense après la fin de l’année, merci de vous reporter au mode d’emploi ‘Gérer l’arborescence comptable’.

Clôture des lignes de commande

En bonne gestion dans Alma, une LBC doit avoir un statut cloturée ou annulée pour finir tranquillement son existence. Il est donc nécessaire de procéder à la clôture des lignes de commande en souffrance en fin d’année.

Pendant la période entre les vacances de la Toussaint et les vacances de Noël, le SCOOP procède à la facturation automatique des LBC dont tous les exemplaires ont été reçu dans les bibliothèques ne pratiquant pas la facturation. Une liste validée de ces bibliothèques est à transmettre avant la Toussaint.

La facturation automatique se caractérise par les informations suivantes :

  • le montant facturé est nécessairement le montant indiqué dans la LBC
  • aucun taux de TVA n’est précisé
  • le nom de la facture est construit à partir du n° de la commande FACT_AUTO_N_DE_LA_COMMANDE

En janvier, nous invitons les bibliothèques à consulter le rapport des LBC en anomalies. Ce rapport identifie l’ensemble des lignes et commandes qui ne sont pas clôturées selon le type de cas et les traitements à faire.

Au moment des vacances d’avril, sauf avis contraire de la part de la bibliothèque et chantier entamé avec le SCOOP, une annulation de masse de l’ensemble des lignes restant en anomalie sera effectuée par le SCOOP.