Réceptionner une commande de monographie

Procédure mise à jour le 29/04/2019, mise à jour le 20/02/2020

Avant toute opération, vérifier que l’on est localisé au bureau de prêt/retour de la bibliothèque pour laquelle on souhaite réceptionner des documents.

Cliquer sur l’icône   dans la barre de navigation principale d’Alma et choisir son bureau de prêt/retour :

Si l’on coche le bouton « Toujours afficher la localisation actuelle », la localisation apparaît toujours sur la barre de navigation principale à la place du bouton.

Réceptionner une commande

Depuis la barre de navigation principale d’Alma, cliquer sur « Acquisitions » puis sélectionner « Réceptionner » dans le sous-menu « Réception et facturation » :

Sur la page suivante, se positionner sur l’onglet « Ponctuelle » :

Cocher la case « Garder dans le département » et sélectionner dans la liste la valeur « En traitement » :

Il est possible de ne pas cocher la case « Garder dans le département » : si elle n’est pas cochée, le document devient immédiatement disponible en rayon. C’est donc l’organisation de la bibliothèque et les consignes de travail qui déterminent s’il faut cocher cette case.

Chercher la ligne de bon de commande (LBC) correspondant au document à réceptionner dans la liste (ou utiliser le champ de recherche si vous connaissez le numéro LBC).

Sur la ligne correspondant à votre document, cliquer sur le bouton  et choisir « Réceptionner » :

Editer les données d’exemplaires et de holding

Aller dans le menu « Acquisitions » de la barre de navigation principale d’Alma et choisir « Exemplaires dans le Département de réception » dans le sous-menu « Traitement après réception » :

S’ouvre alors le formulaire d’édition de l’exemplaire :

Les champs à renseigner sont :

CHAMPSVALEURS
Code-barresNuméro du code-barres attribué au document.
Exception de circulationA remplir uniquement si l'exemplaire ne suit pas la règle de circulation de la localisation où il sera rangé.
Localisation détentriceLocalisation du document commandé et réceptionné.

L’étape suivante consiste à renseigner la cote au niveau de la holding.

Depuis le formulaire d’édition de l’exemplaire, cliquer sur « Voir toutes les données de fonds » :

Dans la page suivante on retrouve l’exemplaire réceptionné :

Cliquer sur le bouton  et sélectionner « Editer » :

L’éditeur de métadonnées s’ouvre :

Se positionner sur la zone 852 :

Faire un Ctrl+F sur cette zone pour ouvrir l’éditeur de métadonnées pour cette zone :

Renseigner la cote puis aller dans « Fichier » et cliquer sur « Enregistrer et débloquer la notice » :

Cliquer sur le bouton « Quitter » pour terminer l’action :

On revient alors sur la liste des exemplaires pour ce titre et on constate que la côte apparait désormais :

Cliquer sur le bouton « Retour » pour revenir au formulaire d’édition de l’exemplaire :

Sur le formulaire d’édition de l’exemplaire, cliquer sur « Enregistrer » pour terminer les modifications :

Les données d’exemplaire et de holding sont à jour sur l’exemplaire reçu :

Sur la ligne de l’exemplaire, cliquer sur le bouton et sélectionner « Fait » :

Le document n’est plus en étape « En traitement » :

L’action « Fait » enverra l’exemplaire en « Transit » entre le département de traitement et le département de services aux usagers. Les opérations d’équipement de l’ouvrage peuvent se dérouler à ce stade.

En faisant une recherche sur l’exemplaire physique avec son code-barres, on constate qu’il est bien en transit :

Mettre en circulation l’exemplaire

La dernière étape du processus de réception du document est la mise en circulation de l’exemplaire.

Depuis la barre de navigation principale d’Alma, aller dans le menu « Acquisitions » et sélectionner « Scanner les exemplaires » dans le sous-menu « Traitement après réception » :

Sur la page suivante, choisir « Acquisition technical services » dans la zone « Type de traitement interne » :

Les champs « Changer le statut » et « Effectué » apparaissent.

La valeur « En traitement » est affectée automatiquement dans la zone « Changer le statut en ».

Cocher la zone « Effectué » à « Oui »

Alma indique qu’il faut remettre en rayon l’exemplaire :

En faisant une recherche sur l’exemplaire physique avec le code-barres du document, son statut est « Exemplaire en rayon » :

Pour les établissements listés ci-dessous, il existe un document diffusé en interne, merci de vous y référer pour les spécificités :