Renouveler manuellement un abonnement à un périodique

Procédure créée le 12/06/2019

La procédure suivante va permettre à la fois :

  •  de modifier les commandes techniques enregistrées depuis la mise en production d’Alma
  •  de renouveler les commandes pour les périodiques

Clôturer une ligne de commande technique et renouveler à partir d’une nouvelle ligne de commande

Cette première étape ne s’appliquera pas à chaque renouvellement manuel d’abonnement à un périodique. Elle ne sert qu’à transformer une commande « technique » en vrai commande d’achat.

Depuis la barre de navigation principale d’Alma, cliquer sur le menu « Acquisitions » puis « Renouveler » dans le sous-menu « Lignes de commande » :

La page suivante liste toutes les lignes de commande à renouveler. Filtrer à l’aide des facettes à gauche afin de retrouver les commandes à renouveler :

Cliquer sur le bouton « Modifier » de la ligne de commande à renouveler :

S’ouvre alors le formulaire de la ligne de commande. Cliquer sur le bouton « Changer de fournisseur » afin d’en attribuer un (il n’y avait pas de fournisseur renseigné dans le cadre des commandes techniques) :

Une message de confirmation apparaît. Cliquer sur « Confirmer » :

Une nouvelle fenêtre pop up s’ouvre et invite à changer le fournisseur :

Saisir les premiers caractères du code du fournisseur (Alma vous proposera des résultats) ou aller le chercher dans une liste en cliquant sur le bouton :

Une fois le fournisseur renseigné, cliquer sur « Changer le vendeur dans la commande » :

Un message vous confirme la clôture de l’ancienne ligne de commande technique et la création d’une nouvelle ligne de commande qui a pour statut « En révision » :

Réviser une ligne de commande

Comme vu précédemment, la nouvelle ligne de commande, correspondant au renouvellement de l’abonnement, a le statut « En révision ». L’étape suivante consiste à aller modifier les informations de l’abonnement.

Depuis la barre de navigation principale d’Alma, cliquer sur le menu « Acquisitions » puis « Réviser » dans le sous-menu « Lignes de commande » :

La page suivante liste toutes les lignes de commande à réviser. Se positionner sur l’onglet « Non attribué » et filtrer à l’aide des facettes à gauche afin de retrouver les commandes à réviser :

Cliquer sur le bouton « Modifier » de la ligne de commande à réviser :

S’ouvre alors le formulaire de la ligne de commande dans lequel les nouvelles données d’acquisitions peuvent être renseignées :

Section « Information sur le fournisseur »

Dans cette section les informations à saisir sont les suivantes :

ChampsValeursExemples
Fournisseur de matérielDéjà renseigné (lors du passage d'une commande technique à une commande d'achat) ou à modifier le cas échéant
Réception prévue après commandeNombre de jours estimé de livraison du premier exemplaire après envoi de la commande.Date de commande au 12/06 +1 jour = 13/06
Intervalle d'abonnementPériode durant laquelle le fascicule peut être attendu.
13/06 + 30 = 14/07
Période de grâce avant réclamationPériode après l'intervalle d'abonnement et après laquelle la commande sera réclamée.La commande sera réclamée le 14/07 + 7 jours = 31/07
Ou date de réception prévueDate de réception prévue du prochain exemplaire.
Ne pas remplir sir les champs précédents ont été utilisés

Ces informations seront reprises dans le calendrier prévisionnel des modèles de prévision. Elles servent à l’édition et au suivi des réclamation.

Exemple d’un périodique avec modèle de prévision

La gestion attendue est :

Intervalle d'abonnement = 7 jours
Période de grâce avant réclamation = 10 jours
Date de publicationDate de réception prévue (au plus tard)Date de mise en réclamation
01/01/201908/01/201919/01/2019
01/02/201908/02/201919/02/2019
01/03/201908/03/201919/03/2019

Malheureusement à la saisie d’un nouvel intervalle d’abonnement, le système ne met pas à jour les dates de réception prévues pour les exemplaires déjà générés par le modèles. Mais il prend en compte la nouvelle valeur de période de grâce avant réclamation.

Exemple d’un périodique sans modèle de prévision

Le système calcule la date de réception prévue pour le prochain exemplaire à partir de la date de réception du dernier reçu en y ajoutant l’intervalle d’abonnement.

Une fois cette date échue, il attend la période de grâce pour mettre la ligne en réclamation.

Section « Tarification »

Dans cette section les informations à saisir sont les suivantes :

ChampsValeurs
Prix catalogueRenseigner le prix payé.
RéductionRenseigner le pourcentage de remise si besoin.
QuantitéRenseigner le nombre d'exemplaires souhaités.

Section « Financement »

Dans cette section les informations à saisir sont les suivantes :

ChampsValeurs
Ajouter le compte budgétaireSélectionner le compte budgétaire qui sert à payer l'abonnement.

Section « Détails de la ligne de commande »

Dans cette section les informations à saisir sont les suivantes :

ChampsValeurs
Méthode d'acquisitionSélectionner "Achat" (envoi un mail au contact fournisseur) ou "Achat sans lettre" (sans envoi de mail au contact fournisseur).
Statut de la factureLaisser la valeur pas défaut "Pas de facture"
Type de matérielSélectionner "Fascicule".
Code statistiqueNe pas renseigner.
Code statistique secondaireNe pas renseigner.
Code statistique tertiaireNe pas renseigner.
Regroupement manuelCocher la case.
Restriction d'annulationCocher la case pour interdire l'annulation.
Note de restriction d'annulationRenseigner la raison de la restriction.
Exemple : demande d'un professeur,...
IdentifiantISSN repris dans la ligne de bon de commande.
Identifiant proposéNe pas renseigner.
Numéro de référence fournisseurEDI
Type de numéro de référence fournisseurEDI
Note au fournisseurSaisie libre d'informations destinées au fournisseur (dans le cadre d'un envoi mail au contact fournisseur)

Section « Renouvellement »

Dans cette section les informations à saisir sont les suivantes :

ChampsValeurs
Renouvellement manuelCocher la case (en attendant la mise en place du regroupement automatique).

Date de début d'abonnementRenseigner la date de début de l'abonnement.
Date de renouvellementRenseigner à partir de laquelle le renouvellement est à effectuer.
Cette date doit être antérieure à la date de fin d'abonnement.
Période de rappel de renouvellement (jours)Renseigner le nombre de jours durant lesquels il y aura un rappel.

Section « Supplémentaire »

Dans cette section les informations à saisir sont les suivantes :

ChampsValeurs
Lignes de commande associéesRenseigner le numéro de la ligne de commande associée si votre ligne de commande fait partie d'une commande globale (exemple : je reçois la version papier si je m'abonne à la ressource électronique).
La méthode d'achat de votre ligne de commande ne sera pas "achat" mais "don" ou "technique".
Référence de ligne de commande supplémentaireNuméro de la ligne de commande de l'objet principal (dans le cas de types de support multiple pour un même titre).

Une fois les nouvelles données saisies, cliquer sur le bouton « Enregistrer et continuer » :

Une message demande la confirmation de la révision de la ligne de commande. Cliquer sur le bouton « Confirmer » :

Créer le bon de commande

La dernière étape consiste à créer le bon de commande.

Regrouper le ou les lignes de commande

Depuis la barre de navigation principale d’Alma, cliquer sur le menu « Acquisitions » puis « Regrouper » dans le sous-menu « Commande » :

La page suivante liste toutes les lignes à regrouper dans un bon de commande . Filtrer à l’aide des facettes à gauche afin de retrouver la ou les commandes à regrouper :

Si le bon de commande ne contient qu’une ligne de commande, cliquer sur le bouton « Créer une nouvelle commande » de la ligne de commande correspondant :

Si le bon de commande doit contenir plusieurs lignes de commandes, cocher les lignes à regrouper et cliquer sur le bouton « Créer une nouvelle commande » :

Exemple de mail envoyé au contact fournisseur :

Un message d’information confirme la création du bon de commande :

On accède alors à la page résumé de la commande qui a un statut « En révision » :

Cliquer sur le bouton « Enregistrer et continuer » pour envoyer le bon de commande :

Le bouton « Enregistrer » n’envoie pas le bon de commande, il ne sert qu’ enregistrer les modifications faites sur ce même bon de commande. C’est le bouton « Enregistrer et continuer » qui permet de finaliser la commande.

Dans le cas d’une méthode d’acquisition « Achat » qui correspond à un achat avec lettre (envoi d’un mail plus précisément), laisser la valeur par défaut dans le champ « Contact fournisseur » avant d’envoyer votre bon de commande.

Si les informations de contact du fournisseur sont bien paramétrées, c’est à l’adresse mail « préférée » que le bon de commande sera envoyé.

Lorsque l’on fait une recherche à partir du numéro de bon de commande, on peut lire son contenu et constater que le statut est passé à « Envoyé » :

Réviser le bon de commande

Si le bon de commande n’a pas été envoyé (il a alors le statut « En révision »), il est possible de revenir sur ce dernier pour le « réviser ».

Depuis la barre de navigation principale d’Alma, cliquer sur le menu « Acquisitions » puis « Réviser » dans le sous-menu « Commande » :

La page suivante liste tous les bons de commande à réviser . Filtrer à l’aide des facettes à gauche afin de retrouver la ou les bons de commande à réviser :

Cliquer sur le bouton « Modifier » du bon de commande à réviser :

On accède alors au formulaire du bon de commande :

Cliquer sur le bouton « Enregistrer et continuer » pour envoyer le bon de commande :

Difficultés qui peuvent être rencontrées :

Si des « exemplaires prévus » ont été générés lors de la création de la ligne de commande technique avec des modèles de prévision, les données liées à la réclamation seront erronées.

La régénération des numéros de l’année N+1 lors du prochain renouvellement devra corriger cette erreur.