
La procédure suivante va permettre à la fois :
- de modifier les commandes techniques enregistrées depuis la mise en production d’Alma
- de renouveler les commandes pour les périodiques
Clôturer une ligne de commande technique et renouveler à partir d’une nouvelle ligne de commande
Depuis la barre de navigation principale d’Alma, cliquer sur le menu « Acquisitions » puis « Renouveler » dans le sous-menu « Lignes de commande » :
La page suivante liste toutes les lignes de commande à renouveler. Filtrer à l’aide des facettes à gauche afin de retrouver les commandes à renouveler :
Cliquer sur le bouton « Modifier » de la ligne de commande à renouveler :
S’ouvre alors le formulaire de la ligne de commande. Cliquer sur le bouton « Changer de fournisseur » afin d’en attribuer un (il n’y avait pas de fournisseur renseigné dans le cadre des commandes techniques) :
Une message de confirmation apparaît. Cliquer sur « Confirmer » :
Une nouvelle fenêtre pop up s’ouvre et invite à changer le fournisseur :
Saisir les premiers caractères du code du fournisseur (Alma vous proposera des résultats) ou aller le chercher dans une liste en cliquant sur le bouton :
Une fois le fournisseur renseigné, cliquer sur « Changer le vendeur dans la commande » :
Un message vous confirme la clôture de l’ancienne ligne de commande technique et la création d’une nouvelle ligne de commande qui a pour statut « En révision » :
Réviser une ligne de commande
Comme vu précédemment, la nouvelle ligne de commande, correspondant au renouvellement de l’abonnement, a le statut « En révision ». L’étape suivante consiste à aller modifier les informations de l’abonnement.
Depuis la barre de navigation principale d’Alma, cliquer sur le menu « Acquisitions » puis « Réviser » dans le sous-menu « Lignes de commande » :
La page suivante liste toutes les lignes de commande à réviser. Se positionner sur l’onglet « Non attribué » et filtrer à l’aide des facettes à gauche afin de retrouver les commandes à réviser :
Cliquer sur le bouton « Modifier » de la ligne de commande à réviser :
S’ouvre alors le formulaire de la ligne de commande dans lequel les nouvelles données d’acquisitions peuvent être renseignées :
Section « Information sur le fournisseur »
Dans cette section les informations à saisir sont les suivantes :
Champs | Valeurs | Exemples |
---|---|---|
Fournisseur de matériel | Déjà renseigné (lors du passage d'une commande technique à une commande d'achat) ou à modifier le cas échéant | |
Réception prévue après commande | Nombre de jours estimé de livraison du premier exemplaire après envoi de la commande. | Date de commande au 12/06 +1 jour = 13/06 |
Intervalle d'abonnement | Période durant laquelle le fascicule peut être attendu. | 13/06 + 30 = 14/07 |
Période de grâce avant réclamation | Période après l'intervalle d'abonnement et après laquelle la commande sera réclamée. | La commande sera réclamée le 14/07 + 7 jours = 31/07 |
Ou date de réception prévue | Date de réception prévue du prochain exemplaire. Ne pas remplir sir les champs précédents ont été utilisés |
Section « Tarification »
Dans cette section les informations à saisir sont les suivantes :
Champs | Valeurs |
---|---|
Prix catalogue | Renseigner le prix payé. |
Réduction | Renseigner le pourcentage de remise si besoin. |
Quantité | Renseigner le nombre d'exemplaires souhaités. |
Section « Financement »
Dans cette section les informations à saisir sont les suivantes :
Champs | Valeurs |
---|---|
Ajouter le compte budgétaire | Sélectionner le compte budgétaire qui sert à payer l'abonnement. |
Section « Détails de la ligne de commande »
Dans cette section les informations à saisir sont les suivantes :
Champs | Valeurs |
---|---|
Méthode d'acquisition | Sélectionner "Achat" (envoi un mail au contact fournisseur) ou "Achat sans lettre" (sans envoi de mail au contact fournisseur). |
Statut de la facture | Laisser la valeur pas défaut "Pas de facture" |
Type de matériel | Sélectionner "Fascicule". |
Code statistique | Ne pas renseigner. |
Code statistique secondaire | Ne pas renseigner. |
Code statistique tertiaire | Ne pas renseigner. |
Regroupement manuel | Cocher la case. |
Restriction d'annulation | Cocher la case pour interdire l'annulation. |
Note de restriction d'annulation | Renseigner la raison de la restriction. Exemple : demande d'un professeur,... |
Identifiant | ISSN repris dans la ligne de bon de commande. |
Identifiant proposé | Ne pas renseigner. |
Numéro de référence fournisseur | EDI |
Type de numéro de référence fournisseur | EDI |
Note au fournisseur | Saisie libre d'informations destinées au fournisseur (dans le cadre d'un envoi mail au contact fournisseur) |
Section « Renouvellement »
Dans cette section les informations à saisir sont les suivantes :
Champs | Valeurs |
---|---|
Renouvellement manuel | Cocher la case (en attendant la mise en place du regroupement automatique). |
Date de début d'abonnement | Renseigner la date de début de l'abonnement. |
Date de renouvellement | Renseigner à partir de laquelle le renouvellement est à effectuer. Cette date doit être antérieure à la date de fin d'abonnement. |
Période de rappel de renouvellement (jours) | Renseigner le nombre de jours durant lesquels il y aura un rappel. |
Section « Supplémentaire »
Dans cette section les informations à saisir sont les suivantes :
Champs | Valeurs |
---|---|
Lignes de commande associées | Renseigner le numéro de la ligne de commande associée si votre ligne de commande fait partie d'une commande globale (exemple : je reçois la version papier si je m'abonne à la ressource électronique). La méthode d'achat de votre ligne de commande ne sera pas "achat" mais "don" ou "technique". |
Référence de ligne de commande supplémentaire | Numéro de la ligne de commande de l'objet principal (dans le cas de types de support multiple pour un même titre). |
Une fois les nouvelles données saisies, cliquer sur le bouton « Enregistrer et continuer » :
Une message demande la confirmation de la révision de la ligne de commande. Cliquer sur le bouton « Confirmer » :
Créer le bon de commande
La dernière étape consiste à créer le bon de commande.
Regrouper le ou les lignes de commande
Depuis la barre de navigation principale d’Alma, cliquer sur le menu « Acquisitions » puis « Regrouper » dans le sous-menu « Commande » :
La page suivante liste toutes les lignes à regrouper dans un bon de commande . Filtrer à l’aide des facettes à gauche afin de retrouver la ou les commandes à regrouper :
Si le bon de commande ne contient qu’une ligne de commande, cliquer sur le bouton « Créer une nouvelle commande » de la ligne de commande correspondant :
Un message d’information confirme la création du bon de commande :
On accède alors à la page résumé de la commande qui a un statut « En révision » :
Cliquer sur le bouton « Enregistrer et continuer » pour envoyer le bon de commande :
Lorsque l’on fait une recherche à partir du numéro de bon de commande, on peut lire son contenu et constater que le statut est passé à « Envoyé » :
Réviser le bon de commande
Si le bon de commande n’a pas été envoyé (il a alors le statut « En révision »), il est possible de revenir sur ce dernier pour le « réviser ».
Depuis la barre de navigation principale d’Alma, cliquer sur le menu « Acquisitions » puis « Réviser » dans le sous-menu « Commande » :
La page suivante liste tous les bons de commande à réviser . Filtrer à l’aide des facettes à gauche afin de retrouver la ou les bons de commande à réviser :
Cliquer sur le bouton « Modifier » du bon de commande à réviser :
On accède alors au formulaire du bon de commande :
Cliquer sur le bouton « Enregistrer et continuer » pour envoyer le bon de commande :