Suivi budgétaire

Procédure créée le 21/02/2020

Le suivi budgétaire est possible au niveau du registre comptable, du compte de synthèse ou du compte budgétaire.

Aller dans Acquisitions > Infrastructures documentaires > Registres comptables.

Effectuer une recherche pour afficher que le compte budgétaire.

Les informations disponibles sont :

Solde provisionnéSolde réaliséSolde en cours Solde engagéSolde disponible
A= montant alloué (c’est le total des allocations sur le compte)B=montant facturé (c’est le total des lignes facturées) A-B =Solde provisionné – Total des lignes facturéesC=montant en commande (c’est le total des lignes de commande)A-(B+C)
Solde provisionné – Total des lignes de commandes

Cliquer sur le nom du compte. Le chapitre « Rapport » présente:

  • l’état précis des montants alloués (jaune),
  • engagés (rouge) c’est à dire en en commande,
  • consommés (bleu), c’est-à-dire des documents reçus et facturés.

Ces informations ne permettent pas de connaître le montant des lignes réceptionnées.

Dans les bibliothèques qui ne procèdent pas à la facturation, le solde réalisé reste à 0.

Dans le cas d’une recherche pour afficher plusieurs comptes budgétaires, il est possible de les extraire sous Excel à l’aide du bouton.

Suivi par lignes de commandes

Effectuer une recherche des lignes de commande liées au compte budgétaire.

Faire une extraction Excel des résultats à l’aide du bouton  pour obtenir la liste des numéros de ligne de commande, des numéros de commandes associées, du montant total, etc.

Dans le fichier Excel obtenu,  il est possible de filtrer les lignes de commande par statut et calculer le total des dépenses :

  • Statut « Sent » = lignes de commandes encore en attente de réception,
  • Statut « Waiting for invoice » ou « Closed » = lignes de commandes réceptionnées.

Autres exemples de critères de recherche et d’extraction des lignes de commandes :

  • par fournisseur (code fournisseur)
  • par compte fournisseur (code du compte fournisseur
  • par numéro de commande
  • par ligne de commande précise

Pour le ou les établissement(s) listé(s) ci-dessous, il existe un document diffusé en interne, merci de vous y référer pour les spécificités: