Traiter une monographie entrant dans les collections

RéassortProcédure créée le 26/02/2020

Si dans le SUDOC :

La notice existe

  • Localisation pour l’ILN ?

– si oui = PPN déjà dans Alma

– si non notice acquisition dans Alma sans PPN

  • Localisation pour mon RCR (sauf si déjà localisé)

La notice n’existe pas (notice sans PPN dans Alma mais vérifier quand même)

  • Création de la notice
  • Localisation pour mon RCR

Pour les bibliothèques n’utilisant pas le module acquisitions dans Alma, avant le traitement de vos exemplaires et un éventuel import d’une nouvelle notice, vérifiez qu’il n’existe pas déjà une notice d’acquisition dans la zone réseau. Afin de ne pas créer de doublons de notices, vous devez utiliser ces notices d’acquisitions pour créer vos notices de fonds et exemplaires.

Faire une recherche obligatoirement dans « Tous les titres » en zone réseau

Il faut pouvoir consulter toutes les notices bibliographiques correspondantes, y compris lorsqu’elles sont dans la zone réseau pour un usager donné (c’est le cas par exemple d’une notice bibliographique ne comportant aucun exemplaire à l’UB mais utilisée par UBM, etc.).

– l’index « Titres physiques » recherche, non pas les notices de documents imprimés, mais les notices décrivant des documents de toute nature ET disposant d’un exemplaire physique (donc une notice bibliographique de livre imprimé, sans exemplaire, n’apparaitra pas)

– l’index « Tous les titres » recherche les notices décrivant des documents de toute nature, avec ou sans exemplaire

– la recherche en zone institution ne donnerait que les notices disposant d’exemplaire dans notre institution, et pas les notices adéquates mais ne disposant d’exemplaires que dans une autre institution

– La recherche peut se faire par mots issus du titre.

– On ne recherche pas par code-à-barres : cette recherche n’indique que la notice bibliographique sous laquelle se trouvent les CB, et on ne repère aucun doublon.

Notice bib avec CKB en 035 dans Alma

On n’utilise JAMAIS les notices de la base de connaissance / zone communauté. Ce sont des notices de documents numériques. Elles sont identifiables par :

–  dès le résumé, une icône et un numéro de notice CKB identifiables

–  à l’ouverture de la notice, un champ 035 en CKB = toute modification interdite !

Dans ce cas, il faut trouver la notice adéquate. S’il n’y a pas de notice adéquate (pas d’import Electre par ex.), il faut avoir recours à la procédure d’import depuis le Sudoc ou à la création d’une notice provisoire d’acquisition.

Plusieurs cas possibles :

  • Notice bib avec PPN en 035 dans Alma = passerelle avec le SUDOC déjà effectuée.
  • Notice bib sans PPN mais avec zone 035 (Suite à un import Electre par exemple …)

Envoyer la notice dans l’éditeur de métadonnées

Remplacer l’identifiant présent en 035 par le (PPN)XXXXXXXXX dans l’éditeur de métadonnées

Avant

Après

Notice bib sans PPN mais sans zone 035 (notice d’acquisition crée à la main)

Envoyer la notice dans l’éditeur de métadonnées.

Dans le menu Modifier, Ajouter un champ

Création zone 035, sous-champ $$a + coller (PPN)XXXXXXXXX

Une fois que le PPN est présent en 035, les modifications des notices de fonds et des exemplaires diffèrent suivant les cas.

Cas 1 : nouvelle acquisition pour ma bibliothèque : cliquer sur le lien Nouvelle acquisition

Cas 2 : réassort : Reassort

Cas 3 /Mode opératoire pour l’entrée d’un document dans Alma sans utilisation du module acquisition : Sans utilisation du module acquisition

Pour les établissements listés ci-dessous, il existe un document diffusé en interne, merci de vous y référer pour les spécificités :