Générer les exemplaires attendus d’un titre de périodique

Procédure créée le 05/07/2018

Le circuit pour générer les exemplaires attendus d’un titre de périodique est composé de trois étapes :

  •  Première étape : créer d’une ligne de commande.
  •  Deuxième étape : lier la ligne de commande créée à la holding qui porte les exemplaires du périodique et supprimer la holding superflue créée en même temps que la ligne de commande.
  •  Troisième étape : éditer le modèle de prévision sur la holding.

Créer une ligne de commande

Dans l’onglet institution de la page de résultats, depuis la notice bibliographique de votre périodique, cliquer sur le bouton et sélectionner « Commande » :

Une nouvelle page s’ouvre avec un formulaire à remplir :

Dans ce formulaire, il faut renseigner successivement les champs :

  1. Type d’achat : choisir « Périodique imprimé – Abonnement »
  2. Propriétaire de la ligne de commande : cela correspond à la bibliothèque qui reçoit les exemplaires
  3. Charger à partir du modèle : contient un ou des modèles de ligne de commande pré-remplis. Dans le cas des périodiques, choisir le modèle « Technique – périodiques »

Une fois tous les champs renseignés, cliquer sur « Créer une ligne de commande » :

Un message de type pop up apparaît pour signaler l’existence d’exemplaires pour ce périodique. Cliquer sur « Confirmer » pour continuer :

On accède à l’onglet « Résumé » de la ligne de commande. Il suffit de cliquer sur « Commander maintenant » pour finaliser cette étape :

Un message pop up apparaît mais ne bloque pas la validation. Cliquer sur « Confirmer » :

Un bandeau alerte sur la prise en compte immédiate de la commande. Il précise le numéro de la ligne de commande :

Si on fait une recherche pour retrouver notre périodique dans Alma, on constate que sur la notice de résultat il y a bien une holding supplémentaire et une commande en cours :

Lier la ligne de commande créée à la holding du périodique

La création d’une ligne de commande a généré une holding « superflue » qui ne porte pas les exemplaires du périodique or une holding existe déjà pour le périodique. Cette étape consiste donc à lier la ligne de commande créée à la notice holding qui porte les exemplaires et à supprimer la holding « superflue ».

Lier la ligne de commande à la notice holding qui porte les exemplaires

Depuis la notice bibliographique du périodique, cliquer sur « Physique » puis « Toutes les collections » ou cliquer sur « Données de fonds » :

Sur la page qui récapitule les holding liées à notre périodique, cliquer sur le bouton   de la holding qui porte les exemplaires et sélectionner « Associer une ligne de commande » :

Une fenêtre pop up apparaît. Dans le champ qui se présente, cliquer sur « Sélectionner dans une liste » :

Une nouvelle fenêtre pop up s’ouvre. Saisir le numéro de la ligne de commande dans le champs prévu à cet effet. Valider en cliquant sur le bouton ou avec la touche « Entrée » de votre clavier :

On retrouve alors la ligne de commande créée. Il faut alors cliquer sur le titre :

On revient sur la fenêtre pop up qui recense maintenant le numéro de la ligne de commande que l’on souhaite associer à la holding qui porte les exemplaires. Cliquer sur « Mettre à jour » :

Dans la page qui récapitule les holding rattachées au périodique, la ligne de commande est bien rattachée à la holding qui porte les exemplaires :

Supprimer la holding « superflue »

Après avoir lié la ligne de commande à la « bonne » holding, il faut supprimer la holding qui a été générée avec le ligne de commande.

Sur la page qui récapitule les holding liées à notre périodique, sélectionner la holding en question (elle ne comporte aucun exemplaire et est liée à la ligne de commande) et cliquer sur « Supprimer les notices de fonds » :

Editer le modèle de prévision

Depuis la page des notices holding du périodique, cliquer sur le bouton de la holding pour laquelle on veut créer un modèle de prévision et choisir « Editer » :

La notice holding s’ouvre alors dans l’éditeur de métadonnées :

Placer le curseur dans le champ 852 :

Aller dans le menu « Modifier » de la barre d’outils supérieure et choisir « Développer à partir du modèle » :

Dans la boîte qui s’ouvre, choisir dans la liste le modèle correspondant au périodique :

Traduction des différents modèles en fonction de la périodicité du périodique

Deux nouvelles zones apparaissent dans la notice holding :

Placer le curseur dans la zone 853 et aller dans le menu « Outil » de la barre de navigation supérieure, sélectionner « Marc21 Fonds » puis cliquer sur « Calendrier prévisionnel » (ou utiliser le raccourci F3) :

Dans la grille du calendrier prévisionnel, renseigner les informations de numérotations et de chronologie du prochain numéro attendu puis cliquer sur « Fermer » :

Premier niveau de numérotation = volume

Deuxième niveau de numérotation = numéro

Premier niveau de chronologie = année (AAAA)

Deuxième niveau de chronologie = mois (MM)

Aller dans le menu « Outils » dans la barre de navigation supérieure, sélectionner « Marc21 Fonds » puis cliquer sur « Ouvrir les exemplaires prévus » :

Si la liste des exemplaires attendus correspond bien au périodique cliquer sur « Enregistrer » :

La notice holding est alors mise à jour. Cliquer sur  dans la barre de navigation pour enregistrer les modifications réalisées sur la notice holding :