La gestion des thèses et mémoires électroniques dans Alma

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Présentation du circuit

La création des inventaires électroniques dans Alma est entièrement automatisée. Lors du chargement d’une nouvelle notice un portfolio est créé sous la collection appropriée.

Dans le détail le traitement se déroule ainsi :

  1. 🕓4h – Zone réseau : La notice est chargée via les transferts réguliers du SUDOC
  2. 🕗8h – Institution : Les fichiers des transferts réguliers sont réimportées dans chacune des institutions. Il y a 3 profils d’import (un pour UBM et 2 pour UBM). Au cours de ce processus d’import :
    • Les notices sont filtrées grâce aux règles d’indication pour ne traiter que les notices concernées par chaque profil d’import.
    • Lors du processus de ré-import, la note et le lien qui serviront de base à la création du portfolio sont définis et mis en forme en fonction des règles de diffusion du travail universitaire. Cette mise en forme est accomplie grâce aux règles de normalisation liées aux profils de publications.
    • Enfin, la notice est réimporté et le portfolio est créé ou mis à jour

Configuration des profils d’import

Ces profils d’imports sont situés dans la zone propre à chaque institution. Pour chaque notice traitée le profil créé ou met à jour le portfolio dans la collection correspondante. Il y a 3 profils configuré pour ce circuit

InstitutionNom du profilIdentifiant de la collection
UBMImport Thèses numériques UBM SUDOC61178359790004674
UBImport Thèses d’état numériques UB SUDOC61146059250004672
UBImport Thèses d’exercice UB SUDOC61146279980004672
UBMImport Mémoires UBM SUDOC61145809840004674

Ces profils utilisent des règles d’indication et de normalisation pour filtrer les notices et construire les champs de données d’inventaires.

Règles d’indication

Ces règles permettent de filtrer les notices pour les rediriger vers le bon profil de publication. Il y a donc une règle par profil de publication.

CasNom de la règle Principe
Thèses UBMRègle d’identification Thèses UBMPrésence de la chaine de caractères « BOR3 » dans le champ 029$b et présence du RCR de la bibliothèque électronique (335229906) en 930$b
Thèses d’état UBRègle d’identification Thèses d’état UBPrésence des la chaines de caractères « BOR » dans le champ 029$b et présence du RCR de la bibliothèque électronique (335229901) en 930$b
Thèses d’exercice UBRègle d’identification Thèses d’exercice UBPrésence des la chaines de caractères « BORD »dans le champ 029$e et présence du RCR de la bibliothèque électronique (335229901) en 930$B
Mémoires numériques UBMRègle d’indentification Mémoires numériques UBMEst considérée comme notice de mémoire électronique toute notice dont la 856$$u commence par « https://extranet.u-bordeaux-montaigne.fr/memoires/« 

Pour la rédaction de la règle d’indication les conditions sont inversées. Le chargeur ne retient que les notices qui répondent FAUX à la règle.

Exemple de la règle indication qui filtre les thèses d’état UB.

rule "Règle d'identification Thèses UB"
when
((not exists "029.b.*BOR*") OR ((exists "029.b.*BOR*") AND (not exists "930.b.335229901")))
then
set indication."true"
end

Règle de normalisation

La règle permet de définir le lien et la note du portfolio en fonction des données bibliographiques. Elle est définie au niveau de l’institution

Pour les thèses UBM

Nom de la règle : NR_UBM_LOCAL_Circuit_de_Synchro_Thèses_Electronique

CasCritères d’identification UnimarcLien vers le texte intégralNote publique
Thèse accessibleUne ou Plusieurs 856 et aucune 310 ou 371http://www.theses.fr/[NNT]/document (Redirige vers TEL )
Thèse sous embargoUne note en 310 ou 371 avec la mention « Thèse soumise à l’embargo de l’auteur » + absence de 856https://scd.u-bordeaux-montaigne.fr/these/acces_reserve.php310$$a + « . Consultable sur place à l’Université Bordeaux Montaigne »
Thèses en accès IntranetPrésence d’une 856 avec un champ $z = « Accès réservé au texte intégral »856$u“<h1>Thèse en accès limité</h1>
Thèse en consultation sur placePrésence d’une 856 avec un champ $z = « Accès réservé au texte intégral »
Absence de 310 ou 371
856$u absent ou égal à « http://scd.u-bordeaux-montaigne.fr/these/acces_reserve.php »
http://scd.u-bordeaux-montaigne.fr/these/acces_reserve.php“<h1>Thèse en accès limité</h1> <p>L’auteur de cette thèse n’a pas autorisé la diffusion Internet de sa thèse ou l’a soumise à un embargo avant sa diffusion.</p><p>Pour la consulter, vous devez vous rendre à la bibliothèque <a href= »https://www.u-bordeaux-montaigne.fr/fr/documentation/vos-bibliotheques/bibliotheque-la-temporaire.html » target= »_blank »>La Temporaire</a>. Un poste dédié à la consultation des thèses à accès restreint y est disponible.</p><p><b>L’impression, l’envoi par mail et la copie sur clé USB ne sont pas possibles, seule la lecture sur place est autorisée.</b></p><p>Afin de faciliter la consultation sur ce poste, notez : </p><ul><li>L’année de soutenance</li><li>Le nom du docteur</li></ul>”
Thèse partiellePrésence d’une 856$z = “Accès au texte intégral de la version partielle”http://www.theses.fr/[NNT]/documentAccès au texte intégral de la version partielle. La version complète est consultable sur place à l’Université Bordeaux Montaigne
Thèse confidentielleAucune 856 & présence d’une 310 ou 371http://www.theses.fr/[NNT]310 ou 371$a + «. Pas d’accès »

Pour les thèses d’état d’UB

Nom de la règle : NR_UB_LOCAL_Circuit_de_Synchro_Thèses_D’Etat_Electroniques

CasCritères d’identification UnimarcLien vers le texte intégralNote publique
Thèse accessibleUne ou Plusieurs 856 et aucune 310 ou 371http://www.theses.fr/[NNT]/document (Redirige vers le pdf)
Thèse sous embargoUne note en 310 ou 371 avec la mention « Thèse soumise à l’embargo de l’auteur » + absence de 856http://www.theses.fr/[NNT]/document310$$a
Thèse en consultation sur placeAucune 856 & aucune 310 et 371https://bibliotheques.u-bordeaux.fr/Soutien-a-la-recherche/Theses-et-memoires-numeriques/These-de-doctorat/Consulter-une-these-non-disponible-en-libre-accesThèse non accessible sur le web, consultable sur rendez-vous (doc-thesesnum@u-bordeaux.fr) à la Bibliothèque des Sciences et Techniques

Pour les thèses d’exercice d’UB

Nom de la règle : NR_UB_LOCAL_Circuit_de_Synchro_Thèses_D’Exercice_Electroniques

CasCritères d’identification UnimarcLien vers le texte intégralNote publique
Thèse accessibleLa 856$$u renvoie vers Dumas856$$u
Thèse en consultation sur placeLa 856$$u renvoie vers Oskar856$$uL’accès à la ressource est réservé aux usagers de la communauté universitaire de Bordeaux
Thèse sous embargoLa 856$$u renvoie vers Dumas et présence d’une 371$$a856$$u371$$a
Thèse confidentielleLa 856$$u renvoie vers Dumas et présence d’une 371$$a856$$u371$$a

Pour les Mémoires UBM

Nom de la règle : PasserelleSUDOC – Mémoires UBM

Ajoute une note avec la mention « Accès au texte intégral réservé aux membres de l’Université Bordeaux Montaigne » si un champ 856 contient un sous-champ $$5 sans $$z.

Consulter le rapport de chargement

A partir du menu Ressources (1.), sélectionnez le menu « Importer>Suivre et visualiser les imports » (2.) Cliquez sur les « … » (3.) pour accéder au rapport du traitement. Cette option ne sera visible que si le traitement est terminé.

A partir du rapport de traitement cliquez sur les « … » et « Prévisualiser les enregistrements » pour identifier les notices importées.