Faire du récolement

Procédure créée le 18/02/2020

Le récolement consiste à lire à l’aide d’une douchette et d’un ordinateur portable les codes-barres des ouvrages du fonds concerné et les lister dans un fichier Excel.

Les codes-barres du fichier Excel seront ensuite chargés dans Alma. Alma compare ces données avec l’existant et établit un rapport qui détermine les exemplaires en rayon et les anomalies.

Le récolement peut concerner une tranche de cotes appelée « Intervalle » dans Alma ou un « Ensemble » (exemple, une localisation) défini au préalable par un jeu de résultats (procédure pour créer un jeu de résultats).

Lecture des codes à barres

Ouvrir un fichier Excel (.xls ou .xlsx) sur l’ordinateur.

Inscrire « barcode » dans la 1ère cellule.

Enregistrer et nommer le fichier.

Scanner les codes-barres. La douchette doit être paramétrée d’un « retour chariot » afin de passer à la cellule suivante.

Enregistrer régulièrement le fichier lors de la lecture des codes-barres.

Si le même code-barres est lu deux fois, il n’est pas nécessaire de supprimer le doublon, Alma le détectera et ne le traitera pas.

Enregistrer le fichier à la fin de la lecture des codes-barres.

Le chargement du fichier Excel

Aller dans Ressources > Gérer l’inventaire > Récolement.

Dans la partie Inventaire ①, choisir la définition de l’inventaire : « Intervalle » ou « Ensemble ».

Inventaire par Intervalle

Remplir les champs Bibliothèque, Location, Type de cote (celui de la collection récolée) et indiquer les cotes extrêmes du fonds inventorié.

Pour la saisie des intervalles de cotes en Dewey, indiquer l’indice du début suivi des lettres AAA puis l’indice de fin suivi des lettres ZZZ afin de couvrir l’ensemble des cotes.

A noter : la troncature ne fonctionne pas.

Dans la partie Sélectionner un fichier ②, charger le fichier Excel des documents inventoriés.

Valider le traitement en cliquant sur Soumettre ③.

Inventaire par Ensemble

Dans la partie Inventaire , sélectionner le jeu de résultats créé au préalable, choisir la bibliothèque concernée ainsi que la location.

Dans la partie Sélectionner un fichier ②, charger le fichier Excel des documents inventoriés.

Valider le traitement en cliquant sur Soumettre ③.

Le traitement s’effectue en quelques secondes.

Le rapport du traitement

L’analyse du récolement est dans un rapport fournit par Alma

Pour retrouver le rapport, aller dans Admin > Suivi des traitements puis l’onglet Historique.

Choisir son rapport. Le nom du rapport débute par « Shelf Report » + nom du fonds récolé + « Shelving control number ».

Tous les traitements effectués par Alma sont présents dans l’historique. Pour retrouver le bon, si besoin, préciser la date dans la case prévue à cet effet « Intervalle des dates de soumission ».

Ouvrir le rapport en cliquant sur .

Dans la partie Analyse du rapport, Alma classe les exemplaires dans 6 catégories : pour accéder aux exemplaires, cliquer sur en face de chaque catégorie.

Catégorie Intitulé Alma Commentaire Traitement
1Items in place CB lus, aucune anomalie : bonne notice de fonds, statut « En rayon » dans Alma Tout est normal, aucune intervention nécessaire
2Missing items but marked in place Exemplaires avec le statut « En rayon » dans Alma mais le CB n’a pas été lu. Ce sont les manquants récolement Refaire la vérification dans Alma + en rayon + en interne puis déclarer les vrais manquants
3Items on shelf but marked not in place CB lus, ouvrages en rayon mais dans Alma statut autre que “En rayon” (ex : emprunté, en transit…) Retrouver les ouvrages et attribuer le statut « En rayon » en cas échéant
4Known items not in place Exemplaires avec la bonne notice de fonds mais CB non lus lors de l’inventaire et statuts dans Alma autre que « Exemplaire en rayon » (ex : emprunté, en traitement…) Rien à faire si ouvrages empruntés. Voir pour les autres statuts si corrections nécessaires en fonction du statut
5Items on shelf but out of range/set CB lus, exemplaires en rayon mais mauvaise notice Retrouver l’ouvrage. Vérification dans Alma, corriger les erreurs

Il est possible d’extraire les données de chaque catégorie dans un fichier Excel, il n’est pas possible d’extraire globalement toutes les données d’un inventaire dans Excel.

Pour le ou les établissement(s) listé(s) ci-dessous, il existe un document diffusé en interne, merci de vous y référer pour les spécificités: