Traiter des doublons de notices bibliographiques

Procédure crée le 17/02/2020

Cas d’emploi de la procédure

Lorsqu’il y a présence de doublons de notices bibliographiques dans Alma, les notices doivent être fusionnées au profit de la notice portant le PPN adéquat, et notamment la plus récemment importée si les deux notices portent le même PPN.

Le cas le plus fréquemment rencontré est la coexistence d’une notice d’acquisition (avec notice de fonds et exemplaires d’acquisition) et de la notice Sudoc avec PPN importée sans exemplaire dans Alma.

2 cas sont identifiés :

  • détection d’un doublon par l’utilisateur,
  • détection d’un doublon par Alma sous la forme d’une alerte à l’utilisateur lors l’insertion du n° PPN dans la zone 035 de la notice d’acquisition.

Détection d’un doublon par l’utilisateur

Le cas le plus fréquent est une notice avec n° Electre (avec notice de fonds et exemplaires d’acquisition) et une notice avec PPN importée sans exemplaire (oubli d’ajout ou de modification de la zone 035 au moment du catalogage).

Mais d’autres cas peuvent se présenter comme la fusion de notices dans le Sudoc n’ayant pas été répercutée dans Alma (présence de notices doublons avec PPN en 035).

La recherche (ISBN, mots clés) dans la zone réseau permet de repérer d’éventuels doublons.

Par exemple, ici, recherche par ISBN : 2 notices :

  • l’une avec n° Electre dans n° de notice,
  • l’autre avec n° PPN dans n° de notice.

Envoyer les 2 notices dans l’éditeur de métadonnées (modifier la notice pour chacune des notices).

Se mettre sur la notice non préférentielle (ici, la notice Electre) et scinder l’écran de l’éditeur de métadonnées (bouton scinder l’écran en haut à droite) :

Mettre à droite la notice préférentielle (en cliquant sur le titre dans le menu de gauche).

Aller dans le menu Outil.

Puis Bibliographique MARC.

Puis Fusionner les notices et combiner l’inventaire.

Choisir Fusion Passerelle Sudoc dans la routine de fusion.

Puis, Prévisualiser la fusion.

S’assurer que la notice privilégiée est bien la notice préférentielle (ici, celle avec le PPN).

Si oui, cliquer sur OK, puis encore OK.

Une seule notice subsiste sous laquelle ont été rapatriés les notices de fonds et exemplaires de la notice d’acquisition.

Afin de s’assurer de l’import de la notice Sudoc, si cela n’avait pas été déjà fait ce même jour, se localiser ou programmer la redescente de la notice Sudoc suivant les cas.

Afin que toutes les modifications soient prises en compte, ne pas oublier d’enregistrer et de débloquer les notices de l’éditeur de métadonnées.

Détection d’un doublon par le système (Scoop)

La bibliothèque s’est localisée dans le Sudoc sans que le PPN ait été enregistré dans la notice d’acquisition.

On a donc deux notices dans Alma : une présente dans l’institution (notice Electre avec un exemplaire et une commande) et l’autre uniquement présente dans la zone réseau (puisque sans inventaire).

La procédure est la même.

À l’édition de la notice d’acquisition…

À la saisie du PPN en tentant d’enregistrer la notice un message bloquant alerte de la présence d’un doublon.

La recherche de correspondance se fonde sur le 035 et l’ISBN exact.

En allant dans Outils>Bibliographique Marc et en cliquant sur Rechercher les correspondances…

Afficher la notice doublon.

Et cliquer sur modifier.

Dans Outils, Bibliographique MARC, Fusionner les notices et combiner l’inventaire

La règle fusion passerelle SUDOC écrase tous les champs à l’exception des champs 330, 333, 345, 359, 606, 608, 610, 686, 689, 901, 902, 903, 904, 905, 906, 919, 998 et 999 et des autorités matières de BXSA.

Bien penser à supprimer la notice non retenue.

La fusion est effective

Pour le ou les établissement(s) listé(s) ci-dessous, il existe un document diffusé en interne, merci de vous y référer pour les spécificités: