Créer des jeux de résultat

Procédure créée le 14/02/2020

Il est possible de constituer :

Un lot statique (appelé « exemplarisé »), c’est-à-dire une liste fixe et déterminée de codes-à-barres identifiants des exemplaires à modifier (par ex. la liste des exemplaires retirée des rayonnages.

Un lot dynamique (appelé « logique »), c’est-à-dire à partir de critères de recherches identifiants un lot de documents, ce lot s’actualise à chaque interrogation d’Alma (par ex. tous les exemplaires d’une bibliothèque dont le type de processus est « en transit ».

Constituer un lot exemplarisé (statique)

Deux méthodes sont possibles:

  • Méthode manuelle

Des documents collectés physiquement sont scannés dans un tableau. Le tableau doit :

• être au format Excel (format xls ou xlsx, pas de format OpenOffice ou LibreOffice),

•  comporter les données uniquement dans la première colonne, avec l’entête « BARCODE » (en majuscules):

Enregistrer dans Alma le jeu de résultats constitué.

Dans le menu « Admin », sélectionner « Gérer les jeux de résultats ».

Sélectionner l’onglet adéquat selon que l’on veut créer un jeu de résultats utilisable uniquement par soi (« Mes jeux de résultats ») ou pouvant être utilisé par un autre collègue (« Jeux publics »).

Sélectionner « Ajouter un jeu de résultats » puis « Exemplarisé ».

Commencer par sélectionner le « Type de contenu », la page se rechargera (notamment, choisir « Exemplaires physiques » pour ce type de modifications.

Indiquer un nom pour ce jeu.

Sélectionner le fichier Excel constitué et le charger.

Cliquer sur « Enregistrer ».

Au bout de quelque temps, le jeu de résultats est visible dans  « Admin » > « Gérer les jeux de résultats » ; un courriel est reçu lorsque le chargement est effectué.

  • Méthode par une extraction de codes-à-barres

Une liste de documents ayant été constituée dans Alma (la page des exemplaires d’un périodique imprimé, tous les exemplaires d’une localisation, les exemplaires d’une localisation dont l’âge du titre est antérieur à 2010…), il est possible d’extraire les codes-à-barres dans Excel en cliquant sur l’icône d’extraction :

Cela génère un fichier comportant toutes les informations adéquates, il suffit soit :

• de supprimer toutes les colonnes pour ne conserver que celles des codes-à-barres en veillant à renommer la première cellule de la colonne en BARCODE,

• de copier-coller les codes-à-barres concernés dans un fichier Excel préparé pour regrouper tous les codes à barre devant faire l’objet d’un traitement en masse.

Constituer un lot logique (dynamique)

Deux méthodes sont possibles.

  • Méthode par la pratique

Pour cette méthode, l’index de recherche employé doit obligatoirement être « Exemplaires physiques ».

Une liste de documents ayant été constituée dans Alma (la page des exemplaires d’un périodique imprimé, tous les exemplaires d’une localisation, les exemplaires d’une localisation dont l’âge du titre est antérieur à 2010…), il est possible d’enregistrer la requête construite pour la réutiliser dans un traitement  (voir procédure Créer une requête).

Indiquer un nom pour ce jeu.

  • Méthode par la gestion de jeux de résultats

Dans le menu « Admin », sélectionner « Gérer les jeux de résultats »

Sélectionner l’onglet adéquat selon que l’on veut créer un jeu de résultats utilisable uniquement par soi (« Mes jeux de résultats ») ou pouvant être utilisé par un autre collègue (« Jeux de résultats publics »)

Puis sélectionner « Ajouter un jeu de résultats » puis « Logique.

Commencer par sélectionner le « Type de contenu », la page se rechargera (notamment, choisir « Exemplaires physiques » pour ce type de modifications.

Indiquer un nom pour ce jeu. Cliquer sur « Suivant ».

Remplir le formulaire de recherche en fonction du lot que l’on veut constituer.

Lancer la recherche.

Vérifier rigoureusement le résultat de sa recherche et sa conformité avec le projet de modification en masse ; recommencer autrement ou modifier autant que nécessaire.

Cliquer sur « Enregistrer » pour terminer.

Gérer ses jeux de résultats

Dans le menu Admin > « Gérer les jeux de résultats », il est possible d’utiliser les « … ».

pour :

• modifier la description et la nature d’un jeu de résultats (Modifier),

• consulter le contenu d’un jeu de résultats, notamment logique (Résultats),

• supprimer un jeu de résultats, notamment une fois qu’il a été traité (Supprimer),

• rassembler plusieurs jeux de résultats en un seul lot, afin de les traiter en une fois (Combiner des jeux),

• fixer un jeu de résultats logique (évoluant à chaque interrogation) en un jeu de résultats exemplarisé (Exemplariser).

Pour le ou les établissement(s) listé(s) ci-dessous, il existe un document diffusé en interne, merci de vous y référer pour les spécificités: