Architecture des données dans Alma

Documentation modifiée le 10/09/2021

Zone communautaire, zone réseau et zone institutionnelle : présentation des différents périmètres de gestion dans Alma

Notre topologie réseau nous amène à avoir 3 environnements de gestion dans Alma

Zone communautaire, zone réseau et zone institutionnelle présentation des différents périmètres de gestion dans Alma

La zone communautaire (CZ):

La zone communautaire gérée par ExLibris est partagée pour tous les clients Alma. Elle contient :

Les fichiers d’autorité (Global Authorities) :

On y retrouve les plus grand réservoirs d’autorités dont IDREF. Le répertoire de l’ABES est rafraichi 2 fois par jour.

Le catalogue communautaire

Il contient essentiellement des notices bibliographiques de documents électroniques. Ces notices sont en MARC 21 elles sont crées et gérées par ExLibris mais des modifications peuvent être apportées par les établissements à l’exception du champ 022 (ISBN). Les notices peuvent aussi être copiées en local.

La base de connaissance central (KBC)

Contient les informations d’accès et de gestion des abonnements électroniques (Paramètre de construction des urls d’accès, couverture, package,…)

La zone réseau

La zone réseau correspond au niveau de gestion REBUB. En plus des paramètres communs à tous les établissements du réseau et les données lecteurs, cette zone contient :

Le répertoire des notices bibliographiques

Toute notice créé dans Alma est créé dans la zone réseau. Ceci est valable quelque soit le mode de création de la notice que ce soit par chargement des notices SUDOC, création de lignes de bon de commandes ou par ajout manuel.

Les notices sont publiées vers Babord+ à partir de cet environnement.

Les collections électroniques gérées par le SCOOP

La zone réseau regroupe ainsi, toutes les informations de gestion (données d’acquisition, données d’usage et paramètre d’accès) des bases de données acquises par le SCOOP pour le réseau.

Les comptes lecteurs institutionnels

Toutes les informations concernant les lecteurs membres de nos institutions (étudiants et personnels) sont chargées chaque nuit dans la zone réseau.  Les informations sont ensuite répliquées dans chaque institution si le lecteur s’est présenté au moins une fois au bureau de prêt où qu’il s’est authentifié.

Les zones institutionnelles

Propre à chaque institution du réseau ces environnements contiennent les données d’inventaire et les informations de gestion qui leurs sont liées (acquisition, usages, …) :

  • Les holdings et exemplaires pour la documentation physique
  • Les collections électroniques et portfolios pour la documentation électronique
  • Les paramètres propre à l’institution (surcharge des états de collection, paramètre de construction d’Url) dans le cas de collection ou portfolios gérés dans la KBC.

Au niveau bibliographique, elle peut contenir des champs propres à l’institution. Ces champs dits locaux ne sont utilisés que par BXSA.

Savoir à quel niveau est gérée une entité dans Alma

Pour savoir à quel niveau est gérée une collection électronique, une notice bibliographique ou un portfolio, il suffit de regarder l’icône à gauche du résultat de recherche

Architecture des données d’inventaires

Les données d’inventaires sont stockées dans l’institution ou dans la CZ en cas d’activation d’une collection de la base de connaissance centrale. Ces données d’inventaires comprennent 3 niveaux d’information :

  • L’entité intellectuelle (EI) : correspond à la notice bibliographique. Il s’agit à minima de l’identifiant de la notice dans votre institution (MMS ID). Ce niveau est complétement invisible pour vous. Il permet de faire le lien entre le répertoire bibliographique et le répertoire des inventaires et dans notre topologie, entre la zone réseau et la zone institutionnelle.
  • Le Niveau intermédiaire : c’est un niveau de regroupement, sa nature varie en fonction des ressources :
    • Holding pour les ressources physiques
    • Informations de service électronique (texte intégral ou le texte intégral sélectif) pour les ressources électroniques.
    • Informations de représentation pour les inventaires numériques.
  • L’exemplaire : l’exemplaire correspond au niveau d’inventaire qui permet la gestion, la mise en circulation et l’accès au document.

Architecture des données d’inventaires physique

Les données dans Alma sont organisées en 3 niveaux :

  •  la notice bibliographique : c’est la description d’une ressource (physique ou électronique)
  •  la notice holding : notice intermédiaire obligatoirement liée à une notice bibliographique et qui contient les informations suivantes :
    •  le nom de la bibliothèque qui détient la ressource
    •  la localisation (l’espace de rangement de la ressource dans la bibliothèque)
    •  la cote de rangement de cette ressource dans la bibliothèque
    •  l’état de collection et le modèle de prévision pour les périodiques
  •  la notice d’exemplaire : elle indique la possession physique du document. C’est ce qui constitue l’inventaire de la bibliothèque.

A savoir :

  •  il n’y a pas de notice holding sans notice bibliographique
  •  une notice bibliographique peut avoir plusieurs notices holding (d’une même bibliothèque ou d’autres bibliothèques)
  •  il n’y a pas d’exemplaire sans notice holding
  •  une notice holding peut gérer plusieurs exemplaires

Particularité de la documentation électronique : le rôle de la collection électronique

Pour les ressources électroniques, il existe un niveau supplémentaire la collection électronique. Cette entité représente une unité d’inventaire qui regroupe plusieurs titres qui ont été acquis chez un même fournisseur, sont accessibles sur une même plateforme et ont été activés en même temps. Une collection électronique peut être elle aussi liée à une notice bibliographique.

Dans la plupart des cas, notices bibliographiques et données d’inventaires sont localisées dans la zone communautaire. Toutefois, il est possible :

  • De surcharger certains informations de la KBC par des informations locales :
    • Informations de couvertures
    • Paramètres de résolutions d’URL
    • Nom publique de la collection
    • …..
  • De remplacer une notice bibliographique liéée à un portfolio de la KBC par une notice locale
  • De charger des collections et des portfolios locaux

Dans les deux derniers cas la notice sera copiée/versée dans la zone réseau. Dans le dernier cas les portfolios seront créés dans la zone de l’institution.