Atelier docelec Alma

Dernière mise à jour de la documentation : 24/05/2019

Mise en ligne sur le blog : 21/05/2021

Comme lors de la séance en visio la dernière fois, nous risquons d’avoir davantages de questions que de présentations à faire.

  1. Etape 1 : nous avons vidé les bases
  2. Etape 2 : les activations sont en cours (voir procedure)
  3. Etape 3 : création à partir des activations du fichier xls d’activation des ressources
  4. Etape 4 : migration uniquement des données statistiques counter issues de l’ERMS

Cette procédure nous pose quelques questions sur les ressources qui n’existent pas dans la KB :

  • nous avons fait une demande de création pour tester restée à ce jour sans réponse…
  • nous devons préparer la création manuelle des bouquets manquants mais nous ne souhaitons pas les garder en local

Remarque : une partie des activations seront demandées au niveau de l’institution Réseau. Il faudrait créer les groupes nécessaires dans Alma (ticket ouvert 00552760).

Quelques questions complémentaires sur la gestion des notices :

  • nous avons vu comment associer une notice bibliographique à un portefolio pour la remplacer par une notice SUDOC, or cette opération manuelle n’est pas envisageable pour des corpus importants
  • hypothèse 1 : import des notices SUDOC docelec en Marc21 ⇒ peut-on dédoublonner avec les notices de la CZ ?*
  • hypothèse 2 : comment dédoublonner de l’Unimarc et du Marc21 ?
  • hypothèse 3 : comment faire des réassociation par lot sur un bouquet ?

Du coup, pour le titre à titre, nous avons identifié plusieurs modes de gestion possibles :

  • activer seulement certains titres dans un bouquet sélectif et refaire les associations manuellement
  • gérer tous ces titres comme des standalone plutôt qu’en bouquet, à partir de la migration SUDOC + P2E
  • ⇒ un conseil ?

Dans les différentes étapes présentées ci-dessus, nous nous interrogeons sur plusieurs sujets :

  • comment gérer, retrouver les contacts avant activation
  • comment et ou enregistrer le bilan du test ?
  • Comment se présente une ressource testée mais non acquise ?
  • Quelles méthodes d’acquisition permettent d’éviter l’envoi de la commande au fournisseur directement depuis Alma ?
  • Comment paramétrer correctement la TVA ?
    • pour avoir plusieurs taux distincts dans une même commande ?
    • pour que la TVA figure sur une ligne distincte du prix HT ?
    • pour ventiler la dépense sur plusieurs lignes budgétaire ?

En testant, nous n’avons pas saisi la logique des statuts de la ligne de commande :

  • comment identifier une commande qui n’a pas encore de facture ?
  • comment identifier les ressources dont le paiement n’a pas encore été effectué ?

Nous avons vu qu’une ressource acquise en abonnement dont le flux d’acquisition est terminée passe au statut ‘en attente de renouvellement’. Comment être alerté que la date de renouvellement d’une ressource est arrivée ? Cette liste apparait-elle dans la liste des tâches ?

Dans le contexte renouvellement – suivi de la vie de la ressource, nous avons constaté que le process d’activation permettait d’avoir des statuts différents pour les ressources. Comment exploiter ces statuts dans un contexte autre que l’activation :

  • flux de renouvellement : avec ‘en attente négociation’, ‘devis demandé’, ‘renouvellement à validé’, ‘commande confirmée’ par exemple et sans préjuger du besoin réel (pour étudier plus en détail ce qu’il nous faut, nous voudrions savoir comment faire d’abord)
  • flux de réclamation quand une ressource est inaccessible : ‘accès coupé’, ‘demande intervention en cours’…
  • pour le suivi des statistiques : ‘stats SUSHI’, ‘Stats à extraire’, ‘stats à convertir counter’, ‘stats à charger dans Alma’, ‘relevé stat achevé pour l’année en cours’
  • pas clair pour nous comment on arrête un abonnement ⇒ comment obtenir un statut fermé sur une commande ? Dans ce cas, est-ce que les informations sur l’historique des précédentes commandes reste accessible ?
  • pour les cas où on nous applique des frais de plateformes après arrêt de la souscription, comment gérer ce type de commande ?
  • les ressources ayant un jour été active restent visibles dans Alma. Si nous supprimons ces ressources du répertoire et de l’inventaire, que deviennent les données liées ?
  • pour les imports SUSHI : une autre fréquence qu’hebdomadaire est-elle dans les tuyaux ?
  • pour les ajouts manuels : quels contraintes sur le format pour qu’il soit exploité dans l’analytique ?
  • flux : voir ci-dessus, nous souhaiterions pouvoir identifier rapidement la liste des ressources qui nécessitent un traitement de notre part de celles où le traitement est automatique
  • liens avec les données financières : le rapport counter travaille sur les noms des ressources telles que fourni par l’éditeur, ces données sont associées à un fournisseur – comment est géré le lien précis entre une ligne de bon de commande (parfois au titre) et les statistiques d’usage ?