Tous les abonnements et les états de collection liés à une notice avec PPN ont été exportés de Horizon. Tous les fascicules exemplarisés¹⁾ liés à une notice avec PPN ont été exportés lors de la procédure d’export des exemplaires.
Pour chaque abonnement seuls les fascicules liés à une notice d’abonnement ayant 0 ou 1 exemplaire lié ont été transmis à Exlibris.

Exlibris va revoir le processus de migration. Les information s d’abonnements seront chargés avant les fascicules de périodiques et donneront lieu à la création d’une notice holding.

Notice bibliographique Alma de périodique issue du SUDOC : la notice au format Unimarc telle qu’elle est transmise dans les transferts réguliers habituels. Elle comprend l’ensemble des zones bibliographiques (niveau 0) et des zones locales (niveau 2: 930 et 955 y compris) telle que fournies par l’ABES, c’est-à-dire avec une $5 RCR:PPN d’exemplaire. Attention, les données issues des EXXX sont en XXX avec la $5 correspondante, comme dans Horizon aujourd’hui. Ces données ne sont pas exploitées pour l’affichage de l’état de collection.

Notice d’abonnement au sens Horizon : de l’abonnement Horizon, ne sont repris que les éléments suivants qui sont transmis à Ex Libris pour création de la notice Holding :

• n° abonnement qui sert à raccrocher les fascicules de l’historique de bulletinage et les états de collection
• le n° de notice bibliographique : il sert à associer l’abonnement à la bonne notice
• la localisation ⇒ calculée selon les mapping de la bibliothèque depuis le code de collection
• la bibliothèque d’appartenance
• la note de bulletinage ⇒ cette note est transféré en 852$x de la notice holding et n’est pas une note de gestion dans Alma
• la note de traitement ⇒ transférée également en 852 $x

Ligne d’état de collection : chaque ligne apparaissant dans Horizon dans état de collection d’un abonnement ; l’origine manuelle ou automatique de la ligne n’a pas d’incidence. Les données transmises sont les suivantes :

• n° abonnement : permet de reconstituer les liens aux abonnements et fascicules
• ord : n° ordre de la ligne
• texte initial : tout ce qui se passe avant le 1er tiret
• Texte final : tout ce qui se passe après le tiret
• Note de l’état de collection : sous réserve de vérification, elle peut peupler le champs 852 $z de la holding qui est affiché au public

Attention, ces données servent à créer les champs 866 de la notice holding, ce sont des données textuelles uniquement.

Exemplaire horizon : exemplaire avec un code barre (fictif ou réel) dans Horizon, à ne pas confondre avec un fascicule de l’historique de bulletinage. Pour plus de détail, se reporter à la page migration des exemplaires Horizon

Fascicule de l’historique de bulletinage : enregistrement créé au moment du bulletinage dans Horizon, il correspond à une ligne de l’historique et comprend les élements de numérotation du fascicule reçu. Il n’a pas de code barre contrairement à l’exemplaire. A la migration, il est transformé en exemplaire avec les informations suivantes :

• code barre : fictif généré à partir des n° Horizon
• bibliothèque et localisation : issues de la notice d’abonnement Horizon
• exception de circulation : calculée en fonction du TPE indiqué dans l’abonnement
• enumeration B : vient du N° indiqué dans Horizon
• Description : devrait venir du champs numérotation (chronologie) affiché dans Horizon (à confirmer)
• note public : issue de la note Opac Horizon

Cote de rangement (Alma) : il s’agit de la cote contenue dans la holding (852 $h). Elle est issue d’Horizon et alimentée à la migration par le premier exemplaire ou fascicule migré qui donne sa cote à la holding. La cote affecté à l’abonnement dans Horizon n’est pas reprise.

Cote alternative (Alma) : cote individuelle affecté à un exemplaire particulier. Les cotes Horizon sont reportées dans cette cote lorsqu’elle est différente de la cote de la holding.

Description (Alma) : le champs description qui apparait pour chaque n° de périodique dans Primo est issu du champs Volume des exemplaires et du champ display_text pour les fascicules de l’historique de bulletinage. Dans Alma il est généré pour les nouveau n° à partir des informations de réception.

• Lorsque l’abonnement et les exemplaires n’ont pas le même couple division-localisation dans Horizon, Alma va générer des holdings distinctes et les exemplaires ne seront donc pas rattachés aux bons abonnements.

⇒ Le fichier Nuxeo de votre bibliothèque vous permet d’identifier tous les abonnements pour lesquels le problème se pose. Une correction avant migration permet d’éviter le problème. Sinon, il faudra déplacer les exemplaires Alma dans le bon abonnement et supprimer la ou les holding vide (page procédure à venir si nécessaire).

• Si 2 abonnements sont en cours dans la même bibliothèque avec la même localisation de rangement, Alma ne saura pas à quelle holding rattacher les exemplaires migrés. Ils se retrouveront tous sous la même notice sans qu’on puisse savoir laquelle.

⇒ La logique Alma distingue holding et lignes de commande représentant les abonnements, dans ce cas-là, il faudra choisir la holding à garder, éventuellement ajuster l’état de collection pour tenir compte des lacunes comblées par le 2e abonnement et supprimer la hoilding vide devenue inutile. Si les 2 abonnements sont toujours courant, il y aura 2 lignes de commandes ouvertes associées à cette holding. L’existence de 2 exemplaires du même n° sous la même holding ne pose pas problème.

• Si les numéros du périodique sont répartis pour le même abonnement entre une localisation libre-accès et une localisation magasin, Alma va créer 2 holding, une pour le magasin et une pour le libre-accès pour le même abonnement.

⇒ Il faudra déplacer les exemplaires de la holding libre-accès vers la holding magasin puis affecter à ces mêmes exemplaires une localisation temporaire de libre-accès (procédure à écrire). Ce traitement n’est pas urgent, tant qu’il n’est pas fait, 2 holding apparaitront simplement au public dans Primo.

• La cote de la holding (qui aliment à l’affichage le champ cote de rangement) est alimenté par le premier exemplaire migré qui possède une cote. Elle reste vide si aucun exemplaire n’est coté. Il est possible de modifier cette cote en allant modifier la zone 852$h de la notice holding.
• La cote alternative de l’exemplaire est peuplée par la cote issue de l’exemplaire Horizon si elle est différente de la cote de la holding. En l’état, elle n’appairait pas au public dans Primo.
• Le champ description de l’exemplaire Alma apparaît lui dans Primo, ce champs est peuplé à la migration par le champ volume de l’exemplaire Horizon s’il est renseigné.

• Les codes barres sont exotiques : les exemplaires générés à partir des fascicules de l’historique de bulletinage se voient affecter un code barre fictif à la migration construit avec des informations issues d’Horizon :
  • Préfixe iss : pour indiquer qu’il s’agit d’un bulletin de périodique (issue en anglais)
  • n° de l’abonnement Horizon
  • n° du fascicule dans Horizon
  • n° d’ordre du fascicule dans la liste fournie à la migration

⇒ ces codes barre sont sans incidence sur le fonctionnement courant, ils peuvent surprendre mais n’ont pas besoin d’être changés. Si un code barre réel est affecté plus tard à l’exemplaire, il pourra être remplacé.

• L’abonnement n’a pas la même localisation que l’exemplaire unique : dans ce cas Alma va générer une holding pour l’abonnement à laquelle seront associés les exemplaires migrés depuis les fascicules de l’historique de bulletinage ET une holding générée à partir de l’exemplaire fictif qui ne comportera que l’exemplaire fictif.

⇒ Le fichier Nuxeo de votre bibliothèque vous permet d’identifier tous les abonnements pour lesquels le problème se pose. Une correction avant migration permet d’éviter le problème. Sinon, il faudra déplacer l’exemplaire isolé avec les autres exemplaires Alma dans la holding migrée depuis l’abonnement et supprimer la vide (page procédure à venir si nécessaire).

• Les fascicules de l’historique de bulletinage ne correspondent pas à l’état de collection réel (cas fréquent de désherbage sans suppression des lignes de l’historique de bulletinage) : la liste des exemplaires dans Alma sera trompeuse

⇒ L’identification de ces cas ne peut pas se faire automatiquement. Ils peuvent être repérés en analysant les fichiers de périodiques fournis sur Nuxeo (incohérence entre le nombre de fascicules et l’état de collection). Un nettoyage avant migration (suppression des lignes de l’historique de bulletinage inutiles) peut permettre de limiter les erreurs. Sinon des traitements de suppression seront nécessaires post-migration.

• Les fascicules issus de l’historique de bulletinage ne correspondent pas à des exemplaires car les exemplaires ont été reliés depuis : à l’issue de la migration, il y aura dans Alma autant d’exemplaire que de n° reçus et aucun exemplaire pour les n° reliés.

⇒ Il sera possible, pour les titres souhaité, de reconstituer par la suite les volumes reliés à partir des n° (procédure à écrire). En attendant, la liste des n° viendra compléter l’exemplaire fictif unique.

• La cote de la holding reste visiblement vide dans ce cas-là
• La cote de l’exemplaire Horizon quand il en possède une est dans le champ cote alternative de rangement
• Le champ description est alimenté par le champ ‘volume’ pour l’exemplaire issu d’Horizon et par un champ texte en cours de construction pour les fascicules de l’historique de bulletinage.

• Si aucun état de collection n’a jamais été saisi dans Horizon : aucun état de collection ne sera transmis à Alma, la holding sera donc vide et l’état de collection sera recontruit dans Alma à partir des informations contenues dans les exemplaires

⇒ ces cas sont identifiables dans les fichiers périodique des bibliothèques sur Nuxeo : la création préalable d’un état de collection est fortement recommandé. Nous avons migré lorsque cela était possible la 955 du SUDOC en lieu et place de ces états vides Horizon.

• Tous les problèmes signalés pour les périodiques bulletinés avec plusieurs exemplaires sont également valables dans ce cas-là.

• La cote de la holding (qui aliment à l’affichage le champ cote de rangement) est alimenté par le premier exemplaire migré qui possède une cote. Elle reste vide si aucun exemplaire n’est coté. Il est possible de modifier cette cote en allant modifier la zone 852$h de la notice holding.
• La cote alternative de l’exemplaire est peuplée par la cote issue de l’exemplaire Horizon si elle est différente de la cote de la holding. En l’état, elle n’appairait pas au public dans Primo.
• Le champ description de l’exemplaire Alma apparaît lui dans Primo, ce champs est peuplé à la migration par le champ volume de l’exemplaire Horizon s’il est renseigné.

La migration fonctionnera dans ce cas-là exactement comme la migration des monographies.

• Si le périodique possède des exemplaires à la fois en libre-accès et en magasin : Alma va construire 2 holding correspondant à ces différents espaces.

⇒ Il faudra déplacer les exemplaires de la holding libre-accès vers la holding magasin puis affecter à ces mêmes exemplaires une localisation temporaire de libre-accès (procédure à écrire). Ce traitement n’est pas urgent, tant qu’il n’est pas fait, 2 holding apparaitront simplement au public dans Primo.

• La cote de la holding (qui aliment à l’affichage le champ cote de rangement) est alimenté par le premier exemplaire migré qui possède une cote. Elle reste vide si aucun exemplaire n’est coté. Il est possible de modifier cette cote en allant modifier la zone 852$h de la notice holding.
• La cote alternative de l’exemplaire est peuplée par la cote issue de l’exemplaire Horizon si elle est différente de la cote de la holding. En l’état, elle n’appairait pas au public dans Primo.
• Le champ description de l’exemplaire Alma apparaît lui dans Primo, ce champs est peuplé à la migration par le champ volume de l’exemplaire Horizon s’il est renseigné.

Dans ce cas, rien n’a été migré car la notice est considérée comme en anomalie. En effet seules les notices avec un PPN possédant au moins un exemplaire en cohérence avec une localisation dans le SUDOC ont été migrés. Ces cas ont normalement été identifié dans le cadre du chantier de nettoyage réalisé au cours de l’année passée.