Migration des exemplaires

Un export est réalisé par établissement (UB, UBM, INP, IEP) à partir d’Horizon.

Tous les exemplaires non supprimés appartenant à une bibliothèque du périmètre traité pour lesquels :

• La notice liée contient bien un PPN en 001
• Une localisation existe bien dans le SUDOC (anomalies identifiées lors de l’export des notices bibliographiques)
• La collection n’appartient pas à la liste des collections exclues de la migration (exemplaires en acquisition, exemplaires liés à une notice provisoire ou exemplaire créé pour prêt de matériel cf. liste suivante).

Script perl « Migration_exemplaires.pl » sur le serveur de développement du SCOOP disponible sous “/home/scoopadmin/Workspace/Migrations/Migration_Horizon/Exemplaires/ ”. Le programme prend en entrée la liste des exemplaires sous : “/home/scoopadmin/IN_PERL/Preparation_Migration/Horizon/”.

Dans Alma, nous allons bénéficier d’un niveau de description supplémentaire que nous n’avons pas dans Horizon : la holding (aussi appelée notice de fonds). Ce niveau, permettant de grouper des exemplaires avec des caractéristiques similaires est notamment porteur de la cote des documents en partant du principe que 2 exemplaires du même titre, rangé dans le même espace d’une bibliothèque portent la même cote. C’est parfois vrai, parfois pas… donc il existe également un champs, au niveau exemplaire, appelé cote alternative, qui permet de distinguer des cotes différentes pour des documents de la même holding. Que va t-il se passer à la migration ?

CAS 1 : fourniture d’une notice avec un seul exemplaire
⇒ création d’une holding qui portera la cote, l’exemplaire n’aura pas de cote
⇒ Voir shcéma : notice A

CAS 2 : fourniture d’une notice avec plusieurs exemplaires, chacun dans une bibliothèque différente
⇒ création d’une holding par bibliothèque portant chacune la cote de l’exemplaire de la bibliothèque, les exemplaires n’auront pas de cote
⇒ Voir schéma : notice B, exemplaires 2 et 3

CAS 3 : fourniture d’une notice avec plusieurs exemplaires dans la même bibliothèque mais chacun rangé dans une localisation différente
⇒ création d’autant de holdings que de localisation, portant chacune la cote de l’exemplaire de la localisation, les exemplaires n’auront pas de cote
⇒ Voir schéma : notice B, exemplaires 3 et 4

CAS 4 : fourniture d’une notice avec plusieurs exemplaires dans la même localisation de la même bibliothèque avec la même cote
⇒ création d’une seule holding portant la cote commune à tous les exemplaires, les exemplaires n’ont pas de cote
⇒ Voir schéma : notice B, exemplaires 4 et 5

CAS 5 : fourniture d’une notice avec plusieurs exemplaires dans la même localisation de la même bibliothèque avec des cotes différentes
⇒ création d’une seule holding, portant la cote du premier exemplaire traité par le process de migration, les exemplaires qui ont une cote différente de la cote de la holding gardent leur cote en cote alternative
⇒ Voir schéma : notice B, exemplaires 5 et 6

REMARQUE : dans Horizon, nous avons 2 champs cotes distincts, la cote libre-accès et la cote magasin. Comme indiqué dans le tableau des données fournies, nous avons transmis comme cote à Ex Libris la cote non-vide d’Horizon quel que soit le champs dont elle est issue. Dans le cas où nous avons fourni 2 cotes, la seconde, la cote magasin, a alimenté un champs de note de l’exemplaire.

Sont signalés en anomalie :

• Les exemplaires liés à des notices ayant un ppn mais pour lesquels aucune localisation ne correspond dans le SUDOC. Ces exemplaires sont signalés dans le fichier [Code établissement]_ex_non_exportes.csv. Il s’agit des exemplaires liés aux notices non exportées signalées dans le fichier [Code de la division]_LOC_ABSENTES_SUDOC.csv lors de l’exportation des notices bibliographiques..Ces exemplaires n’ont pas été transmis à Alma.
• Les exemplaires pour lesquels aucun code de localisation n’a été attribué dans Horizon. Ils sont listés dans le fichier [Code établissement]_ex_non_exportes.csv. Ces exemplaires ont été transmis à Alma mais remonteront avec une localisation détentrice à “ERREUR”