Clôture budgétaire

Ouvrir une nouvelle année fiscale

Etape 1 : Acquisitions > Outils avancés > Clôture budgétaire

Sélectionner ‘Ajouter un traitement’
> Créer une allocation : Aucun (sauf si demande de report de l’année n sur l’année n+1 par le responsable du registre)
> Registre : sélectionner le registre sur lequel on travaille
> Action : copier
> Créer en statut : Actif
> A partir de l’année : Budget XXXX (année n)
> copier les notes : ne pas cocher
> copier les pj : ne pas cocher

Etape 2 : Configuration > Acquisitions > Général > Période fiscale du registre comptable et du fonds

modifier le champ ‘Description’ dans le ligne nouvellement créée pour l’intitulée ‘Budget XXXX’ avec l’année+1 à la place de XXXX

Créer l’arborescence budgétaire

Cette opération a été effectuée par le traitement précédent.
Le cas échéant, il peut y avoir des ajustements à faire : ils sont à la charge de la bibliothèque.

Contrôle des LBC

Un rapport a été préparé pour identifier l’état des lignes de commande dans les établissements. Un rappel doit être envoyé aux bibliothèques suffisamment tôt pour leur permettre de traiter les cas problématiques. Avant cet envoi, il est utile de faire passer le traitement de validation des LBC.

Etape 1 : constituer le lot de travail
Via analytique : extraire la liste des LBC associées à l’année budgétaire en cours dont le statut n’est ni cloturé ni annulé.
Dans Alma : importer la liste des identifiants dans un jeu exemplarisé

Etape 2 : Admin > Gérer les traitements et les ensembles > Exécuter un traitement
Choisir ‘Mise à jour des flux de travail des lignes de commande’ (Update PO Lines Workflow)
Sélectionner le jeu créé
Choisir l’option ‘Enregistrer et continuer – Sélectionner cette option lancera un nouvel essai pour remonter la ligne de commande de ‘En révision’ à une étape plus loin dans le flux de travaux’

Une fois ce traitement passé, les lignes qui restent en révision doivent être traitées à la main par les collègues, il existe plusieurs cas identifiés à ce jour
> les lignes ‘ready’ => il faut résoudre le problème sur le bon de commande associé
> les lignes ‘in review’ => à analyser et à résoudre ou à annuler
> les lignes ‘waiting for packaging’ => à grouper et à envoyer

Les statuts qui peuvent être pris en compte pour la cloture sont
> les lignes ‘envoyée’
> les lignes ‘en attente de facturation’
> les lignes ‘en attente de renouvellement’
> les lignes ‘en attente de renouvellement manuel’

Une vérification sera également faite sur le statut de réception des lignes : il est utile d’attirer l’attention des collègues sur les lignes facturées mais non-réceptionnées qui constituent des anomalies.

Correction des anomalies

De la responsabilité de la bibliothèque. Les lignes non-traitées pourront donner lieu à des anomalies qu’il conviendra de traiter ensuite. Toute ligne de l’année n qui sera dans un statut problématique au 31 mars de l’année n+1 sera signalée aux bibliothèques qui auront un mois pour les traiter. A l’issue de ce délai, elle seront automatiquement closes.

Facturation automatique

Rappel du schéma, font l’objet d’une facturation automatique :
> l’ensemble des LBC de l’année n de type commande ponctuelle qui ont été réceptionnées et/ou activées et non-facturées à la date du traitement ATTENTION DOCELEC EN ACHAT PERENNE
> l’ensemble des LBC de l’année n de type commande continue qui sont encore ouvertes à la date du traitement et qui n’ont pas été facturées

On constitue un fichier pour les commandes ponctuelles et un second pour les commandes permanentes.

Report de LBC

Annulation en masse de LBC

Ré-initialisation d’un BC

Contrôle des anomalies

Correction manuelle d’une facturation automatique

Annulation manuelle d’un report automatique

Report manuel d’une LBC

Ajustement et alimentation de l’arborescence budgétaire