Activation d’une collection électronique

Dernière mise à jour de la documentation : 22/09/2020

Mise en ligne sur le blog : 19/05/2021

Depuis une collection de la CZ ou un portefolio, il est possible de cliquer sur le bouton ‘Activer’ : cette option permet de rappatrier la collection ou le titre dans son institution et de le paramétrer pour le rendre disponible. Dans ce cas l’activation ne passe pas par une commande ⇒ pour plus de détail sur le flux d’activation, voir plus bas sur cette page

  • Informations sur la collection électronique locale – quelques points de vigilance ou particularité :
    • Nom public : le nom sous lequel vous souhaitez que la collection apparaisse (sera contourné par le titre de la notice bibliographique s’il y en a une)
    • Information descriptive supplémentaire : comme son nom ne l’indique pas, permet de préciser la notice de docelec associée
    • Marquer Bib comme supprimé de la publication : permet de ne pas publier dans Primo la notice de collection (pour le moment, un travail de dépublication depuis la zone réseau en complément de cette coche reste nécessaire)
    • Proxy : a ce niveau-là le proxy ne concerne que le niveau collection
    • Activer ce service de collection électronique : nécessaire pour que le service soit activé
    • Rendre le service disponible : si cette cas n’est pas cochée, le service est activé mais non visible du public
    • Activer automatiquement les nouvelles ressources électroniques : cocher cette case permet de déléguer la gestion des portefolios à la CZ, tout ajout, modification, suppression de titre dans le service au niveau CZ sera répercuté au niveau institution
    • Activer à partir du : permet de décaler dans le temps la date d’activation
    • Les notes publiques et d’identification alimentent les champs de note du service et sont visibles des lecteurs dans Babord+ pour tous les titres
A quoi ça sert ? Le flux d’activation dans Alma permet plusieurs choses :

  • dans le cas d’une ressources par abonnement associée à une commande, l’activation doit être faite pour que la ressource puisse être renouvelée par Alma (dans le cas d’utilisation des renouvellement automatique)
  • dans le cas d’une ressource en achat pérenne unique, finir la tâche d’activation permet de basculer la commande à ‘en attente de facturation’
  • il permet de gérer des statuts de ressource électronique

Dans quels cas se met-elle en route ?

  • automatiquement lors de l’achat d’une nouvelle ressource (à condition de commencer le circuit par la ligne de bon de commande et non par une activation directe)
  • manuellement, en cliquant sur ‘Ajouter une tâche d’activation’ sur le bouton action d’une collection ou d’un portefolio

Doit-on s’en servir et pourquoi faire ?

  • dans le cadre des collections migrées ou en cours de migration, ça ne sert à rien
  • dans le cadre des acquisitions : peut permettre d’initier un circuit de contrôle de mise à disposition du public
  • dans le cadre des renouvellement et du suivi des ressources on pourrait s’en servir pour affecter des statuts aux ressources
  • cela peut également permettre, si on considère qu’une ressource est toujours dans le circuit de ventiler les collections entre personnes qui en ont la charge
Vous trouverez dans le bac à sable quelques collections avec des tâches d’activation et vous pouvez accéder à une liste de statuts qui est purement indicative pour le moment.
A venir – non encore testé – quelques éléments disponibles dans la section commande.