Importer un fichier de portefolios locaux

Dernière mise à jour de la documentation : 08/09/2020

Mise en ligne sur le blog : 20/05/2021

Dans quel cas utiliser cette méthode ?
Cette méthode est à réserver aux création complètes de portefolios, sans lien avec la CZ.

On utilise les profils d’import pour importer des notices MARC21 via un fichier excel contenant les informations nécessaires à la création des portefolios. Les portefolios sont créés comme des éléments indépendants, sans lien avec une collection. Il faut ensuite créer un ensemble à associer à la collection locale correspondante. (voir Associer un lot de titre à une collection locale).

Le modèle de fichier à utiliser est le suivant : 20190514_templateportefolioelec.xls. Il vous permet de générer les données mais ne peut pas être utilisé directement.

Les données en rouge doivent être remplies

  • colonne A : le code à donner à la collection, ce code permettra par la suite d’identifier dans Alma l’origine de ces notices car il est reporté dans la 035 de la notice ⇒ utiliser le code du fournisseur quand c’est possible
  • colonne B : l’identifiant fourni par l’éditeur ou à défaut un numéro séquentiel unique permettant d’identifier la notice ⇒ ce numéro est également reporté en 035 et deviendra cherchable
  • colonne C : cette colonne ne comprend que la date du jour, il suffit de tirer la formule sur toute la hauteur du fichier désirée, elle ne sert qu’à générer le LDR
  • colonne D : date de publication sur 4 chiffre, c’est l’équivalent de la donnée codée UNIMARC date de début de publication ⇒ elle sert à générer la 008 mais n’est pas obligatoire
  • colonne E : date de fin de publication sur 4 chiffres, c’est l’équivalent de la donnée codée UNIMARC date de fin de publication, pour les monographies, MARC21 attend ici la date de copyright ⇒ elle sert à générer la 008 mais n’est pas obligatoire
  • colonne F : le type de document, peut être ‘Book’ ou ‘Journal’ – en cas d’autre type de document, consulter le SCOOP
  • colonne G : une formule permet de calculer le LDR MARC21 à partir des données précédentes, il suffit de tirer la formule sur la hauteur nécessaire
  • colonne H : une formule permet de calculer le champ 008 du MARC21 à partir des données précédentes, il suffit de tirer la formule sur la hauteur nécessaire
  • colonne I : une formule permet de calculer le champ 035 du MARC21 à partir des données précédentes, il suffit de tirer la formule sur la hauteur nécessaire
  • colonne J : le code de langue de la ressource selon la norme iso sur 3 caractères – il s’agit du champ MARC21 041$a, ce champ sert à renseigner la langue et à alimenter le champ 008 calculé par la formule mais n’est pas obligatoire, en son absence la langue sera ‘undefined’
  • colonne K : le titre…
  • colonne L : une url d’accès, non proxyfiée, la proxyfication est automatique
  • colonne M : permet de préciser le nom de l’interface (non obligatoire et inutile si ensuite le portefolio est associé à une collection car c’est le service qui portera l’information)
  • colonne N : une note interne
  • colonne O : note d’authentification de niveau portefolio
  • colonne P : note publique de niveau portefolio

Il est possible d’insérer tout champ MARC21 qui vous intéresse : pour cela ajouter une colonne dans l’ordre du MARC21, donnez-lui comme intitulé (ligne 2) XXX##$y où X est le numéro du champ, # les indicateurs si nécessaire et y le code de sous-zone. Par exemple 520$a permet d’ajouter une note générale. Je vous laisse vous reporter à la documentation MARC 21 selon vos besoins.

Pour constituer le fichier à importer copier l’ensemble des cellules non-vides à partir de G2 dans un tableur vide et faisant une copie des valeurs pour garder les données calculées. L’enregistrer au format xls ou xlsx.

Remarque : ce fichier ne permet pas de gérer les états de collection. Pour mettre à jour les états de collection, après import, se référer à l’import excel depuis la liste des ressources du service

Aller dans Ressources>Importer>Importer. Il existe 2 profils différents selon que l’on importe des e-books ou des revues. En cas de bouquet mixtes, il faut constituer 2 fichiers.

  • Import portefolios locaux – ebooks
  • Import portefolios locaux – revues

Sur le bouton action au bout de la ligne qui vous intéresse, choisir ‘Exécuter’.

Cliquer sur ‘Sélectionner le fichier’, aller chercher son fichier et cliquer sur ajouter. Alma découpe le fichier en paquet de 50 et vous affiche la liste des fichiers. S’il n’arrive pas à lire le fichier, c’est vraisemblablement qu’il n’est pas formaté correctement : vérifier le format du fichier, les intitulés de colonnes, qu’il ne reste pas de formules dans le fichier définitif.

Pour valider cliquer sur soumettre. Si tout s’est bien passée, Alma redirige vers la page ‘Suivre et visualiser les imports’. Il faut ensuite attendre la fin du traitement : cliquer sur rafraichir permet de voir l’avancée du traitement.

Pour faciliter l’association des portefolios nouvellement créés avec une collection, CZ ou locale, il est préférable de créer un lot de portefolios. A l’issue du traitement, cliquer sur le bouton action en bout de ligne correspondant au traitement achevé.

  • Rapport vous permet d’accéder à un rapport de traitement : vous pouvez y voir le nombre de notices importées, à consulter surtout en cas d’erreur
  • Cliquer sur ‘Notices importées dans IZ’

Les notices bibliographiques que vous venez d’importer sont listées, normalement avec des facettes langues, type de matériel, type de ressource et année de publication correctes. Dans l’écran de recherche avancée au-dessus changer simplement l’index ‘Tous les titres’ par ‘Portefolios électroniques’ et relancer la recherche sans modifier les autres critères. Vos portefolios sont désormais listés avec leurs facettes également. Cliquer sur ‘Enregistrer la requête’ pour créer un lot : donnez-lui le nom que vous voulez. C’est lui que vous utiliserez ensuite pour associer les portefolio à la collection qui vous intéresse via la gestion des ressources du service : import excel depuis la liste des ressources du service