Les données de coûts dans Alma

Dernière mise à jour de la documentation : 08/09/2020

Mise en ligne sur le blog : 20/05/2021

Les données financières dans Alma ne sont pas des données statiques mais des informations liées au processus d’acquisition des ressources. Pour disposer des données de coût d’une ressource, il faut donc qu’elle fasse l’objet d’une commande.

Cette page tente de recenser les différentes questions qui peuvent se poser en lien avec les acquisitions pour renvoyer vers les différentes pages concernées et de présenter de manière aussi claire que possible où sont les différentes informations.

Cette liste sera à compléter selon les retours et besoins de chacun. L’utilisation en plus des informations ci-dessous d’un code statistique de ligne de commande dédié à chaque cas peut aider à retrouver les bouquets.
Scénario décrit : je souscrit un abonnement annuel pour l’accès à un bouquet ou une base de données – cet accès n’est valable que le temps que dure mon abonnement.

C’est le cas le plus simple. Ce qu’il faut en retenir :

  • type d’accès à préciser dans la collection : ‘Actuel’
  • type d’achat : collection électronique – abonnement
  • le fournisseur de matériel sera le même que le fournisseur d’accès
  • mode d’acquisition : achat sur la plateforme du fournisseur
  • code stat : Docelec – Achat éditeur

Pour les retrouver : recherche avancée de ligne de commande avec

  • Type de ligne de commande : Egale : Collection électronique – Abonnement
  • ET Code statistique : Egale : Docelec – Achat éditeur
  • ET Mode d’acquisition : Egale : Achat sur la plateforme du fournisseur
Scénario décrit : je souscrit un abonnement annuel pour l’accès à un bouquet ou une base de données – cet accès n’est valable que le temps que dure mon abonnement. Je ne paye pas directement l’éditeur mais un agrégateur.

Le scénario n’est pas beaucoup plus complexe que le précédent, la seule différence est qu’il faut préciser un fournisseur de matériel pour l’agrégateur auprès duquel on paye et un fournisseur d’accès pour le producteur du contenu auprès duquel on gère les accès.

Ce qu’il faut en retenir :

  • type d’accès à préciser dans la collection : ‘Actuel’
  • type d’achat : collection électronique – abonnement
  • le fournisseur de matériel est celui que l’on paye
  • le fournisseur d’accès est le responsable de nos accès et de nos statistiques
  • mode d’acquisition : achat sur la plateforme du fournisseur
  • code stat : Docelec – Abonnement auprès d’un agrégateur

Pour les retrouver : recherche avancée de ligne de commande avec

  • Type de ligne de commande : Egale : Collection électronique – Abonnement
  • ET Code statistique : Egale : Docelec – Achat agrégateur
  • ET Mode d’acquisition : Egale : Achat sur la plateforme du fournisseur
Scénario décrit : je souscrit un abonnement annuel pour l’accès à un bouquet qui change tous les ans. Je garde l’accès aux années précédemment souscrites tant que je suis toujours abonné.

Je ne suis pas certaine du cas – s’il existe, c’est à tester, mais je dirais qu’il faut créer un ligne de commande chaque année par bouquet annuel et lier les lignes entre elles. La ligne 2017 sera fermée en 2018 mais le bouquet 2017 toujours actif. Il faut penser à désactiver les bouquets rétrospectifs au moment du désabonnement.

Ce qu’il faut en retenir :

  • type d’accès à préciser dans la collection : ‘Actuel et pérenne’ (?)
  • type d’achat : collection électronique – abonnement
  • le fournisseur de matériel est celui que l’on paye
  • le fournisseur d’accès est le responsable de nos accès et de nos statistiques
  • mode d’acquisition : achat sur la plateforme du fournisseur
  • code stat : Docelec – Abonnement annualisé éditeur OU Docelec – Abonnement annualisé agrégateur

Pour les retrouver : recherche avancée de ligne de commande avec

  • Type de ligne de commande : Egale : Collection électronique – Abonnement
  • ET Code statistique : Egale : Docelec – Abonnement annualisé éditeur (ou agrégateur selon ce qu’on cherche)
  • ET Mode d’acquisition : Egale : Achat sur la plateforme du fournisseur
Scénario décrit : je souscrit un abonnement annuel pour l’accès à un titre (périodique ou monographie). Cet accès ne dure que pour la durée de mon abonnement.

Théoriquement, il faudrait créer dans ce cas une ligne de commande par titre. Pour les cas où plusieurs titres sont commandés en même temps, il est possible de prévoir un profil d’import pour les collections les plus utilisés de manière à prévoir un chargement par lot des notices. Le cas n’est pas très complexe non plus, il suit le même exemple que l’abonnement d’une collection mais au niveau d’un titre. Dans ce cas, on retrouvera dans les informations du fournisseur la liste des commandes passées chaque année.

Ce qu’il faut en retenir :

  • type d’accès à préciser dans le portefolio (si différent de la collection) : ‘Actuel’
  • type d’achat : livre/périodique électronique – abonnement
  • le fournisseur de matériel le même que le fournisseur d’accès
  • mode d’acquisition : achat sur la plateforme du fournisseur
  • code stat : Docelec – Achat éditeur OU Docelec – Achat agrégateur, selon le cas

Pour les retrouver, recherche avancée de ligne de commande :

  • Type de ligne de commande : Egale : Livre électronique – Abonnement OU Périodique électronique – Abonnement
  • ET Code statistique : Egale : Docelec – Achat éditeur (ou agrégateur selon ce qu’on cherche)
  • ET Mode d’acquisition : Egale : Achat sur la plateforme du fournisseur
Scénario décrit : j’achète l’accès à un titre (périodique ou monographie). Cet accès dure au-delà de mon abonnement. Des frais de plateforme peuvent venir s’ajouter à mon coût d’achat.

C’est le même cas que précédemment, sauf que le type d’accès est pérenne et qu’il s’agit d’un achat ponctuel et plus d’un abonnement.

Ce qu’il faut en retenir :

  • type d’accès à préciser dans le portefolio (si différent de la collection) : ‘Pérenne’
  • type d’achat : livre/périodique électronique – achat ponctuel
  • le fournisseur de matériel le même que le fournisseur d’accès
  • mode d’acquisition : achat sur la plateforme du fournisseur
  • code stat : Docelec – Achat éditeur Ou Docelec – Achat agrégateur

Pour les retrouver, recherche avancée de lignes de commande

  • Type de ligne de commande : Egale : Livre électronique – Achat ponctuel OU Périodique électronique – Achat ponctuel
  • ET Code statistique : Egale : Docelec – Achat éditeur (ou agrégateur selon ce qu’on cherche)
  • ET Mode d’acquisition : Egale : Achat sur la plateforme du fournisseur
Scénario décrit : j’achète l’accès à un bouquet de titres. Cet accès dure au-delà de mon abonnement. Des frais de plateforme peuvent venir s’ajouter à mon coût d’achat.

Ce qu’il faut en retenir :

  • type d’accès à préciser dans la collection : ‘Pérenne’
  • type d’achat : collection électronique – achat ponctuel
  • le fournisseur de matériel est celui que l’on paye
  • le fournisseur d’accès est le responsable de nos accès et de nos statistiques
  • mode d’acquisition : achat sur la plateforme du fournisseur
  • code stat : Docelec – Achat éditeur ou agrégateur selon les cas

Pour les retrouver : recherche avancée de ligne de commande avec

  • Type de ligne de commande : Egale : Collection électronique – Achat ponctuel
  • ET Code statistique : Egale : Docelec – Achat agrégateur ou éditeur
  • ET Mode d’acquisition : Egale : Achat sur la plateforme du fournisseur
Scénario décrit : je souscrit un abonnement à un bouquet – au bout d’un temps donné, tout ou partie de mon coût d’abonnement est transformé en achat. Une partie des titres garde donc l’accès pérenne et je perd l’accès au reste des titres.

Pour rendre compte de cette réalité, je procéderais de la façon suivante : création d’une commande de type abonnement au niveau du bouquet dont le montant correspondra à l’issue des opérations à la somme non-utilisable pour les achats en fin d’exercice (peut être à 0 si l’ensemble de la facture est converti en achat). Puis création, au moment du choix des titres d’une commande ‘classique’ par import pour l’ensemble des titres (on aura donc des achats titre à titre avec le détail des coûts) mais toutes associées avec la ligne de commande d’abonnement d’origine. Un groupement manuel de toutes ces lignes dans une seule commande peut également permettre de gérer la facture en une seule fois et d’ajuster les montants.

Caractéristiques de la commande globale

  • type d’accès à préciser dans la collection : ‘Actuel et pérenne’
  • type d’achat : collection électronique – achat ponctuel
  • le fournisseur de matériel sera le même que le fournisseur d’accès ou pas selon les cas
  • mode d’acquisition : plan d’approbation
  • code stat : Docelec – Achat éditeur (ou agrégateur selon les cas)

Caractéristiques des commandes de titres

  • type d’accès à préciser dans le portefolio : ‘Pérenne’
  • type d’achat : livre/périodique électronique – achat ponctuel
  • le fournisseur de matériel sera ou non le même que le fournisseur d’accès
  • mode d’acquisition : plan d’approbation
  • code stat : Docelec – Achat éditeur ou agrégateur selon les cas

Pour retrouver les bouquets acquis de cette manières, recherche avancée de lignes de commande :

  • Type de ligne de commande : Egale : Collection électronique – Achat ponctuel
  • ET Code statistique : Egale : Docelec – Achat agrégateur ou éditeur
  • ET Mode d’acquisition : Egale : Plan d’approbation

Pour retrouver les titres acquis de cette manière, recherche avancée de lignes de commande :

  • Type de ligne de commande : Egale : Livre/périodique électronique – Achat ponctuel
  • ET Code statistique : Egale : Docelec – Achat agrégateur ou éditeur
  • ET Mode d’acquisition : Egale : Plan d’approbation
Scénario décrit : je souscrit un abonnement annuel pour l’accès à un bouquet ou une base de données. Je fais partie d’un groupement de commande et m’acquitte donc de la facture auprès du gestionnaire du groupement – prise en compte nécessaire des frais liés au groupement.

Il existe à ma connaissance 2 hypothèses pour ces cas spécifiques :

  • utiliser un fournisseur générique groupement de commande par lequel nous aurions une visibilité de tous les GP
  • créer un fournisseur spécifique pour chaque porteur de groupement.

Dans tous les cas, il faut suivre les indication achat agrégateur car le fournisseur auprès duquel on paye n’est pas le fournisseur auprès duquel on gère la plateforme.

Suggestion : dans le code stat primaire, un code ‘Achat GP’ en plus des ‘Achat éditeur’ et ‘Achat agrégateur’ est aussi possible.

Pas de traitement ici du cas où nous sommes porteur du groupement de commande – sauf avis contraire, Alma n’a pas vraiment vocation à gérer la trésorerie entrante et sortante.
Scénario décrit : le scoop paye pour le réseau un abonnement annuel à une ressource. Le sujet ici est de voir comment j’accède aux informations qui me concerne sur cette transaction.
Encore en cours de traitement.
Scénario décrit : pour plusieurs des cas évoqués ci-dessus, il peut y avoir outre le coût de la ressource des frais supplémentaires, comment les faire figurer dans Alma.

L’endroit le plus indiqué pour les frais supplémentaires d’une commande me semble être la facturation. Il est possible d’ajouter au moment de la réalisation de celle-ci des lignes correspondant à ce genre de frais. Dans l’onglet ‘Lignes de facture’, il est alors possible d’ajouter une ligne ‘Frais de gestion’ (il est possible de prévoir plusieurs types différents de lignes supplémentaires).

Scénario décrit : bien que mon abonnement soit arrêté, j’accède toujours à une ressource, moyennant des frais de plateforme. Comment le matérialiser.

La proposition que j’imagine consiste à gérer ce type d’achat comme un achat pérenne avec une ligne de commande de type achat ponctuel. On créera cependant également une commande de type abonnement au niveau collection qui permet de faire figurer uniquement les frais de plateforme.

Caractéristiques de la commande de frais :

  • type d’achat : Service d’accès – Abonnement
  • le fournisseur de matériel sera ou non le même que le fournisseur d’accès
  • mode d’acquisition : Achat sur la plateforme de l’éditeur
  • code stat : Docelec – Frais de plateforme

Pour retrouver les collections qui ont ce type de frais, il faut chercher les lignes de commande en mode avancée :

  • Type de ligne de commande : Egale : Service d’accès – Abonnement
  • ET Code statistique : Egale : Docelec – Frais de plateforme
  • ET Mode d’acquisition : Egale : Achat sur la plateforme de l’éditeur
Non exploré pour le moment – à tester le moment venu.
Liste des cas à vérifier.

La TVA dans Alma ne se gère pas au niveau de la commande mais au niveau de la facturation. Tous les cas détaillés ci-dessous supposent la saisie d’un prix catalogue à la commande correspondant au montant effectivement à payer par l’établissement (donc TTC quand il y a de la TVA et qu’elle est à notre charge.)

Scénario : coût unique pour une ressource avec une TVA connue et payée par nos soins – pas de frais supplémentaires sur la ressource.

Comment remplir le tableau de l’onglet ‘Résumé’ de la facture

  • TVA par ligne de facture ⇒ décocher
  • TVA % OU Montant ⇒ indiquer le taux de TVA ou le montant de TVA de la facture
  • Type de TVA ⇒ inclusif
  • Utilisé à partir du fonds ⇒ cocher

Résultat :

  • Chaque ligne se verra appliquée le taux de TVA indiquée
  • La TVA est comprise dans le prix indiqué de chaque ligne
  • Le montant de la TVA est disponible dans le détail pour chaque ligne
  • La TVA est payée sur le même budget que chaque ligne de commande
  • Le prix total est TTC
Scénario : la ressource est exemptée de TVA ou nous la payons pas et n’avons pas besoin de la connaître.

Comment remplir le tableau de l’onglet ‘Résumé’ de la facture

  • TVA par ligne de facture ⇒ décocher
  • TVA % ⇒ indiquer 0
  • Type de TVA ⇒ inclusif
  • Utilisé à partir du fonds ⇒ cocher

Résultat :

  • Chaque ligne se verra appliquée un taux de TVA à 0%
  • Le prix total correspond au HT
Scénario : un taux de TVA s’applique théoriquement à la ressource mais j’en suis exempté.

Comment remplir le tableau de l’onglet ‘Résumé’ de la facture

  • TVA par ligne de facture ⇒ décocher
  • TVA % OU Montant ⇒ indiquer le taux de TVA ou le montant de TVA de la facture
  • Type de TVA ⇒ inclusif
  • Utilisé à partir du fonds ⇒ décocher

Résultat :

  • Chaque ligne se verra diminuée du taux de TVA indiquée (la commande a été saisie en TTC)
  • La TVA est rassemblée dans une ligne d’ajustement
  • Le montant de la TVA est disponible dans le détail pour chaque ligne
  • La TVA n’est pas imputé sur une ligne budgétaire
  • Le prix total affiché correspond au TTC
Non traité pour le moment – dans l’idée, il faudrait indiquer la TVA comme pour du TTC et utiliser une ligne de facture supplémentaire du type ajustement correspondant au reversement de TVA dont on bénéficie.
Scénario : ma ressource comprend plusieurs lignes de commande (plusieurs titres) ou plusieurs lignes de facture (frais de plateforme ou de gestion) avec des taux de TVA différents. Je paye ces TVA.

Comment remplir le tableau de l’onglet ‘Résumé’ de la facture

  • TVA par ligne de facture ⇒ cocher
  • TVA % OU Montant ⇒ ne rien mettre (se calculera tout seul)
  • Type de TVA ⇒ inclusif
  • Utilisé à partir du fonds ⇒ reste coché par défaut

Résultat :

  • Il faut aller saisir dans chaque ligne de facture le taux de TVA à appliquer
  • Le montant de la TVA est disponible dans le détail pour chaque ligne
  • La TVA est imputée sur le même budget que la commande
  • Le prix total affiché correspond au TTC
Remarque : dans ce cas-là, il n’est pas possible d’indiquer une TVA théorique que l’on ne paye pas.

Petit point rapide sur la notion de fournisseur dans Alma. Un fournisseur n’est pas nécessairement uniquement un prestataire auprès de qui l’on paye. Dans le cas de la gestion de la documentation électronique, il faut distinguer 3 types de fournisseurs distincts :

  • le fournisseur de matériel : c’est l’identité de l’émetteur de la facture, celui que l’on paye – on y stocke le compte fournisseur qui comprend des informations liées aux achats tels que les pourcentage de remise ou les délais attendus de mise en service
  • le fournisseur d’accès : c’est l’opérateur qui administre la plateforme d’accès à la ressource – on y stocke les interfaces des ressources qui permettent de consigner les informations d’administration de nos accès, c’est aussi le compte fournisseur depuis lequel on charge des données statistiques
  • le concédant de licence : c’est celui qui signe la licence d’utilisation de la ressource, il peut être identique ou différent des deux autres

C’est le cas le plus simple : le fournisseur de matériel et le fournisseur d’accès sont une seule et même entité. Dans la ligne de commande, il faut toutefois préciser les 2 informations :

  • le compte du fournisseur que l’on choisit pour passer la commande
  • le fournisseur d’accès ⇒ attention, dans le cas d’une collection de la CZ, il faut s’assurer alors que le fournisseur en question possède bien une interface portant le nom d’interface renseignée dans la collection
Il n’est pas possible d’avoir 2 interfaces portant le même nom dans 2 fournisseurs différents.

Dans ce cas, on sélectionnera au moment de la ligne de commande 2 identités différentes.

Cela fonctionne comme pour un agrégateur : il est possible alors de prévoir soit un fournisseur par porteur de GC soit un fournisseur générique GC avec des comptes pour chaque porteur.