Publier une notice de collection

Dernière mise à jour de la documentation : 08/09/2020

Mise en ligne sur le blog : 20/05/2021

Dans Alma, chaque collection peut être associée à une notice électronique. Il faut distinguer plusieurs cas selon le type de ressource.

2 caractéristiques sont nécessaires pour qu’une collection électronique de type base de données soit publiée :

  • une notice bibliographique non supprimée de la publication
  • une URL de niveau collection

⇒ ces deux points suffisent à indiquer que la collection est disponible

La suppression de la publication de la notice suffit à rendre la collection grisée (voir Saga Web dans la base de test – 6/12/2018) dans la liste des résultats Alma – toutefois, elle n’apparaîtra pas dans une recherche des collections indisponibles.

Pour un bouquet, le fonctionnement est similaire mais n’influe pas sur la disponibilité du bouquet. Une collection avec un service actif contenant au moins un portefolio actif est considérée comme active.

Les conditions de bon fonctionnement du service de niveau collection sont les mêmes que pour les collections de type base de données :

  • une notice bibliographique publiée (au niveau de la Network)
  • une URL d’accès bien renseignée (sinon, on tombe sur une page sans lien d’accès dans Babord+)

Il est possible de faire ce choix à 2 étapes de la vie de la collection :

  • au moment de l’activation, en décochant la case ‘Marquer Bib comme supprimée de la publication’ voir Activation d’une collection
  • à n’importe quel moment en dépubliant la notice depuis l’éditeur de métadonnée
    • depuis une recherche de collection > cliquer sur ‘Notice descriptive’ puis sur Editer
    • OU depuis la collection elle-même en mode édition > cliquer sur le titre de la ressource en haut de page puis sur Editer
    • dans l’éditeur de métadonnées : Outils > Editer les tags de gestion > Décocher la case ‘Supprimer de la publication’
    • quitter l’éditeur (sauvegarde impossible d’une notice de la CZ) ou enregistrer et quitter pour une notice locale

Dans notre structuration en réseau, nous connaissons encore quelques problèmes de gestion de la publication et de la dépublication centralisée des notices. Chaque publication/dépublication faite au niveau d’une institution doit être répliquée au niveau de la zone réseau pour devenir opérationnelle dans Babord+. Cette réplication n’est pour le moment pas automatique et nécessite une grande vigilance. Lorsque nous sommes plusieurs à utiliser une même notice, il faut s’assurer de l’accord de tous avant de la dépublier.

Vous pouvez voir si d’autres établissements utilisent la notice : autre établissement utilisant la même notice. Vous pourrez voir également via cet écran si la notice est ou non publiée dans le réseau : si un oeil barré est sur la notice dans cette vue, vous pouvez être certain que la notice est dépubliée, sinon, c’est qu’elle est visible.

Actuellement, le SCOOP procède de façon irrégulière à des contrôles et des réplications manuelles de ces désactivations. Un travail est en cours pour améliorer ce dispositif.