Les notices liées : Configuration des liens entre notices pour l’inventaire physique

Dernière mise à jour de la documentation : 10/09/2020

Mise en ligne sur le blog : 20/05/2021

Alma permet d’établir un lien à partir d’une notice de dépouillement un lien vers l’inventaire de la notice hôte des exemplaires. Ces liens sont établis à partir des notices contenant les champs Unimarc suivants.

410 Appartient à la collection
423 Est publé avec
461 Dans
462 Sous-ensemble
463 Comprend / Dans
464 Contient

Le lien vers la notice bibliographique est établi à partir du PPN présent dans le champ 4## ($1 commence par 001 dans Alma , $0 dans le SUDOC)

Le lien peut être établi :

  • d’une notice bibliographique vers une autre notice bibliographique
  • d’une notice bibliographique vers un exemplaire lié à une autre notice bibliographique
⏰ La liaison entre notices n’est effective qu’après l’exécution du service MMS – Construire des relations d’enregistrement. Ce service est lancé chaque jour à 23h00
Pour qu’une liaison soit établie il est nécessaire que les deux notices soient présentes dans la même institution. Il est donc nécessaire que la notice de dépouillement soient liées à minima à une notice holding.

Cliquer sur Autres détails puis cliquer sur le nombre sous notices liées.

La liste des notices liées s’affiche avec la nature de la relation.

Cliquer sur Outils>Bibliographique MARC>Notices liées.

La liste des notices liées s’affiche dans la fenêtre de droite. Les titres des documents n’apparaissent pas lorsque la notice est en Unimarc. Un ticket a été ouvert auprès du prestataire.

Ce type de lien concerne des notices de monographies et des notices de parties composantes

  • Notices de monographies + 461 = Numéros thématiques
  • Notices de partie composante (008 = asx dans le SUDOC / position 6&7 du label = “aa” dans Alma) + 463 $x (présence d’un ISSN) = Notices d’articles

Sur la notice de dépouillement

Au niveau bibliographique

Le lien vers le fascicule est établi par l’ajout d’un ou plusieurs sous champs $v à la zone de lien. Chaque $v doit être préfixé par le libellé précisant sur quel élément d’identification est établi le lien. Utilisez :

  • yr: pour l’année
  • no: pour le volume ou le code à barre
461    $t Notes et études documentaires - Documentation française $x 0029-4004 $v no: 5112 $v yr: 2000 $1 001(PPN)001037595 $5 33PUDB
    461    $t Notes et études documentaires - Documentation française $x 0029-4004 $v no: 0BXD0345750 $v yr: 2000 $1 001(PPN)001037595 $5 33PUDB

Afin d’empêcher l’écrasement de la 461 modifiée par une mise à jour SUDOC il est nécessaire d’ajouter un champ $533PUDB permettant l’identification du champ lors de l’application de la règle de fusion.

Il est tout à fait possible de répéter la 461 dans le cas par exemple où une des bibliothèques a reliée plusieurs fascicules en un seul volume. Le lien pourra alors être fait au code-barre. Ex : (PPN)051633558 et cb 0BXD0345750
Au Niveau de l’inventaire

Afin que la notice soit présente dans l’institution, il est nécessaire qu’elle soit liée à une notice holding. La bibliothèque responsable de la création de la notice de dépouillement ou de sa redescente du SUDOC créera une holding pour cette localisation factice. Il n’est en revanche pas nécessaire de créer un exemplaire.
Cette holding devra être masquée de la publication afin que seul la localisation réelle soit présentée aux usagers. Pour ce faire le SCOOP propose deux solutions :

  • Chaque bibliothèque peut disposer d’une localisation dédiée configurée pour ne pas être affichée à la découverte.
  • La holding peut être masquée individuellement

Les deux modes de gestion peuvent coexister dans le réseau. Le SCOOP se tient à la disposition du réseau pour la création de nouvelles localisations dédiées.

Sur la notice de dépouillement

Il est nécessaire de s’assurer que les informations d’énumération et de chronologie concorde bien avec les informations saisies en $v de la zone de lien.

Proposition d’une procédure pour le traitement courant

  1. Dans le SUDOC
    • Le catalogueur crée ou se localise sous la notice de dépouillement
  2. Dans Alma
    • Il rapatrie la notice via z39-50
    • Il modifie la 461 ou la 463 en qualifiant les éléments d’identification du fascicule
    • Il créé une holding sous la notice dans une localisation factice ou il masque cette dernière

Traitement de l’existant

La mise en place des liens au fascicule pour les notices d’article ou de numéro thématique existantes dans le système nécessite :

  1. la modification des champs 461/463
  2. le masquage de la holding factice et la suppression de l’exemplaire
  3. la reprise des informations d’identification du fascicule dans l’exemplaire lié au périodique.

Malheureusement, un traitement automatisé des 461/463 n’est pas envisageable car le contenu des champs 46# $v n’est pas normalisé.
Le SCOOP a extrait la liste des notices de numéro thématique et d’article et les bibliothèques qui en sont localisées à la fois sous la notice de dépouillement et sous la notice maitre (Afin d’exclure l’achat isolé d’un numéro spécial ex. (PPN)051633558 pour le STAPS). La liste est accessible à cette adresse : https://nuxeo.u-bordeaux.fr/nuxeo/nxdoc/default/87d12c0b-cba7-4b4d-be34-9e7bdeccd38c/view_documents

Ce lien concerne les notices de parties composantes d’imprimés à l’exclusion des notices d’articles. Le lien est automatiquement réalisé via le PPN saisi en 4## $1 (i.e. 4## $0 dans le SUDOC). Aucune intervention n’est nécessaire sur la notice bibliographique. Il faut juste s’assurer que l’inventaire factice lié à cette notice soit bien masqué à la publication.

En cas de suppression d’un fascicule de périodique lié à une notice d’article ou de numéro thématique. Aucune alerte n’est générée.
En cas de suppression de la notice d’un document hôte lié à une partie composante depuis l’editeur de métadonnée, une alerte est générée par le système.

Si la suppression de la notice est réalisée depuis la suppression de l’inventaire, le programme qui gère le nettoyage des notices dans la zone réseau, bloquera la suppression et générera une alerte.

https://pudb-primosb.hosted.exlibrisgroup.com/primo-explore/fulldisplay?docid=33PUDB_Alma_Unimarc7155653100004671&context=L&vid=33PUDB_UB_VU1&search_scope=catalog_pci&tab=default_tab&lang=fr_FR
Une note (c.uresolver.getit2.holding_list.related_holdings ) permet d’informer le lecteur que le document appartient à un ensemble plus large. Mais l’usager devra cliquer sur la bibliothèque pour pouvoir accéder aux informations relatives à l’exemplaire. En l’état le service souffre d’un gros problème d’ergonomie.

Le groupe propose :

  1. De modifier le message “Collection liée” en “Cliquer sur la bibliothèque pour accéder à l’exemplaire”
  2. Supprimer l’état de collection ou à minima le préfixer et remonter la note sous le lien vers l’exemplaire.

Le SCOOP va essayer de mettre en œuvre ces propositions