Purge des lecteurs

Dernière mise à jour de la documentation : 18/05/2021

Mise en ligne sur le blog : 20/05/2021

Avant de lancer une procédure de purge, il faut s’assurer des points suivants :

  • La configuration de la conservation des données. Cette condition est à vérifier et à confirmer lors de la première purge. C’est ensuite un paramètre qui s’appliquera tout le temps. Voir la documentation plus bas.
  • les comptes à purger doivent être des comptes expirés à la date de la purge.
  • les comptes à purger ne doivent plus avoir de prêts en cours sinon ils ne pourront pas être supprimés. En revanche les blocages ne sont pas bloquants pour la purge
Prévoir une analyse pour vérifier qu’il n’y ait pas de comptes avec des prêts en cours

Etape 1 : créer le lot utilisateurs

Objectif de cette étape : créer un lot d’utilisateurs sur lesquels on va pouvoir appliquer un traitement afin d’indiquer que ce sont des comptes à supprimer et une date d’élimination. Ces deux données vont permettre la purge automatique

A partir de la recherche dans Alma

Depuis la recherche avancée sur l’environnement “Utilisateurs”, filtrer sur la “Date d’expiration” :

Sur la page de résultats, cliquer sur “Enregistrer la requête” pour créer le lot :

Un formulaire s’ouvre :

  1. donner un nom au lot
  2. ajouter une description (facultatif)
  3. ajouter une note (facultatif)
  4. indiquer si le lot est “privé” ou “public”: le lot sera disponible uniquement pour l’utilisateur qui l’a créé (“privé”) ou pour tous les utilisateurs d’Alma (“public”)
  5. cocher le statut “actif” afin que l’on puisse appliquer un traitement à ce lot

Une fois le formulaire saisi, cliquer sur le bouton “Enregistrer”

A partir d’un fichier analytics

Aller dans Analytics depuis la NZ.

Créer une analyse depuis le domaine “Users”

Sélectionner les critères suivants :

  • Primary identifier : c’est de cette information qu’Alma a besoin dans le fichier pour créer le lot et pour exécuter un traitement (et uniquement de cette information)
  • Expiry date : filtrer sur ce critère en fonction de la purge à effectuer (nous serons à priori sur un filtre du type < ou <ou= à la date limite de purge)

Extraire le fichier au format excel :

Ouvrir le fichier excel :

Remplacer l’entête “Primary identifier” par “USERNAME” :

Aller dans Alma sur la page de création de lots : Alma/Admin/Gérer les traitements et les ensembles/Gérer les jeux

Sur la page qui s’ouvre, cliquer sur “Ajouter un jeu” et choisir “Exemplarisé” :

Le formulaire suivant s’affiche :

  • donner un nom au lot
  • ajouter une description (facultatif)
  • ajouter une note (facultatif)
  • choisir le type de contenu “utilisateur”
  • indiquer si le lot est “privé” ou “public”: le lot sera disponible uniquement pour l’utilisateur qui l’a créé (“privé”) ou pour tous les utilisateurs d’Alma (“public”)
  • cocher le statut “actif” afin que l’on puisse appliquer un traitement à ce lot

Puis ajouter le fichier excel extrait d’Analytics en cliquant sur fichier :

Une fois le fichier ajouté, cliquer sur le bouton “Enregistrer” :

Etape 2 : modifier les comptes à purger

C’est l’étape avant la purger les comptes il faut :

  • les tagguer pour dire qu’ils sont à purger : l’opération consiste à modifier le groupe utilisateur en “Compte à supprimer”
  • renseigner une date d’élimination : ce critère va également permettre d’opérer la purge. Pour cela il est conseillé de fixer une date d’élimination antérieur d’1 mois à la date du jour

Aller dans les traitements par lot dans Alma : Alma/Gérer les traitements et les ensembles/Exécuter un traitement

Dans la liste des traitements, choisir le traitement “Mettre à jour/Notifier Utilisateurs”. S’il faut filtrer sur le type de traitement “Utilisateurs” :

Cocher le bouton et cliquer sur “Suivant” :

Sur la page suivante, choisir le lot à purger créé précédemment et cliquer sur “Suivant” :

La page de paramétrage du traitement s’ouvre :

  1. renseigner la date d’élimination : choisir une date antérieure d’un mois à la date du jour
  2. choisir le groupe utilisateur “Compte à supprimer”

Cliquer sur le bouton “Suivant”.

La page suivante récapitule le traitement à effectuer et cliquer sur le bouton “Soumettre” :

Un message de confirmation s’affiche. Cliquer sur “Confirmer” :

A la fin du traitement, un mail récapitulatif est envoyé. Il également possible de suivre l’exécution du traitement depuis le menu : Alma/Suivre des traitements.

Etape 3 : purger les comptes expirés

Les comptes ont maintenant été identifiés pour être purgés. La 3ème et dernière étape consiste donc à exécuter la purge.

Aller dans Alma/Admin/Gestion des utilisateurs/Eliminer les enregistrements utilisateur

Sur la page suivante, cliquer sur le bouton “Ajouter un traitement” :

Un petit formulaire s’ouvre :

  1. choisir le type de d’enregistrement utilisateur (obligatoire) : pour les comptes lecteurs, le type d’enregistrement est “Public”
  2. choisir le groupe utilisateur : sélectionner “Compte à supprimer” car c’est ainsi que les comptes à purger ont été identifiés
  3. Saisir le chiffre “1” dans le seuil d’annulation. C’est une préconisation d’Ex Libris

Cliquer sur “Ajouter et fermer”.

Un message de confirmation s’affiche. Cliquer sur “Confirmer” :

A la fin de la purge, un mail de rapport de purge est envoyé à l’utilisateur. Il également possible de suivre l’exécution du traitement et sa finalisation depuis le menu : Alma/Suivre des traitements.