Structuration des rapports mis à disposition

Dernière mise à jour de la documentation : 10/02/2021

Mise en ligne sur le blog : 20/05/2021

Cette page fait état de la proposition de rangement faite par Sandrine Berthier en décembre 2020 – janvier 2021

L’objectif est de tirer partie de la mise en place d’un dossier partagé au niveau network par la version de novembre 2020. Le dossier partagé Bordeaux NZ 33PUDB_NETWORK est désormais visible depuis l’ensemble des institutions. Attention toutefois, les rapports qu’il contient ne sont éditable que depuis la Network, ils sont seulement consultables dans les autres institutions.

L’idée est d’utiliser ce dossier. Le travail entamé a porté sur 2 sous-dossiers uniquement

  • prod : qui contient l’ensemble des dossiers et rapports
  • widget : qui contient les rapports de mise à disposition
L’ensemble des contenus des autres dossiers, y compris le dossier community, n’a pas été modifié. Il conviendra sans doute d’y faire un peu de ménage.

La proposition générale d’organisation vise à limiter le nombre d’objets analytique dans les environnements en groupant dans des rapports thématiques les liens vers les rapports réels. Les deux dossiers se répondent donc avec dans le premier une arborescence en dossier : chaque dossier correspond à une thématique sauf le dossier technique qui rassemble des rapports de filtre utiles, des colonnes enregistrées etc… À chacun de ces dossiers répond un tableau dans le dossier widget : c’est uniquement ce rapport qui est mis à disposition.

  • acquisitions
  • collections (y compris les thèses)
  • covid (pour les rapports dédiés au suivi de l’activité en période covid)
  • direction (quelques indicateurs généraux qui m’avaient été demandés par David)
  • docelec
  • esgbu : dossier non-retravaillé, ce n’est qu’une copie de ce que j’avais fait l’an passé
  • périos
  • scoop : les rapports qui ne servent qu’à nous, notamment les contrôles d’anomalie ou l’édition des facturations à faire
  • services au public (le tableau de bord là non plus n’a pas été revu en profondeur)
  • staf : lié aux acquisitions, c’est le tableau de bord de suivi fait pour Chloé pour l’expérimentation suivi dans le domaine SH (mais il est exploitable pour d’autres domaines) – spécifique UB
  • travaux : pour les rapports d’analyse demandé pour les suivis de travaux de l’UB et d’UBM

Tous les objets analytiques accessibles dans les environnements institutions ont été copiés et/ou ajustés dans cet environnement, à l’exception de la liste suivante

  • usage d’un document physique : sans doute à supprimer, le rapport détaillé sur un titre produit par Alexandre et accessible par lien interne dans la plupart des listes est plus juste et plus utile
  • les rapports sur requête spécifiques à BxSA
  • les rapports de l’environnement network spécifiques au SCOOP

Dans chaque institution, un Raccourci vers le dossier widgets a été créé dans le dossier de l’institution. C’est lui qui permet d’accéder aux rapports dans Alma.

Dans Alma, pour chaque institution, une série d’objet a été créé. Il y a 2 objets par thème : un de type widget et un de type rapport. Ces objets ne sont pour le moment accessibles qu’aux administrateurs, ils sont à publier quand ce sera utile à la place de la liste actuelle. L’idée sous-jacente était de ne plus créer de nouveaux rapports mais d’alimenter ceux-ci.

En clair, une fois ces rapports rendus accessibles, on ne devrait plus avoir à créer de nouveaux objets, sauf à créer une nouvelle thématique.

Pour continuer à travailler, le travail se fait en 2 étapes

  • création du rapport proprement dit
  • alimentation du rapport de liste

Une recommandation seulement sur ce sujet : créer le rapport dans le dossier correspondant à la thématique où on va le publier. Autant que possible, grouper les rapports d’un même tableau de bord dans un dossier pour plus de clarté. J’encourage également à utiliser le dossier technique pour tous les rapports de filtres, filtres et colonnes qui peuvent être communs à plusieurs rapports.

Le rapport de liste intitulé rappot-widget-thématique est un peu particulier : il ne contient pas de données. C’est une requête sur l’institution dont on exploite pas les résultats. Seul l’onglet résultat nous intéresse et pas l’onglet critères.

Le rapport peut contenir 1 ou plusieurs vues de type texte statique. Ce sont des contenus à éditer en html. Ils ont tous la même structure :

  • le titre de la section dans une balise de titre de niveau 3 (h3)
  • une liste à puce (ul) contenant un item par rapport
  • pour chaque item un lien hypertexte vers le rapport

La principale difficulté vient de la construction du lien. Ce sont des liens directs, qui affichent le rapport ou le tableau de bord seul, sans les boutons de commande d’analytique. La structure des liens est la suivante

Pour obtenir le chemin d’accès à copier, je vous invite à aller le copier-coller dans la barre d’adresse en édition.

  • pour un rapport : tout ce qui se trouve entre &path= et #results (ou #advancedTab ou #prompts ou #criteria)
  • pour un tableau de bord : tout ce qui se trouve après &PortalPath=