Holding et localisations Sudoc

Dernière mise à jour de la documentation : 16/09/2020

Mise en ligne sur le blog : 20/05/2021

Dans le cadre de la réflexion menée avec l’ABES concernant l’articulation entre le Sudoc et Alma, une proposition a été faite de travailler au niveau des notices holding pour la synchronisation avec les localisations Sudoc. Cette option devrait permettre à terme de ne plus travailler sur les localisations dans le Sudoc mais uniquement dans notre environnement Alma pour mise à disposition du Sudoc ensuite. En travaillant au niveau de la holding, il est possible de proposer un mapping global pour les monographies comme pour les périodiques.

Sur le principe d’articulation : un entrepôt OAI-PMH serait mis à la disposition de l’ABES. Cet entrepôt comprendrait toutes les notices Alma comprenant une zone 035 avec un $a du type (PPN)XXXXXXXXX avec l’ensemble de ses localisations. Le format reste a confirmer, une orientation vers du MARC-XML est pour l’instant privilégié. Sur le principe, l’établissement est responsable de la mise en place dans Alma du profil d’export permettant de transformer ses notices holdings en localisation Sudoc.

A intervalle régulier (quotidien ?), l’ABES irait moissonner cet entrepôt pour identifier toutes les notices ayant connu un changement depuis la dernière interrogation. Pour chaque notice ainsi collectée, une mise à jour des localisations existantes par écrasement aura lieu. Ainsi :

  • Si aucune localisation n’existait auparavant dans le Sudoc : les localisations sont créées ;
  • Si autant de localisations sont fournies qu’il en existait dans le Sudoc : les localisations existantes sont effacées et les données remplacées par celles en provenance d’Alma (sans changement de l’EPPN 1) ;
  • Si davantage de localisations sont fournies qu’il n’en existait dans le Sudoc : les premières localisations sont effacées et les données remplacées par celles en provenance d’Alma et autant de nouvelles localisations sont créées que nécessaires ;
  • S’il y a davantage de localisations dans le SUDOC que fournies par Alma : les premières localisations sont effacées et les données remplacées par celles en provenance d’Alma et les localisations surnuméraires sont supprimées ;
  • Si aucune localisation n’est transmise avec la notice, les localisations du SUDOC sont supprimées

Documents de référence utilisés :

Mapping (voir fichier excel): mapping_marc_21_holding_et_sudoc_exemplaire.xlsx

Avant toute opération de lancement des synchronisations, il faut mettre à jour les données Alma initiales avec les données du SUDOC. A partir des 930 et des 955 existantes…

A cette étape, il faudra mettre en cohérence les états de collection qui ne le sont pas dans les deux systèmes…

Pour les champs EXXX, un travail d’identification des cas de multiples exemplaires sera nécessaire pour vérifier quelle holding doit porter l’information.

  • ne garder que le PPN en 001 sans le préfixe

Voir le tableau de correspondance ci-dessus.


1) l’EPPN est l’identifiant de l’exemplaire dans le Sudoc