	{"id":18651,"date":"2024-03-22T09:33:49","date_gmt":"2024-03-22T08:33:49","guid":{"rendered":"https:\/\/rebub.u-bordeaux.fr\/?page_id=18651"},"modified":"2024-04-26T09:30:44","modified_gmt":"2024-04-26T07:30:44","slug":"importer-un-fichier-de-portefolios-locaux","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/rebub.u-bordeaux.fr\/index.php\/alma\/procedures\/documentation-electronique\/portfolios-collections\/importer-un-fichier-de-portefolios-locaux\/","title":{"rendered":"Importer un fichier de portfolios locaux"},"content":{"rendered":"<div id='wpig-floatingbar' class='wpig-floatingbar'><div id='wpig-switch-wrapper' class='wpig-switch-wrapper'><span id='wpig-floating-switch' class='wpig-floating-switch'><img src='https:\/\/rebub.u-bordeaux.fr\/wp-content\/plugins\/sticky-toc-advance-table-of-contents\/\\assets\\menu.png'><\/span><\/div><div id='wpig-contents' class='wpig-contents  wpig-sidebar-widget wpig-style-3'><span class='wpig-headline'>Table des mati\u00e8res<span><a data-action='show' class='wpig-btn-toggledisplay'>[ Show ]<\/a><\/span><\/span><!-- Table of Contents --><div id='wpig-table-of-content' class='wpig-table-of-content'><ol><li class='principe'><a href='#principe'>Principe<\/a><\/li><li class='mise_en_forme_du_fichier'><a href='#mise_en_forme_du_fichier'>Mise en forme du fichier<\/a><\/li><li class='import'><a href='#import'>Import<\/a><\/li><li class='creation_du_lot_de_portefolios'><a href='#creation_du_lot_de_portefolios'>Cr\u00e9ation du lot de portefolios<\/a><\/li><\/ol><\/div><!-- END OF Table of Contents --><\/div><\/div><p><div id='wpig-contents' class='wpig-contents  wpig-sidebar-widget wpig-style-1'><span class='wpig-headline'>Table des mati\u00e8res<span><a data-action='show' class='wpig-btn-toggledisplay'>[ Show ]<\/a><\/span><\/span><!-- Table of Contents --><div id='wpig-table-of-content' class='wpig-table-of-content' ><ol><li class='principe'><a href='#principe'>Principe<\/a><\/li><li class='mise_en_forme_du_fichier'><a href='#mise_en_forme_du_fichier'>Mise en forme du fichier<\/a><\/li><li class='import'><a href='#import'>Import<\/a><\/li><li class='creation_du_lot_de_portefolios'><a href='#creation_du_lot_de_portefolios'>Cr\u00e9ation du lot de portefolios<\/a><\/li><\/ol><\/div><!-- END OF Table of Contents --><\/div><\/p>\n<div class=\"is-layout-flex wp-container-3 wp-block-columns bord-bloc-reutilisable has-background\" style=\"background-color:#ffeec2\">\n<div class=\"is-layout-flow wp-block-column is-vertically-aligned-center\" style=\"flex-basis:7%\">\n<figure class=\"wp-block-image alignfull size-full is-style-default\"><img decoding=\"async\" loading=\"lazy\" width=\"512\" height=\"512\" src=\"https:\/\/rebub.u-bordeaux.fr\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/nouvelles-idees-en-cours.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-19897\" srcset=\"https:\/\/rebub.u-bordeaux.fr\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/nouvelles-idees-en-cours.png 512w, https:\/\/rebub.u-bordeaux.fr\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/nouvelles-idees-en-cours-300x300.png 300w, https:\/\/rebub.u-bordeaux.fr\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/nouvelles-idees-en-cours-150x150.png 150w\" sizes=\"(max-width: 512px) 100vw, 512px\" \/><\/figure>\n<\/div>\n\n\n\n<div class=\"is-layout-flow wp-block-column is-vertically-aligned-center\" style=\"flex-basis:85%\">\n<p><strong>Dans quel cas utiliser cette m\u00e9thode ?<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Cette m\u00e9thode est \u00e0 r\u00e9server aux cr\u00e9ation compl\u00e8tes de portefolios, sans lien avec la CZ.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<h2 id=\"principe\" id=\"principe\" class=\"wpig-heading\">Principe<\/h2>\n\n\n\n<p>On utilise les profils d&rsquo;import pour importer des notices MARC21 via un fichier excel contenant les informations n\u00e9cessaires \u00e0 la cr\u00e9ation des portefolios. Les portefolios sont cr\u00e9\u00e9s comme des \u00e9l\u00e9ments ind\u00e9pendants, sans lien avec une collection. Il faut ensuite cr\u00e9er un ensemble \u00e0 associer \u00e0 la collection locale correspondante. (voir <a rel=\"noreferrer noopener\" href=\"http:\/\/rebub.u-bordeaux.fr\/?page_id=10862\" target=\"_blank\">Associer un lot de titre \u00e0 une collection locale<\/a>).<\/p>\n\n\n\n<h2 id=\"mise_en_forme_du_fichier\" id=\"mise_en_forme_du_fichier\" class=\"wpig-heading\">Mise en forme du fichier<\/h2>\n\n\n\n<p>Le mod\u00e8le de fichier \u00e0 utiliser est le suivant : <a href=\"https:\/\/rebub-sgbm.frama.wiki\/_media\/alma:docelec:20190514_templateportefolioelec.xls\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">20190514_templateportefolioelec.xls<\/a>. Il vous permet de g\u00e9n\u00e9rer les donn\u00e9es mais ne peut pas \u00eatre utilis\u00e9 directement.<\/p>\n\n\n\n<p>Les donn\u00e9es en rouge doivent \u00eatre remplies<\/p>\n\n\n\n<ul>\n<li><strong>colonne A<\/strong> : le code \u00e0 donner \u00e0 la collection, ce code permettra par la suite d&rsquo;identifier dans Alma l&rsquo;origine de ces notices car il est report\u00e9 dans la 035 de la notice \u21d2 utiliser le code du fournisseur quand c&rsquo;est possible<\/li>\n\n\n\n<li><strong>colonne B<\/strong> : l&rsquo;identifiant fourni par l&rsquo;\u00e9diteur ou \u00e0 d\u00e9faut un num\u00e9ro s\u00e9quentiel unique permettant d&rsquo;identifier la notice \u21d2 ce num\u00e9ro est \u00e9galement report\u00e9 en 035 et deviendra cherchable<\/li>\n\n\n\n<li><strong>colonne C<\/strong> : cette colonne ne comprend que la date du jour, il suffit de tirer la formule sur toute la hauteur du fichier d\u00e9sir\u00e9e, elle ne sert qu&rsquo;\u00e0 g\u00e9n\u00e9rer le LDR<\/li>\n\n\n\n<li><strong>colonne D<\/strong> : date de publication sur 4 chiffre, c&rsquo;est l&rsquo;\u00e9quivalent de la donn\u00e9e cod\u00e9e UNIMARC date de d\u00e9but de publication \u21d2 elle sert \u00e0 g\u00e9n\u00e9rer la 008 mais n&rsquo;est pas obligatoire<\/li>\n\n\n\n<li><strong>colonne E <\/strong>: date de fin de publication sur 4 chiffres, c&rsquo;est l&rsquo;\u00e9quivalent de la donn\u00e9e cod\u00e9e UNIMARC date de fin de publication, pour les monographies, MARC21 attend ici la date de copyright \u21d2 elle sert \u00e0 g\u00e9n\u00e9rer la 008 mais n&rsquo;est pas obligatoire<\/li>\n\n\n\n<li><strong>colonne F<\/strong> : le type de document, peut \u00eatre &lsquo;Book&rsquo; ou &lsquo;Journal&rsquo; &#8211; en cas d&rsquo;autre type de document, consulter le SCOOP<\/li>\n\n\n\n<li><strong>colonne G<\/strong> : une formule permet de calculer le LDR MARC21 \u00e0 partir des donn\u00e9es pr\u00e9c\u00e9dentes, il suffit de tirer la formule sur la hauteur n\u00e9cessaire<\/li>\n\n\n\n<li><strong>colonne H <\/strong>: une formule permet de calculer le champ 008 du MARC21 \u00e0 partir des donn\u00e9es pr\u00e9c\u00e9dentes, il suffit de tirer la formule sur la hauteur n\u00e9cessaire<\/li>\n\n\n\n<li><strong>colonne I<\/strong> : une formule permet de calculer le champ 035 du MARC21 \u00e0 partir des donn\u00e9es pr\u00e9c\u00e9dentes, il suffit de tirer la formule sur la hauteur n\u00e9cessaire<\/li>\n\n\n\n<li><strong>colonne J<\/strong> : le code de langue de la ressource selon la norme iso sur 3 caract\u00e8res &#8211; il s&rsquo;agit du champ MARC21 041$a, ce champ sert \u00e0 renseigner la langue et \u00e0 alimenter le champ 008 calcul\u00e9 par la formule mais n&rsquo;est pas obligatoire, en son absence la langue sera &lsquo;undefined&rsquo;<\/li>\n\n\n\n<li><strong>colonne K<\/strong> : le titre\u2026<\/li>\n\n\n\n<li><strong>colonne L <\/strong>: une url d&rsquo;acc\u00e8s, non proxyfi\u00e9e, la proxyfication est automatique<\/li>\n\n\n\n<li><strong>colonne M<\/strong> : permet de pr\u00e9ciser le nom de l&rsquo;interface (non obligatoire et inutile si ensuite le portefolio est associ\u00e9 \u00e0 une collection car c&rsquo;est le service qui portera l&rsquo;information)<\/li>\n\n\n\n<li><strong>colonne N<\/strong> : une note interne<\/li>\n\n\n\n<li><strong>colonne O<\/strong> : note d&rsquo;authentification de niveau portefolio<\/li>\n\n\n\n<li><strong>colonne P <\/strong>: note publique de niveau portefolio<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Il est possible d&rsquo;ins\u00e9rer tout champ MARC21 qui vous int\u00e9resse : pour cela ajouter une colonne dans l&rsquo;ordre du MARC21, donnez-lui comme intitul\u00e9 (ligne 2) XXX##$y o\u00f9 X est le num\u00e9ro du champ, # les indicateurs si n\u00e9cessaire et y le code de sous-zone. Par exemple 520$a permet d&rsquo;ajouter une note g\u00e9n\u00e9rale. Je vous laisse vous reporter \u00e0 la <a href=\"http:\/\/www.loc.gov\/marc\/bibliographic\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">documentation MARC 21<\/a> selon vos besoins.<\/p>\n\n\n\n<p>Pour constituer le fichier \u00e0 importer copier l&rsquo;ensemble des cellules non-vides \u00e0 partir de G2 dans un tableur vide et faisant une copie des valeurs pour garder les donn\u00e9es calcul\u00e9es. L&rsquo;enregistrer au format xls ou xlsx.<\/p>\n\n\n\n<div class=\"is-layout-flex wp-container-6 wp-block-columns bord-bloc-reutilisable has-background\" style=\"background-color:#ffeec2\">\n<div class=\"is-layout-flow wp-block-column is-vertically-aligned-center\" style=\"flex-basis:7%\">\n<figure class=\"wp-block-image alignfull size-full is-style-default\"><img decoding=\"async\" loading=\"lazy\" width=\"512\" height=\"512\" src=\"https:\/\/rebub.u-bordeaux.fr\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/nouvelles-idees-en-cours.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-19897\" srcset=\"https:\/\/rebub.u-bordeaux.fr\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/nouvelles-idees-en-cours.png 512w, https:\/\/rebub.u-bordeaux.fr\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/nouvelles-idees-en-cours-300x300.png 300w, https:\/\/rebub.u-bordeaux.fr\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/nouvelles-idees-en-cours-150x150.png 150w\" sizes=\"(max-width: 512px) 100vw, 512px\" \/><\/figure>\n<\/div>\n\n\n\n<div class=\"is-layout-flow wp-block-column is-vertically-aligned-center\" style=\"flex-basis:85%\">\n<p><strong>Remarque<\/strong> : ce fichier ne permet pas de g\u00e9rer les \u00e9tats de collection. Pour mettre \u00e0 jour les \u00e9tats de collection, apr\u00e8s import, se r\u00e9f\u00e9rer \u00e0 l&rsquo;<a rel=\"noreferrer noopener\" href=\"http:\/\/rebub.u-bordeaux.fr\/?page_id=10862#excel\" target=\"_blank\">import excel depuis la liste des ressources du service<\/a><\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<h2 id=\"import\" id=\"import\" class=\"wpig-heading\">Import<\/h2>\n\n\n\n<p>Aller dans <strong>Ressources&gt;<em>Importer<\/em>&gt;Importer<\/strong>. Il existe 2 profils diff\u00e9rents selon que l&rsquo;on importe des e-books ou des revues. En cas de bouquet mixtes, il faut constituer 2 fichiers.<\/p>\n\n\n\n<ul>\n<li>Import portefolios locaux &#8211; ebooks<\/li>\n\n\n\n<li>Import portefolios locaux &#8211; revues<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Sur le bouton action au bout de la ligne qui vous int\u00e9resse, choisir &lsquo;Ex\u00e9cuter&rsquo;.<\/p>\n\n\n\n<p>Cliquer sur &lsquo;S\u00e9lectionner le fichier&rsquo;, aller chercher son fichier et cliquer sur ajouter. Alma d\u00e9coupe le fichier en paquet de 50 et vous affiche la liste des fichiers. S&rsquo;il n&rsquo;arrive pas \u00e0 lire le fichier, c&rsquo;est vraisemblablement qu&rsquo;il n&rsquo;est pas format\u00e9 correctement : v\u00e9rifier le format du fichier, les intitul\u00e9s de colonnes, qu&rsquo;il ne reste pas de formules dans le fichier d\u00e9finitif.<\/p>\n\n\n\n<p>Pour valider cliquer sur soumettre. Si tout s&rsquo;est bien pass\u00e9e, Alma redirige vers la page &lsquo;Suivre et visualiser les imports&rsquo;. Il faut ensuite attendre la fin du traitement : cliquer sur rafraichir permet de voir l&rsquo;avanc\u00e9e du traitement.<\/p>\n\n\n\n<h2 id=\"creation_du_lot_de_portefolios\" id=\"creation_du_lot_de_portefolios\" class=\"wpig-heading\">Cr\u00e9ation du lot de portefolios<\/h2>\n\n\n\n<p>Pour faciliter l&rsquo;association des portefolios nouvellement cr\u00e9\u00e9s avec une collection, CZ ou locale, il est pr\u00e9f\u00e9rable de cr\u00e9er un lot de portefolios. A l&rsquo;issue du traitement, cliquer sur le bouton action en bout de ligne correspondant au traitement achev\u00e9.<\/p>\n\n\n\n<ul>\n<li>Rapport vous permet d&rsquo;acc\u00e9der \u00e0 un rapport de traitement : vous pouvez y voir le nombre de notices import\u00e9es, \u00e0 consulter surtout en cas d&rsquo;erreur<\/li>\n\n\n\n<li>Cliquer sur &lsquo;Notices import\u00e9es dans IZ&rsquo;<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Les notices bibliographiques que vous venez d&rsquo;importer sont list\u00e9es, normalement avec des facettes langues, type de mat\u00e9riel, type de ressource et ann\u00e9e de publication correctes. Dans l&rsquo;\u00e9cran de recherche avanc\u00e9e au-dessus changer simplement l&rsquo;index &lsquo;Tous les titres&rsquo; par &lsquo;Portefolios \u00e9lectroniques&rsquo; et relancer la recherche sans modifier les autres crit\u00e8res. Vos portefolios sont d\u00e9sormais list\u00e9s avec leurs facettes \u00e9galement. Cliquer sur &lsquo;Enregistrer la requ\u00eate&rsquo; pour cr\u00e9er un lot : donnez-lui le nom que vous voulez. C&rsquo;est lui que vous utiliserez ensuite pour associer les portefolio \u00e0 la collection qui vous int\u00e9resse via la gestion des ressources du service : <a href=\"http:\/\/rebub.u-bordeaux.fr\/?page_id=10862#excel\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">import excel depuis la liste des ressources du service<\/a><\/p>\n\n\n\n<div class=\"is-layout-flex wp-container-12 wp-block-columns bord-bloc-reutilisable has-background\" style=\"background-color:#d9edf7\">\n<div class=\"is-layout-flow wp-block-column is-vertically-aligned-center\" style=\"font-size:15px;flex-basis:20%\">\n<p style=\"font-size:15px\"><strong>Date de publication<\/strong> <\/p>\n\n\n<div style=\"font-size:15px;\" class=\"wp-block-post-date\"><time datetime=\"2024-03-22T09:33:49+01:00\">22 mars 2024<\/time><\/div><\/div>\n\n\n\n<div class=\"is-layout-flow wp-block-column is-vertically-aligned-center\" style=\"font-size:15px;flex-basis:20%\">\n<p><strong>Mis \u00e0 jour le <\/strong><\/p>\n\n\n<div style=\"font-size:15px;\" class=\"wp-block-post-date\"><time datetime=\"2024-04-26T09:30:44+02:00\">26 avril 2024<\/time><\/div><\/div>\n\n\n\n<div class=\"is-layout-flow wp-block-column is-vertically-aligned-center\" style=\"font-size:15px;flex-basis:40%\">\n<p><\/p>\n\n\n\n<p><strong>Attention ! <\/strong>Certains \u00e9tablissements utilisent parfois de proc\u00e9dures compl\u00e9mentaires <\/p>\n<\/div>\n\n\n\n<div class=\"is-layout-flow wp-block-column is-vertically-aligned-center\" style=\"font-size:15px;flex-basis:25%\">\n<div class=\"is-horizontal is-content-justification-center is-layout-flex wp-container-10 wp-block-buttons alignfull has-custom-font-size\" style=\"font-size:16px\">\n<div class=\"wp-block-button has-custom-width wp-block-button__width-75 has-custom-font-size is-style-fill\" style=\"font-size:15px\"><a class=\"wp-block-button__link has-white-color has-text-color has-background wp-element-button\" href=\"mailto:scoop@u-bordeaux.fr\" style=\"border-radius:65px;background-color:#000000db\"><strong>Signaler une erreur<\/strong><\/a><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Table des mati\u00e8res[ Show ]PrincipeMise en forme du fichierImportCr\u00e9ation du lot de portefoliosDans quel cas utiliser cette m\u00e9thode ? Cette m\u00e9thode est \u00e0 r\u00e9server aux cr\u00e9ation compl\u00e8tes de portefolios, sans lien avec la CZ. Principe On utilise les profils d&rsquo;import&#8230;<\/p>\n","protected":false},"author":46,"featured_media":0,"parent":18610,"menu_order":4,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","template":"","meta":[],"post_mailing_queue_ids":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/rebub.u-bordeaux.fr\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/18651"}],"collection":[{"href":"https:\/\/rebub.u-bordeaux.fr\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/pages"}],"about":[{"href":"https:\/\/rebub.u-bordeaux.fr\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/types\/page"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/rebub.u-bordeaux.fr\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/users\/46"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/rebub.u-bordeaux.fr\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=18651"}],"version-history":[{"count":4,"href":"https:\/\/rebub.u-bordeaux.fr\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/18651\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":20484,"href":"https:\/\/rebub.u-bordeaux.fr\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/18651\/revisions\/20484"}],"up":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/rebub.u-bordeaux.fr\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/18610"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/rebub.u-bordeaux.fr\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=18651"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}