{"id":18721,"date":"2024-03-22T09:34:50","date_gmt":"2024-03-22T08:34:50","guid":{"rendered":"https:\/\/rebub.u-bordeaux.fr\/?page_id=18721"},"modified":"2024-04-26T15:17:00","modified_gmt":"2024-04-26T13:17:00","slug":"creer-une-arborescence-budgetaire-dans-alma","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/rebub.u-bordeaux.fr\/index.php\/alma\/procedures\/acquisitions\/budgets\/creer-une-arborescence-budgetaire-dans-alma\/","title":{"rendered":"Cr\u00e9er une arborescence budg\u00e9taire dans Alma"},"content":{"rendered":"
<\/span><\/div>
Table des mati\u00e8res[ Show ]<\/a><\/span><\/span>
  1. G\u00e9n\u00e9ralit\u00e9s<\/a><\/li>
  2. Cr\u00e9er un registre comptable<\/a><\/li>
  3. Cr\u00e9er un compte de synth\u00e8se<\/a><\/li>
  4. Cr\u00e9er un compte budg\u00e9taire<\/a><\/li>
  5. Rechercher un compte budg\u00e9taire<\/a><\/li><\/ol><\/div><\/div><\/div>

    Table des mati\u00e8res[ Show ]<\/a><\/span><\/span>
    1. G\u00e9n\u00e9ralit\u00e9s<\/a><\/li>
    2. Cr\u00e9er un registre comptable<\/a><\/li>
    3. Cr\u00e9er un compte de synth\u00e8se<\/a><\/li>
    4. Cr\u00e9er un compte budg\u00e9taire<\/a><\/li>
    5. Rechercher un compte budg\u00e9taire<\/a><\/li><\/ol><\/div><\/div><\/p>\n

      G\u00e9n\u00e9ralit\u00e9s<\/h2>\n\n\n\n

      L\u2019arborescence budg\u00e9taire dans Alma repose sur les notions suivantes :<\/p>\n\n\n\n

        \n
      1. Le registre budg\u00e9taire<\/u> : c\u2019est le niveau le plus haut.<\/li>\n\n\n\n
      2. Les comptes de synth\u00e8ses<\/u> : c\u2019est les niveaux interm\u00e9diaires (il est possible d\u2019imbriquer autant de comptes de synth\u00e8se que souhait\u00e9).<\/li>\n\n\n\n
      3. Le compte budg\u00e9taire<\/u> : c\u2019est le niveau le plus fin, il est utilis\u00e9 pour les lignes de commandes.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

        L\u2019allocation :<\/p>\n\n\n

        \n
        \"\"<\/a><\/figure><\/div>\n\n\n

        \u2022 L\u2019allocation des fonds se fait au niveau du compte budg\u00e9taire.<\/p>\n\n\n\n

        \u2022 Les niveaux sup\u00e9rieurs sont des niveaux de synth\u00e8se qui font la somme des niveaux inf\u00e9rieurs.<\/p>\n\n\n\n

        \u2022 Un compte budg\u00e9taire ne peut pas \u00eatre rattach\u00e9 \u00e0 plusieurs comptes de synth\u00e8se.<\/p>\n\n\n\n

        \u2022 Dans les lignes de commande, on saisit le code du compte budg\u00e9taire.<\/p>\n\n\n\n

        \u2022 Il est possible de tracer les modifications budg\u00e9taires (BI, BR) au niveau du compte budg\u00e9taire (allocation de fonds).<\/p>\n\n\n\n

        \u2022 Il n\u2019y a pas d\u2019affichage sous forme d\u2019arborescence dans Alma : on dispose d\u2019une liste \u00e0 plat. Pour chaque compte, un chemin d\u2019acc\u00e8s d\u00e9taille les diff\u00e9rents niveaux sup\u00e9rieurs.<\/p>\n\n\n\n

        \u2022 Chaque compte ou registre poss\u00e8de un NOM et un CODE, seul le code doit \u00eatre unique.<\/p>\n\n\n\n

        \n
        \n
        \n
        \"\"<\/figure>\n<\/div>\n\n\n\n
        \n

        Attention !<\/strong> Une fois le registre ou le compte cr\u00e9\u00e9, il n\u2019est plus possible de modifier son code, y compris apr\u00e8s l\u2019avoir d\u00e9sactiv\u00e9.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

        \n
        \n
        \"\"<\/figure>\n<\/div>\n\n\n\n
        \n

        Note<\/strong> : Pour cr\u00e9er une arborescence budg\u00e9taire, il faut cr\u00e9er les diff\u00e9rents comptes en partant du niveau le plus haut (registre comptable) vers le niveau le plus bas (comptes de synth\u00e8se puis compte budg\u00e9taire).<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

        Cr\u00e9er un registre comptable<\/h2>\n\n\n\n
        \"\"<\/a><\/figure>\n\n\n\n

        Dans le menu Acquisitions<\/em> puis Infrastructure des acquisitions : Registres comptable<\/em>, cliquer sur : \u00ab\u00a0Ajouter un registre\u00a0\u00bb.<\/p>\n\n\n\n

        Renseigner les champs suivants :<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\t\n\t\n\t\n\t\n\t\n\t
        Nom<\/td>Nom explicite<\/td>\n<\/tr>\n
        Code<\/td><\/td>\n<\/tr>\n
        D\u00e9tenu par<\/td>L\u2019institution<\/td>\n<\/tr>\n
        Disponible pour<\/td>L\u2019institution<\/td>\n<\/tr>\n
        P\u00e9riode fiscale<\/td>Ann\u00e9e civile souhait\u00e9e
        \nVoir les modalit\u00e9s de cl\u00f4ture d\u2019exercice et la duplication de la structure budg\u00e9taire l\u2019ann\u00e9e suivante<\/td>\n<\/tr>\n
        Devise<\/td>Euro<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n\n\n\n

        D\u00e9plier l\u2019onglet \u00ab R\u00e8gles \u00bbet renseigner les champs suivants :<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\t\n\t\n\t\n\t\n\t\n\t\n\t\n\t
        Exc\u00e9dent d\u2019engagement autoris\u00e9<\/td>\u00ab Non \u00bb si vous ne souhaitez pas que le montant des lignes de commande d\u00e9passe le montant pr\u00e9vu \/ \u00ab Oui \u00bb dans le cas contraire.<\/td>\n<\/tr>\n
        Si \u00ab Oui \u00bb, compl\u00e9ter les champs suivants <\/em>: <\/td><\/td>\n<\/tr>\n
        Pourcentage d\u2019alerte d\u2019exc\u00e9dent d\u2019engagement <\/td>Indiquer le % de d\u00e9passement du budget au-del\u00e0 duquel une alerte sera \u00e9mise. <\/td>\n<\/tr>\n
        Pourcentage limite d\u2019exc\u00e9dent d\u2019engagement<\/td>Indiquer le % de d\u00e9passement du budget autoris\u00e9.<\/td>\n<\/tr>\n
        Engagements avant la p\u00e9riode fiscale (en nb de jours)<\/td>Cette option permet de saisir des lignes de commande avant le d\u00e9but de l\u2019ann\u00e9e budg\u00e9taire.<\/td>\n<\/tr>\n
        D\u00e9penses apr\u00e8s la fin de la p\u00e9riode fiscale<\/td>Cette option permet de saisir des lignes de commandes rattach\u00e9es au budget de l\u2019ann\u00e9e N apr\u00e8s la fin de l\u2019ann\u00e9e N.<\/td>\n<\/tr>\n
        Exc\u00e9dent de d\u00e9penses autoris\u00e9 <\/td>\u00ab Non \u00bb si vous ne souhaitez pas que des lignes de facture puissent \u00eatre saisies si le montant pr\u00e9vu sur le budget est d\u00e9pass\u00e9.<\/td>\n<\/tr>\n
        Seuil d’alerte pour exc\u00e9dent de d\u00e9penses<\/td><\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n\n\n\n

        Cliquer sur Enregistrer<\/em> (le registre sera enregistr\u00e9 avec un statut \u00ab inactif \u00bb ou bien cliquer sur \u00ab Activer \u00bb si le registre doit \u00eatre imm\u00e9diatement utilisable).<\/p>\n\n\n\n

        Cr\u00e9er un compte de synth\u00e8se<\/h2>\n\n\n\n

        Revenir sur la liste des registres, rechercher le registre cr\u00e9\u00e9 et l\u2019ouvrir.<\/p>\n\n\n\n

        Cliquer sur l\u2019onglet \u00ab Comptes \u00bb.<\/p>\n\n\n\n

        Cliquer sur \u00ab Ajouter un compte \u00bb, choisir \u00ab Compte de synth\u00e8se\u00bb.<\/p>\n\n\n\n

        Compl\u00e9ter les champs : Nom, Code, D\u00e9tenu par (Institution), Type de compte (allocation), p\u00e9riode fiscale, Disponible pour (choisir la biblioth\u00e8que concern\u00e9e).<\/p>\n\n\n\n

        Renseigner l\u2019onglet R\u00e8gles.<\/p>\n\n\n\n

        Cliquer sur activer (ou enregistrer).<\/p>\n\n\n\n

        Rouvrir le compte de synth\u00e8se qui vient d\u2019\u00eatre cr\u00e9\u00e9 pour cr\u00e9er un compte de synth\u00e8se d\u00e9pendant de ce dernier, cliquer sur l\u2019onglet comptes \/ ajouter un compte.<\/p>\n\n\n\n

        \u2192 Op\u00e9rations \u00e0 renouveler jusqu\u2019au compte de synth\u00e8se de niveau bas.<\/p>\n\n\n\n

        Cr\u00e9er un compte budg\u00e9taire<\/h2>\n\n\n\n

        Se placer sur le compte de synth\u00e8se du niveau le plus bas et cr\u00e9er un compte associ\u00e9 de type \u00ab Compte budg\u00e9taire \u00bb.<\/p>\n\n\n\n

        Activer le compte budg\u00e9taire.<\/p>\n\n\n\n

        R\u00e9-ouvrir le compte budg\u00e9taire, cliquer sur l\u2019onglet \u00ab Transactions \u00bb.<\/p>\n\n\n\n

        Cliquer sur \u00ab Allouer des fonds \u00bb et renseigner les champs suivants : Montant de l\u2019allocation \/ Note sur la transaction (il est possible ici de tracer les op\u00e9rations li\u00e9es au calendrier budg\u00e9taire (BI, BR, etc.).<\/p>\n\n\n\n

        Cliquer sur \u00ab\u00a0Ajouter une transaction d\u2019allocation\u00a0\u00bb.<\/p>\n\n\n\n

        Nota bene : Une allocation de fonds peut \u00eatre n\u00e9gative.<\/p>\n\n\n\n

        Au fur et \u00e0 mesure des commandes, les montants engag\u00e9s et \u00e9ventuellement factur\u00e9s par lignes de commande apparaissent dans l\u2019onglet \u00ab Transactions \u00bb.<\/p>\n\n\n\n

        Rechercher un compte budg\u00e9taire<\/h2>\n\n\n\n

        A partir des comptes:<\/p>\n\n\n\n

        \"\"<\/a><\/figure>\n\n\n\n
        \n
        \n

        Date de publication<\/strong> <\/p>\n\n\n

        \n

        Mis \u00e0 jour le <\/strong><\/p>\n\n\n

        \n

        <\/p>\n\n\n\n

        Attention ! <\/strong>Certains \u00e9tablissements utilisent parfois de proc\u00e9dures compl\u00e9mentaires <\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

        \n
        \n
        Signaler une erreur<\/strong><\/a><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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