{"id":18849,"date":"2024-03-22T09:36:48","date_gmt":"2024-03-22T08:36:48","guid":{"rendered":"https:\/\/rebub.u-bordeaux.fr\/?page_id=18849"},"modified":"2024-05-06T14:41:34","modified_gmt":"2024-05-06T12:41:34","slug":"gestion-de-la-cloture-budgetaire","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/rebub.u-bordeaux.fr\/index.php\/alma\/configuration-administration\/acquisitions\/gestion-de-la-cloture-budgetaire\/","title":{"rendered":"Gestion de la cl\u00f4ture budg\u00e9taire"},"content":{"rendered":"<div id='wpig-floatingbar' class='wpig-floatingbar'><div id='wpig-switch-wrapper' class='wpig-switch-wrapper'><span id='wpig-floating-switch' class='wpig-floating-switch'><img src='https:\/\/rebub.u-bordeaux.fr\/wp-content\/plugins\/sticky-toc-advance-table-of-contents\/\\assets\\menu.png'><\/span><\/div><div id='wpig-contents' class='wpig-contents  wpig-sidebar-widget wpig-style-3'><span class='wpig-headline'>Table des mati\u00e8res<span><a data-action='show' class='wpig-btn-toggledisplay'>[ Show ]<\/a><\/span><\/span><!-- Table of Contents --><div id='wpig-table-of-content' class='wpig-table-of-content'><ol><li class='report_d_annee'><a href='#report_d_annee'>Report d&rsquo;ann\u00e9e<\/a><\/li><li class='production_du_rapport'><a href='#production_du_rapport'>Production du rapport<\/a><\/li><li class='operations_de_traitement_automatiquefacturation'><a href='#operations_de_traitement_automatiquefacturation'>Op\u00e9rations de traitement automatique: facturation<\/a><\/li><\/ol><\/div><!-- END OF Table of Contents --><\/div><\/div><p><div id='wpig-contents' class='wpig-contents  wpig-sidebar-widget wpig-style-1'><span class='wpig-headline'>Table des mati\u00e8res<span><a data-action='show' class='wpig-btn-toggledisplay'>[ Show ]<\/a><\/span><\/span><!-- Table of Contents --><div id='wpig-table-of-content' class='wpig-table-of-content' ><ol><li class='report_d_annee'><a href='#report_d_annee'>Report d&rsquo;ann\u00e9e<\/a><\/li><li class='production_du_rapport'><a href='#production_du_rapport'>Production du rapport<\/a><\/li><li class='operations_de_traitement_automatiquefacturation'><a href='#operations_de_traitement_automatiquefacturation'>Op\u00e9rations de traitement automatique: facturation<\/a><\/li><\/ol><\/div><!-- END OF Table of Contents --><\/div><\/p>\n<p>Pour passer \u00e0 une ann\u00e9e suivante, il faut s\u2019assurer de diff\u00e9rents points<\/p>\n\n\n\n<ul>\n<li>\u00e0 demander aux coll\u00e8gues : le report de la structure budg\u00e9taire doit-il \u00eatre fait \u00e0 l\u2019identique ?\n<ul>\n<li>si les modifications sont mineures ou inexistantes, faire le report<\/li>\n\n\n\n<li>si les modifications sont importants, faire le report puis supprimer les registres<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n\n\n\n<li>autoriser les op\u00e9rations sur l\u2019ann\u00e9e en cours pendant 3 mois apr\u00e8s le 1er janvier<\/li>\n\n\n\n<li>\u00e0 demander aux coll\u00e8gues : autoriser les op\u00e9rations sur l\u2019ann\u00e9e suivante d\u00e8s l\u2019ouverture ?<\/li>\n\n\n\n<li>identifier et pr\u00e9voir le traitement de toutes les LBC en anomalie de l\u2019ann\u00e9e<\/li>\n\n\n\n<li>identifier et supprimer toutes les LBC en anomalie de l\u2019ann\u00e9e pr\u00e9c\u00e9dente<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 id=\"report_d_annee\" id=\"report_d_annee\" class=\"wpig-heading\">Report d&rsquo;ann\u00e9e<\/h2>\n\n\n\n<div class=\"level2\">\n<p>Le report se fait via la fonction Acquisitions &gt; Advanced tools &gt; Rollover Ledgers Dans les jobs, il est possible de faire un report de tout ou partie des registres. Si n\u00e9cessaire, il est \u00e9galement possible de supprimer l\u2019un des registres (pour en permettre la re-cr\u00e9ation par exemple)<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n<h2 id=\"production_du_rapport\" id=\"production_du_rapport\" class=\"wpig-heading\">Production du rapport<\/h2>\n\n\n\n<div class=\"level2\">\n<p>Fait dans analytique, pour rappel les traitements \u00e0 faire sont<\/p>\n<ul>\n<li class=\"li\">lignes CLOSED ou CANCELLED :\u202frien \u00e0 faire<\/li>\n<li class=\"li\">lignes ACTIVE et In Review\n<ul>\n<li class=\"li\">par biblioth\u00e8que : \u00e0 corriger<\/li>\n<li class=\"li\">par SCOOP : annulation en masse des lignes de l\u2019ann\u00e9e n-1<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li class=\"li\">lignes ACTIVE et Manual Packaging\n<ul>\n<li class=\"li\">par biblioth\u00e8que : \u00e0 corriger (package + facturation + fermeture si p\u00e9rio)<\/li>\n<li class=\"li\">par SCOOP : annulation des lignes de l\u2019ann\u00e9e n-1<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li class=\"li\">lignes ACTIVE et Ready\n<ul>\n<li class=\"li\">par biblioth\u00e8que : \u00e0 corriger<\/li>\n<li class=\"li\">par SCOOP\u202f: rien<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li class=\"li\">lignes ACTIVE et Sent\n<ul>\n<li class=\"li\">par biblioth\u00e8que :\u202fannulation ou r\u00e9ception\/facturation<\/li>\n<li class=\"li\">par SCOOP : suppression des lignes de l\u2019ann\u00e9e n-1<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li class=\"li\">lignes ACTIVE et Waiting for invoice\n<ul>\n<li class=\"li\">par biblioth\u00e8que : facturation<\/li>\n<li class=\"li\">par SCOOP : facturation automatique semaine 50 ou 51 pour les biblioth\u00e8ques qui le souhaitent pour les titres re\u00e7us (\u00e0 l\u2019exclusion des p\u00e9riodiques et de la docelec)<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li class=\"li\">lignes ACTIVE et Waiting for Manual Renewal\n<ul>\n<li class=\"li\">par biblioth\u00e8que : renouvellement ou fermeture + il peut y avoir des facturations en attente<\/li>\n<li class=\"li\">par SCOOP : pas d\u2019intervention<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li class=\"li\">lignes ACTIVE\u202fet Waiting for Renewal\n<ul>\n<li class=\"li\">par biblioth\u00e8que : facturation \u00e9ventuelle \u00e0 g\u00e9rer<\/li>\n<li class=\"li\">par SCOOP\u202f: pas d\u2019intervention<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n\n\n\n<h2 id=\"operations_de_traitement_automatiquefacturation\" id=\"operations_de_traitement_automatiquefacturation\" class=\"wpig-heading\">Op\u00e9rations de traitement automatique: facturation<\/h2>\n\n\n\n<div class=\"level2\">\n<p><em class=\"u\">Fichier de cl\u00f4ture budg\u00e9taire<\/em>: <a href=\"http:\/\/rebub.u-bordeaux.fr\/wp-content\/uploads\/2021\/10\/20191209_clotureBurdgetaire.xlsx\">20191209_clotureBudgetaire<\/a><\/p>\n<p>Dans analytique, utiliser l\u2019extraction lignes \u00e0 facturer (r\u00e9serv\u00e9 aux admin sys dans Alma). Pour chaque biblioth\u00e8que &#8211; compte fournisseur : exporter la liste.<\/p>\n<p>Dans le fichier de traitement ci-dessus, dans l\u2019onglet extraction, recopier les donn\u00e9es des colonnes B \u00e0 I de l\u2019analyse dans les colonnes A \u00e0 H du fichier de travail.<\/p>\n<p>Tirer les lignes I3 \u00e0 BJ3 jusqu\u2019\u00e0 la derni\u00e8re ligne de votre extraction.<\/p>\n<p>Dans l\u2019onglet Fichiers \u00e0 extraire, copier la colonne C dans un fichier texte simple (notepad++)<\/p>\n<p>Vous devez ensuite importer ces donn\u00e9es dans un fichier excel. Il est \u00e9galement n\u00e9cessaire de reproduire la mise en forme du fichier exemple (3 lignes d\u2019en-t\u00eate en couleur) \u00e0 t\u00e9l\u00e9charger au d\u00e9marrage de la proc\u00e9dure dans alma.<\/p>\n<p>Une fois la facture import\u00e9e, aller la retrouver dans la liste des factures en attente de paiement puis<\/p>\n<ul>\n<li class=\"li\">ajouter un note &#8211; \u201cFacturation automatique &#8211; Cl\u00f4ture budg\u00e9taire XXXX\u201d<\/li>\n<li class=\"li\">dans l\u2019onglet r\u00e9sum\u00e9, indiquer que la facture est pay\u00e9e<\/li>\n<li class=\"li\">sauvegarder<\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n\n\n\n<div class=\"is-layout-flex wp-container-6 wp-block-columns bord-bloc-reutilisable has-background\" style=\"background-color:#d9edf7\">\n<div class=\"is-layout-flow wp-block-column is-vertically-aligned-center\" style=\"font-size:15px;flex-basis:20%\">\n<p style=\"font-size:15px\"><strong>Date de publication<\/strong> <\/p>\n\n\n<div style=\"font-size:15px;\" class=\"wp-block-post-date\"><time datetime=\"2024-03-22T09:36:48+01:00\">22 mars 2024<\/time><\/div><\/div>\n\n\n\n<div class=\"is-layout-flow wp-block-column is-vertically-aligned-center\" style=\"font-size:15px;flex-basis:20%\">\n<p><strong>Mis \u00e0 jour le <\/strong><\/p>\n\n\n<div style=\"font-size:15px;\" class=\"wp-block-post-date\"><time datetime=\"2024-05-06T14:41:34+02:00\">6 mai 2024<\/time><\/div><\/div>\n\n\n\n<div class=\"is-layout-flow wp-block-column is-vertically-aligned-center\" style=\"font-size:15px;flex-basis:40%\">\n<p><\/p>\n\n\n\n<p><strong>Attention ! <\/strong>Certains \u00e9tablissements utilisent parfois de proc\u00e9dures compl\u00e9mentaires <\/p>\n<\/div>\n\n\n\n<div class=\"is-layout-flow wp-block-column is-vertically-aligned-center\" style=\"font-size:15px;flex-basis:25%\">\n<div class=\"is-horizontal is-content-justification-center is-layout-flex wp-container-4 wp-block-buttons alignfull has-custom-font-size\" style=\"font-size:16px\">\n<div class=\"wp-block-button has-custom-width wp-block-button__width-75 has-custom-font-size is-style-fill\" style=\"font-size:15px\"><a class=\"wp-block-button__link has-white-color has-text-color has-background wp-element-button\" href=\"mailto:scoop@u-bordeaux.fr\" style=\"border-radius:65px;background-color:#000000db\"><strong>Signaler une erreur<\/strong><\/a><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Table des mati\u00e8res[ Show ]Report d&rsquo;ann\u00e9eProduction du rapportOp\u00e9rations de traitement automatique: facturationPour passer \u00e0 une ann\u00e9e suivante, il faut s\u2019assurer de diff\u00e9rents points Report d&rsquo;ann\u00e9e Le report se fait via la fonction Acquisitions &gt; Advanced tools &gt; Rollover Ledgers Dans&#8230;<\/p>\n","protected":false},"author":46,"featured_media":0,"parent":18420,"menu_order":1,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","template":"","meta":[],"post_mailing_queue_ids":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/rebub.u-bordeaux.fr\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/18849"}],"collection":[{"href":"https:\/\/rebub.u-bordeaux.fr\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/pages"}],"about":[{"href":"https:\/\/rebub.u-bordeaux.fr\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/types\/page"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/rebub.u-bordeaux.fr\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/users\/46"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/rebub.u-bordeaux.fr\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=18849"}],"version-history":[{"count":3,"href":"https:\/\/rebub.u-bordeaux.fr\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/18849\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":21061,"href":"https:\/\/rebub.u-bordeaux.fr\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/18849\/revisions\/21061"}],"up":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/rebub.u-bordeaux.fr\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/18420"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/rebub.u-bordeaux.fr\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=18849"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}