Charte du PCAq

Le plan de conservation partagée des périodiques en Aquitaine est né en 1996 pour pallier les désherbages importants et non-coordonnés des bibliothèques, centres d’archives et centres documentaires d’Aquitaine.
Il s’est organisé grâce :

• à la volonté des universités bordelaises et de l’agence de coopération d’Aquitaine
• à l’adhésion immédiate de nombreux établissements documentaires.

1 – OBJECTIFS

Pour éviter :

• les désherbages non concertés
• la conservation coûte que coûte de collections volumineuses, en accroissement perpétuel, dans des locaux exigus

Le PCAq propose de :

Maintenir la richesse documentaire sur le territoire aquitain

• renforcer, compléter les collections d’intérêt régional et/ou les collections généralistes et universitaires de référence ou toute autre collection dont la conservation pérenne se justifierait
• coordonner les politiques de désherbage
• faciliter les dons et leur transfert

Garantir la conservation des collections papier

• assurer la conservation dans les bibliothèques de référence
• libérer de l’espace pour les bibliothèques qui désherbent

Rendre accessible, valoriser les collections

• améliorer le signalement
• assurer la communication sur place ou à distance

Le PCAq se donne en conséquence deux objectifs principaux :

• faciliter le désherbage pour libérer de l’espace dans les magasins.
• compléter, valoriser et rendre plus accessibles les collections choisies.

2 – FONCTIONNEMENT

Le PCAq établit une liste de titres de périodiques à conserver sur l’ensemble de la région Aquitaine.

2.1 Participants

Les établissements peuvent y participer selon deux modes :

• Les pôles de conservation conservent et communiquent certains de ces titres

• Les pôles associés proposent, avant désherbage, de compléter les lacunes des pôles de conservation

De fait, tout pôle de conservation est aussi pôle associé.
Les établissements pôles de conservation signent une convention avec l’Université de Bordeaux et l’agence ALCA (Agence Livre, Cinéma et Audiovisuel en Nouvelle Aquitaine), d’une durée de cinq ans.
Tout établissement documentaire d’Aquitaine est « pôle associé ». Chacun peut proposer des dons aux pôles de conservation.

2.2 Le rôle des gestionnaires (Université de Bordeaux et agence ALCA)

Le PCAq est placé sous la responsabilité d’un Comité de pilotage.
Sa gestion est assurée par l’Université de Bordeaux et l’agence ALCA.

• L’Université de Bordeaux (Direction de la documentation, Service de la coopération, Centre du réseau Sudoc-PS de la Nouvelle-Aquitaine – académie de Bordeaux) :

– applique les décisions du Comité de pilotage
– coordonne et vérifie la correction du signalement des périodiques et des états de collection dans le SUDOC
– s’assure du bon signalement du PCAq dans l’application Périscope
– prospecte les bibliothèques à intégrer au plan
– prépare les documents d’orientation pour la politique documentaire
– produit chaque année un rapport d’activité

• L’agence ALCA et l’Université de Bordeaux assurent conjointement :

– la communication (interne et externe)
– la vie du plan (réunions de travail, journées professionnelles, etc.).

2.3 L’engagement du pôle de conservation

L’établissement qui choisit d’être pôle de conservation pour un titre s’engage à :

• Conserver l’intégralité de la collection de ce périodique, dans les meilleures conditions possibles et sans limite dans le temps.
• Poursuivre l’abonnement s’il s’agit d’un titre vivant.
• Chercher à combler les lacunes et périodes manquantes.
• Signaler toutes les modifications dans les états de collection afin de donner une information juste et ce au moins une fois par an.
• Satisfaire la consultation sur place gratuitement.
• Satisfaire à distance aux demandes de communication, dans les limites et selon les procédures prévues dans le règlement de l’établissement (prêt inter-établissements ou prêt entre bibliothèques). La fourniture à distance, si elle n’est pas strictement obligatoire, est fortement recommandée, ceci afin d’assurer aux autres partenaires l’accès aux collections que le PCAq doit leur permettre de désherber.

Si le pôle de conservation est amené à se désengager (passage à l’e-only, modification de la politique de conservation, etc.), il doit en avertir les gestionnaires dans les 2 mois qui suivent sa décision et, dans la mesure du possible, il transfèrera les éventuels numéros qui manqueraient à la collection de l’établissement qui en garantira à son tour la conservation.

2.4 Le rôle du pôle associé

L’établissement pôle associé :

– vérifie, avant tout désherbage, si les périodes et/ou numéros éliminés ne peuvent pas combler les lacunes d’un pôle de conservation ;

– si tel est le cas, émet une proposition de don dans la liste de diffusion pcaq-dons@ubordeaux.fr ;
– si la(les) proposition(s) de don a(ont) trouvé preneur(s), envoie par mél au Centre du réseau Sudoc-PS de la Nouvelle-Aquitaine – académie de Bordeaux et à la(les) bibliothèque(s) bénéficiaire(s) du don le formulaire de transfert prévu à cet effet.

2.5 Composition et rôle du Comité de pilotage

2.5.1 Rôle

Le comité de pilotage :

• détermine la politique documentaire générale du plan
• examine les demandes d’entrée ou de retrait d’établissements
• examine les demandes d’entrée ou de retrait de titres

2.5.2 Composition

Représentants des gestionnaires (ALCA et Université de Bordeaux) :

• 1 à 2 membres d’ALCA
• 1 à 2 membres de l’Université de Bordeaux

Représentants des pôles de conservation :

• 15 membres maximum désignés pour une période de 3 ans

2.5.3 Désignation

Représentants des gestionnaires :

– ALCA : nommés par le Président d’ALCA.
– Université de Bordeaux : nommés par la Direction de la Documentation

Représentants des pôles de conservation

Mode de désignation :

1. Lancement d’un appel à candidature par les gestionnaires
2. Proposition d’un candidat par un chef d’établissement pôle de conservation
3. Validation des candidatures par les gestionnaires

Critères de désignation :

Représentativité
– Typologie des établissements : au moins 1 représentant d’une bibliothèque universitaire,
d’une bibliothèque territoriale, d’un dépôt d’archives.
– Géographie : 3 départements d’Aquitaine au moins doivent être représentés
Fonction
Les membres du comité de pilotage sont en charge de la politique documentaire de leur
établissement concernant les périodiques

3 – POLITIQUE DOCUMENTAIRE DU PCAQ

Le comité de pilotage, en concertation avec les établissements participants, a choisi différents
corpus au fil du temps :
– en 1996, les fonds généralistes et de vulgarisation des bibliothèques de lecture publique
– en 1999, des publications universitaires, des publications d’intérêt local et régional, des
publications de structures spécialisées (sociétés savantes, etc.) et celles du CADIST bordelais
(Amérique latine et Afrique lusophone)
– en 2001, publications de vulgarisation en archéologie, architecture, art, politique, économie,
etc. et nouvelles publications d’intérêt local et régional
– depuis 2010, renforcement des publications régionales, l’objectif étant de mettre l’accent sur
les spécificités patrimoniales, culturelles, artistiques, historiques, économiques, politiques ou
sociétales de l’Aquitaine.
Outre ces cadres thématiques larges, l’enrichissement du catalogue du PCAq s’effectue en
fonction des collections de référence des établissements, chaque pôle de conservation étant
invité à mettre au PCAq les titres qui sont au coeur de sa politique de conservation.
La liste des périodiques proposés au PCAq est révisable :
sur proposition des établissements participants
sur décision du comité de pilotage
Cette possibilité de révision, qui offre une souplesse de travail, ne doit pas remettre en cause
l’indispensable pérennité de l’engagement des pôles de conservation sur les titres qu’ils
choisissent de mettre au PCAq.
Pour ce qui est des titres généralistes, il est souhaitable que chaque établissement se concentre
sur une ou plusieurs thématiques, conformes à son plan de développement des collections.

3.1 – Critères d’entrée d’un titre

Modalités d’entrée d’un titre au PCAq :

• Toute proposition de titre par un établissement est soumise à la validation du comité de pilotage.
• Le comité de pilotage peut choisir des thématiques sur lesquelles les établissements seront invités à apporter leur contribution.

Les critères de sélection sont les suivants :

a) Représentativité

Un titre a légitimité à entrer dans le PCAq :

• s’il est au cœur de la politique de conservation de l’établissement
• si la collection de l’établissement est complète ou significative
• s’il s’inscrit dans les thématiques jugées prioritaires par le comité de pilotage, et notamment :

. régionalisme
. périodiques imprimés dans la région

b) Complémentarité

Seuls les titres présents dans plusieurs établissements peuvent entrer dans le PCAq.

c) Capacités de stockage de l’établissement

Un pôle de conservation doit avoir des missions de conservation ; il doit disposer de magasins
de stockage suffisants pour envisager la conservation à long terme de périodiques.

d) Accessibilité

Les collections doivent être accessibles à tous les publics, gratuitement sur place.
La fourniture à distance est vivement préconisée (photocopies, scan, envoi postal ou autre).

3.2 – Dons et transferts de collections

Modalités pratiques

Proposition de don

Toute proposition de don doit être :

• renseignée sur le formulaire commun
• puis adressée sur la liste pcaq-dons@univ-bordeaux.fr (modérée et administrée par le Centre du réseau Sudoc-PS de la Nouvelle Aquitaine – académie de Bordeaux).

Transfert de collection

Le donataire précise dans le formulaire les conditions du transfert qu’il propose.

Modalités juridiques

Seuls les dons sont acceptés (pas de dépôt) :
. l’établissement donataire cède le(s) numéros à l’établissement receveur
. l’établissement receveur a la libre disposition des collections données.