Empêcher la suppression d’un exemplaire en utilisant les engagements de conservation

Vous avez la possibilité de protéger un exemplaire de la suppression en utilisant les engagements de conservation.

Ouvrir la notice d’exemplaire.

Descendre jusqu’au pavé intitulé « Informations de conservation » :

Cocher Oui pour activer la protection de l’exemplaire.

Choisir le cas échéant une « Raison de conservation » dans la liste déroulante. Cette liste a été validée par le réseau (Cf GT Collections du 07/02/2024).

Libellé	Définition du cas d’usage
Dernier exemplaire de l’établissement	Dernier exemplaire de l’établissement =institution
Dernier exemplaire du Rebub	Dernier exemplaire sur le réseau
Unica Sudoc	Dernier exemplaire dans le Sudoc
Exemplaire rare	Définition propre à chaque institution (-de 5 documents dans le Sudoc etc…)
Intérêt spécifique	Raison de l’intérêt donnée en note (publication d’un enseignant, de l’école, don avec obligation de conservation, etc…)
Contenu intellectuel de référence	Document faisant référence dans les disciplines de l’institution

Si besoin de précisions, vous pouvez ajouter une note dans le champs « Note de conservation ».

Enregistrer les modifications.

A l’affichage, les exemplaires seront visibles avec cette icône :

Pour rechercher tous vos exemplaires avec un engagement de conservation, dans la recherche avancée :

Index : Exemplaires physiques > Engagement de conservation > est égal à > Oui

Vous pouvez également chercher les exemplaires par « raison de conservation » et par « note de conservation ».

Attention, l’export de la liste de résultats ne contient pas les colonnes relatives à ces informations. Pour pouvoir les exploiter, faites d’abord un ensemble de résultats puis exécuter le traitement « Export des exemplaires physiques ».

Les informations apparaissent dans les colonnes intitulées :

• Committed to retain
• Retention reason
• Retention note

Ces informations sont exploitables dans un rapport analytique.