La gestion des thèses et mémoires électroniques dans Alma

Présentation du circuit

La création des inventaires électroniques dans Alma est entièrement automatisée. Lors du chargement d’une nouvelle notice un portfolio est créé sous la collection appropriée.

Dans le détail le traitement se déroule ainsi :

1. 🕓4h – Zone réseau : La notice est chargée via les transferts réguliers du SUDOC
2. 🕗8h – Institution : Les fichiers des transferts réguliers sont réimportées dans chacune des institutions. Il y a 3 profils d’import (un pour UBM et 2 pour UB). Au cours de ce processus d’import :
   • Les notices sont filtrées grâce aux règles d’indication pour ne traiter que les notices concernées par chaque profil d’import.
   • Lors du processus de ré-import, la note et le lien qui serviront de base à la création du portfolio sont définis et mis en forme en fonction des règles de diffusion du travail universitaire. Cette mise en forme est accomplie grâce aux règles de normalisation liées aux profils de publications.
   • Enfin, la notice est réimporté et le portfolio est créé ou mis à jour

Configuration des profils d’import

Ces profils d’imports sont situés dans la zone propre à chaque institution. Pour chaque notice traitée le profil créé ou met à jour le portfolio dans la collection correspondante. Il y a 3 profils configuré pour ce circuit

Institution	Nom du profil	Identifiant de la collection
UBM	Import Thèses numériques UBM SUDOC	61178359790004674
UB	Import Thèses d’état numériques UB SUDOC	61146059250004672
UB	Import Thèses d’exercice UB SUDOC	61146279980004672
UBM	Import Mémoires UBM SUDOC	61145809840004674

Ces profils utilisent des règles d’indication et de normalisation pour filtrer les notices et construire les champs de données d’inventaires.

Règles d’indication

Ces règles permettent de filtrer les notices pour les rediriger vers le bon profil de publication. Il y a donc une règle par profil de publication.

Cas	Nom de la règle	Principe
Thèses UBM	Règle d’identification Thèses UBM	Présence de la chaine de caractères « BOR » dans le champ 029$b et présence du RCR de la bibliothèque électronique (335229906) en 930$b
Thèses d’état UB	Règle d’identification Thèses d’état UB	Présence des la chaines de caractères « BOR » dans le champ 029$b et présence du RCR de la bibliothèque électronique (335229901) en 930$b
Thèses d’exercice UB	Règle d’identification Thèses d’exercice UB	Présence des la chaines de caractères « BORD »dans le champ 029$e et présence du RCR de la bibliothèque électronique (335229901) en 930$B
Mémoires numériques UBM	Règle d’indentification Mémoires numériques UBM	Est considérée comme notice de mémoire électronique toute notice dont la 856$$u commence par « https://extranet.u-bordeaux-montaigne.fr/memoires/diffusion.php?id=«

rule "Règle d'identification Thèses UB"
when
((not exists "029.b.*BOR*") OR ((exists "029.b.*BOR*") AND (not exists "930.b.335229901")))
then
set indication."true"
end

Règle de normalisation

La règle permet de définir le lien et la note du portfolio en fonction des données bibliographiques. Elle est définie au niveau de l’institution

Pour les thèses UBM

Nom de la règle : NR_UBM_LOCAL_Circuit_de_Synchro_Thèses_Electronique

Cas	Critères d’identification Unimarc	Lien vers le texte intégral	Note publique	Cas
Thèse accessible	Une ou Plusieurs 856 et aucune 310 ou 371	http://www.theses.fr/[NNT]/document (Redirige vers TEL )		Numnat : Nawal Issaoui, PPN 198727747 ; NNT 2016BOR30042 Numerisée : Cécile Marshall, PPN 271853786 ; NNT 2007BOR30059
Thèse sous embargo	Une note en 310 ou 371 avec la mention « Thèse soumise à l’embargo de l’auteur » + absence de 856	http://www.theses.fr/[NNT]/document	310$$a + « . Consultation à distance réservée aux membres de la communauté universitaire. En savoir plus«	Adèle Delaporte (embargo jusqu’en 2025), PPN 268388598 ; NNT 2022BOR30055
Thèses en accès Intranet	Présence d’une 856 avec un champ $z = « Accès réservé au texte intégral »	856$u	“Thèse en accès limité accessible à distance sur authentification pour les membres de l’Université Bordeaux Montaigne, ou sur place sur les ordinateurs disponibles dans les bibliothèques (campus de Pessac). L’ensemble de la collection des thèses de l’Université Bordeaux Montaigne a été numérisée et est accessible au format numérique. Vous êtes docteur de notre université et avez des questions sur la diffusion de votre thèse ? Nous serons ravis d’y répondre : contactez-nous. »	Numnat : Henri Wagner, PPN 201727617 ; NNT 2016BOR30059 Numérisée : Thérèse Jouve, PPN 27184552X ; NNT 1992BOR30018
Thèse partielle	Présence d’une 856$z = “Accès au texte intégral de la version partielle”	http://www.theses.fr/[NNT]/document	Accès au texte intégral de la version partielle. La version complète est consultable sur place à l’Université Bordeaux Montaigne
Thèse confidentielle	Aucune 856 & présence d’une 310 ou 371	http://www.theses.fr/[NNT]	310 ou 371$a + «. Pas d’accès »	Franck Peinaud (jusqu’en 2031), PPN 259366749 ; NNT 2021BOR30022

Pour les thèses d’état d’UB

Nom de la règle : NR_UB_LOCAL_Circuit_de_Synchro_Thèses_D’Etat_Electroniques

Cas	Critères d’identification Unimarc	Lien vers le texte intégral	Note publique
Thèse accessible	Une ou Plusieurs 856 et aucune 310 ou 371	http://www.theses.fr/[NNT]/document (Redirige vers le pdf)
Thèse sous embargo	Une note en 310 ou 371 avec la mention « Thèse soumise à l’embargo de l’auteur » + absence de 856	http://www.theses.fr/[NNT]/document	310$$a
Thèse en consultation sur place	Aucune 856 & aucune 310 et 371	https://bibliotheques.u-bordeaux.fr/Soutien-a-la-recherche/Theses-et-memoires-numeriques/These-de-doctorat/Consulter-une-these-non-disponible-en-libre-acces	Thèse non accessible sur le web, consultable sur rendez-vous (doc-thesesnum@u-bordeaux.fr) à la Bibliothèque des Sciences et Techniques

Pour les thèses d’exercice d’UB

Nom de la règle : NR_UB_LOCAL_Circuit_de_Synchro_Thèses_D’Exercice_Electroniques

Cas	Critères d’identification Unimarc	Lien vers le texte intégral	Note publique
Thèse accessible	La 856$$u renvoie vers Dumas	856$$u
Thèse en consultation sur place	La 856$$u renvoie vers Oskar	856$$u	L’accès à la ressource est réservé aux usagers de la communauté universitaire de Bordeaux
Thèse sous embargo	La 856$$u renvoie vers Dumas et présence d’une 371$$a	856$$u	371$$a
Thèse confidentielle	La 856$$u renvoie vers Dumas et présence d’une 371$$a	856$$u	371$$a

Pour les Mémoires UBM

Nom de la règle : PasserelleSUDOC – Mémoires UBM

Ajoute une note avec la mention « Accès au texte intégral réservé aux membres de l’Université Bordeaux Montaigne » si un champ 856 contient un sous-champ $$5 sans $$z.

Consulter le rapport de chargement

A partir du menu Ressources (1.), sélectionnez le menu « Importer>Suivre et visualiser les imports » (2.) Cliquez sur les « … » (3.) pour accéder au rapport du traitement. Cette option ne sera visible que si le traitement est terminé.

A partir du rapport de traitement cliquez sur les « … » et « Prévisualiser les enregistrements » pour identifier les notices importées.