Infrastructure budgétaire
Le principe général de la clôture budgétaire dans Alma consiste à reconduire d’une année fiscale sur l’autre l’arborescence comptable. Ainsi, chaque année, la hiérarchie budgétaire est réinitialisée et les données concernant les années antérieures sont conservées.
Note : Les lignes de commandes techniques ne sont pas concernées.
Avant la fin de l’année civile, chaque établissement devra préciser ses souhaits concernant l’arborescence budgétaire de l’année suivante.
Concernant l’arborescence, deux options sont possibles :
- La reconduire => recopier l’arborescence de l’année précédente à l’identique pour l’année budgétaire suivante
- La supprimer => il n’y aura pas de recopie de l’arborescence, seule l’année budgétaire suivante sera créée.
Concernant le montant à créditer : si l’on reconduit le registre, il est possible de lui allouer des fonds à la création, 2 options sont possibles :
- Rien : les fonds sont créés mais sont vides
- Copier l’allocation de l’année en cours : le même montant que l’année n sera affecté à l’année n+1
- Pourcentage de l’allocation de l’année en cours : à partir du montant affecté sur l’année n, on calcule le montant de l’année n+1 avec le pourcentage d’augmentation indiqué – Remarque : dans ce cas le ratio sera appliqué sur chaque compte budgétaire individuellement.
Utiliser la nouvelle année budgétaire dès maintenant : oui/non
Ce paramètre permet d’autoriser les agents à choisir les budgets de l’année n+1 dès avant le 1er janvier de l’année. Attention : ce paramètre est global à l’ensemble des comptes du registre. Si vous souhaitez n’autoriser que certains comptes en dépense avant le début de l’année, merci de vous reporter au mode d’emploi ‘Créer une arborescence budgétaire dans Alma’.
Utiliser le budget de l’année précédente après le 31 décembre : oui/non
Ce paramètre permet d’autoriser les agents à continuer de créer des lignes de bon de commande dans Alma sur l’année n au-delà du 31 décembre. Attention : ce paramètre est global à l’ensemble des comptes du registre. Si vous souhaitez n’autoriser que certains comptes en dépense après la fin de l’année, merci de vous reporter au mode d’emploi ‘Créer une arborescence budgétaire dans Alma’.
Clôture des lignes de commande
En bonne gestion dans Alma, une LBC doit avoir un statut « clôturée » ou « annulée » pour finir tranquillement son existence. Il est donc nécessaire de procéder à la clôture des lignes de commande en souffrance en fin d’année.
Avant les vacances de Noël, le SCOOP procède à la facturation automatique des LBC dont tous les exemplaires ont été reçus dans les bibliothèques ne pratiquant pas la facturation.
La facturation automatique se caractérise par les informations suivantes :
- le montant facturé est nécessairement le montant indiqué dans la LBC
- aucun taux de TVA n’est précisé
- le nom de la facture est construit à partir du n° de la commande FACT_AUTO_N_DE_LA_COMMANDE
En janvier, nous invitons les bibliothèques à consulter le rapport des LBC en anomalies. Ce rapport identifie l’ensemble des lignes et commandes qui ne sont pas clôturées selon le type de cas et les traitements à faire.
Report des lignes de commande sur l’année suivante
Il est également possible de reporter les lignes de commande sur l’année suivante.
Trois options sont possibles :
Report manuel
Chercher et Modifier la LBC concernée
NB : cette ligne ne doit ni être facturée, ni être réceptionnée
Dans la partie « tarification et financement », supprimer l’allocation du compte (clic sur le crayon puis sur le bouton « supprimer »), puis relier la LBC au compte de l’année suivante.
ATTENTION : la ligne reste attachée à son bc d’origine, si vous souhaitez repasser la commande dans un nouveau BC, il faut annuler la ligne et la recréer.
Cliquer sur le bouton « Enregistrer » pour continuer le circuit de commande (réception, facturation).
Demander au Scoop de reporter toutes les lignes de commande restantes par traitement
Attention, ce traitement n’est possible que sur trois ensembles : les LBC de commandes continues, les LBC de commandes permanentes, et les LBC de commandes ponctuelles. Si vous souhaitez ne renouveler que certaines LBC, il faudra le faire manuellement.
Annuler toutes les commandes restantes et recréer les commandes reprises l’année suivante
Cette option est utile si les quantités, les montants de la commande ou l’EJ doivent être modifiés.
Date de publication
Mis à jour le
Attention ! Certains établissements utilisent parfois de procédures complémentaires