Note : De manière générale, s’assurer que les notices bibliographiques n’existent pas déjà dans Alma avant de les importer via Electre.
Exporter un panier Electre
Les modèles de panier
Dans Electre, deux modèles de paniers ont été créés :
- Modèle HT : modèle dédiée à la Recherche
- Modèle TTC : modèle dédié à la Pédagogie
Éditer un panier Electre
Le modèle utilisé apparaît en haut du panier :
Dans ce même panier, des colonnes sont à renseigner avant l’export :
Les informations attendues sont les suivantes :
| CHAMPS | VALEURS |
|---|---|
| Budget (code) | Code du compte budgétaire utilisé. La casse doit être identique à celle du code du compte budgétaire utilisé. |
| Bibliothèque (code) | Code de la bibliothèque |
| N° Bon de commande | Numéro du bon de commande qui doit être unique |
| Fournisseur | Code du fournisseur |
| Compte Fournisseur | Code intitulé issu de l’infrastructure d’acquisition (respecter la casse de Alma) |
| Note de réception | Note facultative. On peut y mettre une cote, une info pour la réception des commandes, le nom d’un demandeur, etc. Ce champ est à la discrétion de l’acquéreur, visible à la réception dans Alma mais pas dans la note de l’exemplaire |
Il ne reste plus qu’à exporter le panier.
Importer un panier Electre dans Alma
Grâce aux données du modèle, l’import va créer la holding et l’exemplaire dans Alma.
Lancer un import
Dans la barre de navigation principale, cliquer sur Acquisitions et sélectionner Importer : Importer :
Dans la page suivante, choisir le profil d’import en fonction du modèle du panier à importer :
| PROFILS D’IMPORTS | MODELES DE PANIER ELECTRE |
|---|---|
| Electre HT | Modèle Univ. Bordeaux HT |
| Electre TTC | Modèle Univ. Bordeaux TTC |
Depuis le modèle d’import correspondant au panier, cliquer sur le bouton 
puis sélectionner « Exécuter » :
Dans la page suivante, cliquer sur « Sélectionner le fichier » :
Une boîte de dialogue s’ouvre, cliquez sur le bouton 
:
Aller chercher le fichier Electre sur votre ordinateur (extension du ficher .ELC) à partir de la fenêtre qui s’ouvre et cliquer sur « ouvrir » :
Cliquer sur « Ajouter ».
Le fichier apparaît maintenant sur la page d’import. Il ne reste plus qu’à cliquer sur le bouton « Soumettre » :
Quand un fichier Electre compte plus de 50 titres, il se scinde en deux fichiers à importer.
Suivre un import
Pour suivre l’état d’avancement d’un import et accéder au rapport de ce dernier, aller dans le menu « Acquisitions » de la barre de navigation principale d’Alma et cliquer sur « Suivre et visualiser les imports » :
Dans la liste des imports en cours ou terminés, on peut suivre l’état d’avancement de son import grâce à une petite jauge verte et un chiffre en pourcentage :
La durée de l’import dépend du nombre de notices (environ 5 minutes pour 50 notices). Cliquer sur « Rafraichir » si nécessaire.
L’import Electre permet de créer simultanément les données concernant les acquisitions et les 3 notices nécessaires au catalogue.
Une fois terminé, on peut accéder au rapport détaillé de l’import en cliquant sur le bouton et en sélectionnant « Rapport » :
La page à laquelle on accède contient le rapport détaillé de l’import Electre réalisé :
Voici le détail des informations disponibles dans le rapport :
| Compteur | Présente une synthèse des traitements réalisés dans Alma |
| Notices bibliographiques correspondantes | Indique le nombre de notices identiques (ISBN/ISSN) déjà présentes dans Alma |
| Notices bibliographiques importées | Indique le nombre de notices bibliographiques importées dans la zone réseau (Network Zone) |
| Enregistrements non importés | Nombre de notices rejetées. Renseigne sur la raison du refus de l’import |
| Ligne de commande | Nombre de lignes de commandes créées. Cliquer sur « … » puis « Prévisualiser les enregistrements ». On voit ainsi les notices importées et on peut voir à quelles lignes de commandes elles correspondent en cliquant sur le numéro en haut à droite de chaque notice. |
| Notices holdings | Nombre de notices holdings créées, mises à jour ou rejetées (création d’une holding « Acquisitions » pour chaque titre). |
| Exemplaires physiques | Nombre d’exemplaires physiques créés, mis à jour ou rejetés |
Les problèmes qui peuvent se présenter :
- Une notice n’est pas importée : il existe déjà probablement plusieurs notices dans Alma avec l’ISBN concerné. Dans le cas d’un doublon, Alma ne choisira pas entre 2 notices qui possèderaient le même ISBN, la notice ne sera donc pas importée.
- Les exemplaires ne sont pas créés (erreur en remplissant les colonnes du panier Electre a priori)
Un rapport d’importation est reçu par mail.
Dans Alma, depuis le rapport, il est possible d’accéder aux lignes de commande créées. Dans la section « Lignes de commandes », cliquer sur le bouton des lignes de commande importées et sélectionner « Prévisualiser les enregistrements » :
On accède alors à la liste des documents qui ont fait l’objet d’une commande :
On peut également voir l’état de la commande en cliquant sur le chiffre situé à côté du chariot vert et de l’intitulé « Commandes » :
On accède ainsi à la ligne de commande associée au document qui en a fait l’objet :
On constate que l’état de la commande est « (Envoyé) ». On peut donc réceptionner le document.
Si c’est un autre statut qui apparaît « (Prêt) » par exemple, c’est qu’il y a un problème : par exemple un code budgétaire manquant ou erroné.
Détail des statuts des LBC et BC:
| Ligne de Bon de Commande | Bon de commande | Etape Suivante |
|---|---|---|
| En révision | N/A | Compléter la LBC |
| Regroupement | N/A | Regrouper |
| Prêt | En révision | Regrouper |
| Envoyé | Envoyé | Réceptionner |
| En attente de facturation | Envoyé | Facturer |
| Clôturée | Clôturée | N/A |
Le document apparaîtra le lendemain sur Babord+ avec un statut « En commande » (sauf pour les rachats pour lesquels la holding est déjà créée, l’exemplaire en commande apparaît donc instantanément sur Babord+).
L’import d’un panier Electre génère un mail de commande envoyé à l’adresse électronique figurant dans le compte fournisseur (ce peut être une adresse de gestion interne à la bibliothèque ou l’e-mail du fournisseur si on souhaite commander de cette façon ; cela relève de l’organisation interne de la bibliothèque).
Reprise de LBC incomplètes
Il peut arriver, suite à des imports Electre, que des LBC soient incomplètes et/ou à corriger. Dans Alma elles seront signalées en révision. La consultation du panier « Tâches nécessitant votre attention » renseigne sur la nécessité de procéder à des corrections.
On peut aussi aller directement sur le menu concerné : Acquisitions / Lignes de commande : Examiner (ligne de commande)
Par défaut, le filtre est Attribué à moi, mais, dans les facettes, il est possible de filtrer sur Non attribué et/ou Attribué à d’autres.
Pour vérifier qu’aucune LBC ne concerne sa bibliothèque, utiliser les filtres de la facette Propriétaire de la ligne de commande.
Noter que dans les facettes de tri, plusieurs types d’achat sont proposés, exclure les abonnements permet de faciliter la lecture des listes obtenues.
Dans les LBC Non attribué sont déposées des notices avec problème (pas de prix, pas de code budgétaire par ex).
L’ouverture d’une LBC à ce niveau attribue automatiquement la LBC à la personne qui fait la modification. La LBC bascule alors dans la liste des LBC Attribué à moi.
Se positionner sur chaque LBC concernant sa bibliothèque et cliquer sur le menu « Modifier » :
Les alertes aident à retrouver l’information manquante. Apporter les modifications nécessaires (prix, compte budgétaire, etc) :
Valider les modifications en cliquant sur Enregistrer et continuer
La LBC disparaît de la liste des LBC Non attribué. Il faut ensuite traiter toutes les autres lignes en attente.
Si on modifie par erreur une LBC qui n’appartient pas à sa bibliothèque, il est possible d’annuler l’attribution.
Depuis la liste de LBC Attribué à moi, à droite de l’écran sur la page détaillée de la LBC cliquer sur Annuler l’attribution et la LBC rebasculera dans la liste des LBC Non attribué. Si on souhaite attribuer la LBC à un(e) collègue en particulier, cliquer sur Attribuer à et choisir le nom du collègue dans la liste déroulante. Il est possible d’informer par mail ce collègue en cochant la case sur Envoyer en tant qu’e-mail et d’ajouter une note. Valider en cliquant sur Enregistrer.
Date de publication
Mis à jour le
Attention ! Certains établissements utilisent parfois de procédures complémentaires