Le service de réservation planifiée (appelé Booking) permet à un lecteur de planifier sa réservation sur un document (à noter que ce service peut également s’appliquer sur des salles de travail ou du matériel).

Ce service lui permet de définir le créneau à partir duquel il souhaite que le document soit disponible pour le prêt ou la consultation.

Pour pouvoir paramétrer le service de réservation planifiée, il faut posséder un des rôles suivants :

• Administrateur général du système
• Administrateur des services aux usagers

Tous les paramétrages du service de réservation planifiée se trouvent dans l’environnement de configuration d’Alma :

Les paramètres se configurent au niveau de l’institution et tous les paramètres se trouvent au niveaux du domaine “Services aux usagers”

De la même manière que les règles de prêts, les règles de fonctionnement de la réservation s’appliquent aux unités de services aux usagers, elles-mêmes associées à des localisations.

Voici les étapes à respecter pour créer et mettre en application les règles du services de réservation planifiée :

1. créer les règles avancées (policies) : ce sont les conditions détaillées de fonctionnement du service. Elles constitueront les conditions d’utilisations. Chemin d’accès : Alma/Configuration/Institution/Services aux usagers/Services aux usagers – exemplaires physiques/Configuration avancées des règles
2. rassembler les règles avancées dans les conditions d’utilisations (term o use). Chemin d’accès : Alma/Configuration/Institution/Services aux usagers/Services aux usagers – exemplaires physiques/Règles et conditions d’utilisation
3. ajouter les conditions d’utilisations dans une unité de services aux usagers. Chemin d’accès : Alma/Configuration/Institution/Services aux usagers/Services aux usagers – exemplaires physiques/Unités de services aux usagers

Il faut penser à déterminer un nombre limite de réservations planifiées par jour par groupes d’utilisateurs.

Chemin d’accès : Alma/Configuration/Institution/Services aux usagers/Configuration des lecteurs/Limite des lecteurs

Si l’instituion souhaite autoriser le prêt du document dans la période précédent le début d’une réservation planifiée, il faut paramétrer le blocage qui autorise le prêt et règle automatiquement la date de retour au début de la réservation planifiée.

Chemin d’accès : Alma/Configuration/Institution/Services aux usagers/Services aux usagers – exemplaires physiques/Préférences de blocage

Le critère a modifié est : La date de retour du prêt est en conflit avec une réservation planifiée

Il suffit de modifier la valeur du champ “Actions” et de choisir “Traiter automatiquement” :

Même chose pour autoriser le renouvellement :

Par défaut, ces paramètres sont réglés sur “Blocage”. Le prêt ne sera donc pas réalisable.

Il est également possible de laisser la main à l’opérateur qui pourra outrepasser au moment du prêt.

*unité de mesure du temps : les valeurs sont à créer au moment de la configuration des règles avancées.

Délai durant lequel la bibliothèque maintient la réservation. Passé ce délai, si le document n’a pas été récupéré par le demandeur, la réservation planifiée est annulée. Le lecteur reçoit un mail pour l’avertir et le document passe en statut “Remettre en rayon”. Il est donc disponible pour la réservation ou le prêt pour un autre lecteur.

Exemple : Booking release time paramétré sur 2 jours

Ce paramètre permet de définir la durée de la réservation planifiée à savoir l’étendue de celle-ci. C’est un moyen pour le demandeur de signaler qu’il souhaite que le document soit disponible sur un délai pour lui permettre par exemple d’aller le chercher quand il veut sur ce délai.

La valeur paramétré sera la durée maximum que le demandeur peut saisir mais si il souhaite moins de temps, ce sera bien sûr possible.

Exemple : maximum allowed booking length paramétré sur 5 jours

Il correspond au délai précédent le début de la réservation planifiée. Durant ce délai, les réservations et prêts par un autre lecteur ne sont pas possibles.

A partir du début du preview period, Alma passe le document en “Prendre en rayon” et une fois sur le rayon des réservation il n’est plus prêtable et plus réservable.

Tant que le preview period n’est pas enclenché, le document est réservable et empruntable.

Si le document est emprunté avant le début du preview period, la date de retour sera avancée à la date du début de la réservation planifiée.

Exemple : Preview period paramétré sur 2 jours

Ce paramètre permet de définir combien de temps à l’avance une réservation planifiée peut être faite sur un document.

Par défaut, des réservations planifiées peuvent faite dans le futur sans limite. En définissant un délai, on limite le calendrier des réservations à l’avenir.

Concrètement, en mettant une limite le demandeur ne pourra pas sélectionner les dates postérieur à celle-ci.

Exemple : future limit paramétré sur 2 jours

Le 22 avril, le lecteur pourra planifier sa réservation jusqu’au 24 avril. Au-delà il ne pourra plus.

Ce paramètre correspond au délai autorisé entre deux réservations planifiées sur un même document par un même lecteur.

Ce paramètre va déterminer le type d’unité de temps qui sera utilisé pour le calendrier qui s’affiche dans Alma et Babord+ au moment de la demande de réservation planifiée.

On peut choisir de faire apparaître jusqu’au minutes, laissant ainsi la possibilité au demandeur de préciser les minutes du début et fin de la réservation planifiée.

Dans Alma, le circuit du document commence à la date de début de la réservation planifiée.

Exemple : un lecteur fait une demande de réservation planifiée sur un document le 22/04 pour un début le 24/04

• entre le 22/04 et le 24/04 : rien ne se passe, le document est en rayon
• le 24/04 : le document apparaît dans le menu “Prendre en rayon”

Dès que le document est à “Prendre en rayon”, il faut passer à l’étape “Scanner les exemplaires”. Une fois scanné :

• le demandeur reçoit un mail pour l’avertir que le document demandé est disponible
• le document passe sur le “Rayon des réservations”
• le statut du document est “n’est pas en rayon”

La durée de de la réservation sera fonction des deux paramètres suivant :

• Maximum allowed booking length à la fin de ce paramètre la réservation reste sur le rayon mais le document peut être prêté et il est réservable par un autre lecteur.
• Booking release time : à la fin de ce délai, le document est à remettre en rayon et le demandeur reçoit un mail pour le notifier de l’annulation de sa réservation.

Si les paramètres le permettent et sont respectés, des demandes de réservations planifiées peuvent être réalisées en amont d’autres demandes. Dans ce cas le délai de réservation puis de prêt sera réduit afin que le document soit disponible pour la première demande qui suit.

Tant que des réservations n’ont pas été récupérés, d’autres réservations peuvent être programmées après. Dans ce cas, le délai de prêt sera réduit pour satisfaire la demande suivante.

Si le document n’est pas rendu à la date de début de la réservation planifiée, cette dernière est annulée est un mail est envoyé au lecteur le jour-même

Le formulaire est sensiblement le même que le formulaire de demande de communication magasin ou numérisation. Il intègre en plus un calendrier afin que le lecteur saisisse son créneau de réservation.

Certains champs sont obligatoire, comme la date de début, la date de fin, le lieu de retrait. Des messages d’erreur avertissent le lecteur :

Une fois la réservation validée, le lecteur obtient un message de confirmation :

Dans le cas des périodiques, la demande peut se faire au niveau des fascicules quand ceux-ci sont exemplarisés. Sinon le lecteur peut porter l’information concernant le numéro qui l’intéresse dans le champ commentaire :

Il est également possible de faire apparaître un calendrier pour que le lecteur vérifie la disponibilité du document :

Le type de matériel et le calendrier des disponibilités sont deux paramètres que l’on peut décider de faire apparaître ou non.

Pour accéder au paramétrage du formulaire de demande de réservation planifiée, l’accès est le suivant : Alma/Configuration/Institution/Services aux usagers/Logique d’affichage de l’interface de découverte/Personnalisation du formulaire de réservation planifiée

Flux de travail des réservations planifiées : https://knowledge.exlibrisgroup.com/Alma/Product_Documentation/Alma_Online_Help_(Francais)/030Services_aux_usagers/030R%C3%A9servation_planifi%C3%A9e/010Flux_de_travail_de_la_r%C3%A9servation_planifi%C3%A9e