Chargement des notices du SUDOC

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  1. Présentation générale
    1. Du côté du SUDOC
    2. Du côté d’Alma
  2. Configurations
    1. Le profil d’intégration SUDOC Email
    2. Déclaration du FTP de l’ABES
    3. Import_sudoc_fusion_ignorée
    4. Import_sudoc
  3. Résolution de problèmes

Présentation générale

Du côté du SUDOC

Chaque nuit, les « demandes d’extraction »(jobs) sont exécutées sur le système central. Ces demandes génèrent les fichiers de mise à jour pour chaque ILN. Lorsqu’un programme d’extraction est terminé,le système envoie un message (dit «message status 9») à une ou plusieurs adresses enregistrées1). Ce message détaille le ou les fichiers qui seront transférés en précisant le nombre de notices extraites, le format utilisé…

Du côté d’Alma

À trois heures du matin, le service Central catalog integration job ou SUDOC_EMAIL dans la liste des profils d’intégration va voir si le message Status 9 a bien été reçu. Il envoie à son tour un message à l’ABES pour demander la mise à disposition des fichiers sur le serveur Vermeil de l’ABES (FTP GET).
À quatre heures du matin, le profil d’Import Import_sudoc_fusion_ignorée va effectuer un premier chargement. En cas de multimatch 2) il va ignorer la notice concernée et passer à la notice suivante.
À midi, le profil d’import Import_Sudoc va rejouer le chargement. En cas de multimatch il va cette fois-ci interrompre le chargement du fichier 3) et généré une alerte.

Note : L’usage de deux profils d’import nous permet d’être alerté de la présence multimatch tout en ne bloquant pas les notices non problématiques présentes dans le même lot de chargement.

Configurations

Note : Les chargements SUDOC sont gérés depuis la zone réseau.

Le profil d’intégration SUDOC Email

Configuration Alma > Général > Profils d’intégration > SUDOC_EMAIL

Configuration :

  • Email Abes : email vers lequel demandé le transfert des fichiers
  • ILN de la bibliothèque
  • Email de la bibliothèque : Adresse qui reçoit le message “status 9”
  • Serveur de messagerie hôte, Port du serveur de messagerie, Nom d’utilisateur, Mot de passe : Paramètre du serveur de messagerie à utiliser dans les échanges avec l’ABES
  • Serveur FTP :
  • Sous-répertoire FTP
  • Numéro de commande : Il se trouve dans les noms des fichiers transmis lors des TR. Il s’agit des 6 premiers caractères TR####

Déclaration du FTP de l’ABES

Configuration Alma > Général > Définitions S/FTP > vermeil.sudoc.abes.fr

Import_sudoc_fusion_ignorée

Ressources > Gérer les profils d’import > Import_sudoc_fusion_ignorée

  • Règle de normalisation utilisée pour le formatage des données : Passerelle SUDOC
  • Profil de correspondance :
    • Mode de correspondance : 035 (other system identifier)
    • Préfixe d’identifiant du système : (PPN)
  • Dédoublonnage :
  • Traitement automatique des correspondances multiples : Ignorer et ne pas importer les notices non résolues

Import_sudoc

Ressources > Gérer les profils d’import > Import_sudoc

  • Règle de normalisation utilisée pour le formatage des données : Passerelle SUDOC
  • Profil de correspondance :
    • Mode de correspondance : 035 (other system identifier)
    • Préfixe d’identifiant du système : (PPN)
  • Dédoublonnage :
  • Fusionner les notices et combiner l’inventaire pour des correspondances multiples :
    • Fusionner et combiner : Manuellement
    • Notice préférée : Notice comprenant le plus d’exemplaires
    • Notice non favorite : supprimé
    • Méthode de fusion : Fusion Passerelle SUDOC

Résolution de problèmes

En cas de non réception des fichiers de Transferts réguliers, points à vérifier :

  • Sur l’adresse [scoop technique] : réception du mail « statut 9 » ?
    • S’il n’y a pas trace de ce mail, contacter l’Abes rubrique Transferts réguliers.
  • Sur le serveur FTP de l’ABES : dépôt des fichiers ?
    • S’il n’y a pas les fichiers, relancer la recherche de ces fichiers depuis Alma : Alma réseau > Configuration > onglet Général > Système externe > profil d’intégration > SUDOC_EMAIL > Exécuter
  • Une fois les fichiers disponibles sur le serveur, relancer les imports.
  • Dans Alma réseau : relancer les imports suivants :
    • Import_sudoc
    • Import Notices Abes (Marc21)
  • Dans Alma UB : relancer les imports suivants :
    • Import Notices Babord Num
    • Import Thèses d’état numériques UB SUDOC
    • Import Thèses d’exercice UB SUDOC 
  • Dans Alma UBM : relancer les imports suivants :
    • Import Mémoires UBM SUDOC
    • Import Notices 1886 avec création des portfolios
    • Import Thèses numériques UBM SUDOC
 
1) alexandre.faure@u-bordeaux.fr,admsigb.doc@univ-bordeaux.fr
2) i.e. Le système trouve deux notices correspondantes dans Alma pour la même notice SUDOC
3) les TR sont découpés en fichier de 50 notices
 

Date de publication

Mis à jour le

Attention ! Certains établissements utilisent parfois de procédures complémentaires

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