Procédure pour signaler un numéro de périodique comme une monographie. Intéressant dans les cas où la bibliothèque achète des numéros de périodique de façon isolée ou pour mettre en valeur les périodiques (avec un abonnement vivant ou mort) ayant des livraisons thématiques.
Avantages :
- Dans Babord+, pour ces numéros, la recherche est possible par sujets.
- Dans Babord+, le document peut être cherché via la notice de périodique ou via la notice du numéro isolé. Dans les deux cas, l’exemplaire visible se met à jour en temps réel sous les deux notices. Il est réservable selon les règles de prêt associées à sa localisation.
- Dans Alma, pas besoin d’utiliser un exemplaire fictif.
Attention !
- Le lien entre les notices nécessite un traitement automatique qui démarre tous les jours à 23h00. Le lien ne sera visible que le lendemain.
- Dans Alma : pour que le traitement soit correct, cette procédure comprend plusieurs étapes. Pensez à vérifier l’affichage dans Babord+.
- Dans Alma : La présence du lien entre les notices ne génère pas d’alerte en cas de suppression de l’exemplaire. Se référer à la partie « suppression d’un numéro thématique »
- Chaque bibliothèque doit impérativement créer sa propre 461 car en cas de délocalisation d’une des bibliothèque le lien est ainsi préservé.
Dans le Sudoc :
Se localiser sous la notice de la monographie.
La notice d’un NT doit comporter deux zones spécifiques :
- Une zone 305 du type : ##$aNuméro de : « Problèmes politiques et sociaux », ISSN 0015-9743, (2010) n°975
- Une zone 461 avec un lien vers la notice du périodique : ##$0001012614@Problèmes politiques et sociaux. Articles et documents d’actualité mondiale, ISSN 0015-9743$v975
Se localiser sous la notice du périodique et faire un état de collection.
Dans Alma :
Faire la recherche des PPN correspondants. Si besoin importer la ou les notices via la recherche de ressource externe > choix du profil d’import « SUDOC – Unimarc »
Sous la notice de périodique :
- Si besoin créer la notice de fonds
- Dans la notice d’exemplaire : le type de matériel = fascicule, remplir les données de numérotation et générer le champs « description »
- Si chaque NT a une cote différente pour une même localisation, la cote précise peut être ajoutée dans la partie « information sur la localisation » de la notice d’exemplaire.
Sous la notice de monographie :
- Ouvrir la notice en modification dans l’éditeur de métadonnées.
- Modifier la zone 461 en ajoutant si besoin :
- $$v no: (numéro = numérotation A de l’exemplaire)
- $$v yr: (année = chronologie I de l’exemplaire)
- $$5 33PUDB en fin de zone, afin de protéger la zone lors des mises à jour de la notice.
- Modifier la zone 461 en ajoutant si besoin :
- Enregistrer
Attention ! Si malencontreusement des modifications chronologiques, de numérotations ou de descriptions sont effectuées dans la notice d’exemplaire le $$v n’est plus valable et le lien est perdu entre la notice bibliographique et la notice de périodique.
Si certains périodiques sont sujets à ce type de modifications régulières, vous pouvez mettre plutôt le code-barre ($$v no :code-barre)
Créer une notice de fonds et la masquer à la découverte.
Dans l’éditeur de métadonnées > Actions de la notice > Supprimer de la découverte
Pas besoin de faire d’exemplaire.
Le lendemain, vérifier que le lien s’est construit entre les deux notices. Sous la notice de monographie, la notice de fonds masquée doit être accompagnée d’une autre notice de fonds avec une coche verte « notice associée ».
Le lien est visible également dans l’onglet « autres détails » dans la notice de la monographie et dans la notice du périodique.
Supprimer un numéro thématique :
Avant de désherber un document, pensez à vérifier dans l’onglet « Autres détails » qu’il n’y a pas de notices liées. Si c’est le cas, il faudra supprimer la notice de fonds masquée sous la notice de monographie et l’exemplaire sous la notice de périodique.
Le cas échéant, supprimer la notice bibliographique et faire la suppression de la localisation dans le Sudoc. Penser à mettre à jour l’état de collection du périodique.
Date de publication
Mis à jour le
Attention ! Certains établissements utilisent parfois de procédures complémentaires