Dans un billet publié récemment, nous vous annoncions les noms des ambassadeurs Orion pour le réseau et des informations sur l’organisation du projet : https://rebub.u-bordeaux.fr/index.php/projet-orion-des-noms-et-des-infos/
Une migration à venir…
Loin d’être une galaxie lointaine et inaccessible, le projet Orion nous concerne toutes et tous. Au-delà du travail de configuration et de branchement entre le nouveau système et notre Alma, le projet comprend la migration des notices du SUDOC mais aussi de nos données d’exemplaires dans le nouvel outil choisi par l’ABES.
Les migrations de données d’un logiciel à un autre ? Nous savons le faire ! Et nous savons que l’une des clés pour réussir sa migration avec le moins de perte de données possible c’est l’alignement entre les bases. C’est notamment pour anticiper cela que nous avions proposé le chantier Différentiel Alma/Sudoc (https://rebub.u-bordeaux.fr/index.php/grand-nettoyage-de-printemps-le-differentiel-alma-sudoc/ et voir aussi https://rebub.u-bordeaux.fr/index.php/fin-du-chantier-differentiel-alma-sudoc/) qui a lieu en 2024 et auquel beaucoup d’entre vous ont participé.
Alors concrètement, que faire dès maintenant pour mettre toutes les chances de notre côté et faire en sorte que tout se passe bien ?
Chouchoutez vos données pour éviter les grands chantiers en adoptant ou en renforçant quelques réflexes simples :
Suivre la notice dans sa redescente du SUDOC vers Alma, c’est indispensable ! S’assurer que le PPN est bien rempli dans la zone 035 de la notice d’Alma et respecte bien la forme (PPN)XXXXXXXXX, c’est la première étape pour que la notice du SUDOC mette bien celle d’Alma à jour et ne créé pas de doublons.
Pour aller encore plus loin, une fois sur la notice dans Alma, cliquez sur le bouton « afficher dans la découverte » pour savoir à quoi ressemble votre notice dans Babord+.
Dans Alma, avant d’ajouter le PPN dans votre notice d’acquisition ou avant d’importer une notice depuis la recherche des ressources externes, vérifiez si votre notice n’existe pas déjà en faisant la recherche dans la zone réseau.
Pour rappel, les notices bibliographiques sont versées depuis le SUDOC dans la zone réseau d’Alma et non dans la zone institution.
En cas de doute : reportez-vous aux supports de formation !
Une notice vous paraît curieuse ? des éléments semblent incongrus entre la version de la notice présente dans le SUDOC et celle d’Alma ? une question vous taraude ? Ne laissez pas passer cette occasion.
En signalant une anomalie, vous permettrez peut-être de repérer un problème qui était passé sous le radar, une absence de procédure, un bug technique.
Ne les oubliez pas : vos correspondants sont là pour vous répondre, vous donner une assistance de premier niveau et si besoin, de remonter les problèmes directement au Scoop !
Depuis l’interface des résultats dans Alma, vous pouvez à tout moment vérifier si la notice sur laquelle vous êtes en train de travailler est bien synchronisée avec le SUDOC en utilisant la cloudApp « SUDOC Toolbox BETA ».
Cette cloudApp est accessible à tous depuis le centre CloudApp d’Alma. Elle vous donne accès à différents services et notamment à l’analyse de synchronisation SUDOC. En l’épinglant à votre page d’accueil, vous serez alerté.e.s par la petite coche rouge signalant un problème.
Le désherbage est l’une des premières sources d’erreur de synchronisation entre le SUDOC et Alma. Cette opération courante doit être faite avec rigueur pour supprimer ses exemplaires dans les deux bases. Pensez à vérifier si la suppression a bien eu lieu.
Depuis le différentiel de 2024, nous constatons de moins en moins de problème de ce type : continuez comme ça !
En cas de doute, n’hésitez pas à aller voir la procédure sur le blog.
Vous êtes nombreux à intervenir dans la gestion des collections de plusieurs bibliothèques et donc à posséder plusieurs logins d’accès au SUDOC.
Pensez à toujours vérifier que le login que vous utilisez est bien celui qui correspond à l’exemplaire que vous voulez localiser dans le SUDOC. Un exemplaire de la bibliothèque A dans le SUDOC qui appartient à la bibliothèque B dans Alma, c’est aussi de la désynchronisation !
Pas de stress ! Grâce à la qualité de votre travail, les données du réseau sont en bonne santé. Ensemble, veillons à ce qu’elles le restent !