L’EDI est un protocole d’échange d’informations entre deux systèmes d’information. Il est utilisé pour normaliser les échanges entre Alma et les systèmes d’information des fournisseurs dans le circuit d’acquisition. Il peut donc concerner les libraires, les plateformes d’achat d’ebooks, etc. Cet échange d’informations passe par l’envoi et la réception de fichiers, qui transitent via un serveur FTP. Ces fichiers doivent suivre la norme EDIFACT pour être compris par Alma et permettre la poursuite du circuit d’achat.
Les échanges d’informations peuvent correspondre aux étapes suivantes dans le circuit :
_ envoi de la commande au fournisseur
_ confirmation de la commande par le fournisseur
_ échanges divers d’informations sur la commande en cours (réclamation sur les commandes, annulation de commandes, etc.)
_ envoi de la facture dans Alma pour intégration et paiement dans Alma
Ces échanges directs permettent d’éviter les double-saisies d’information pour le fournisseur et pour les collègues dans Alma, et d’éviter les erreurs de saisie et la dispersion des informations (oublis de facturation, etc.). Le principal bénéfice escompté en général concerne la facturation, mais pour que le protocole d’échanges EDI puisse fonctionner, il doit obligatoirement commencer par intégrer la phase de commande.
Pour mettre en place un circuit EDI avec un fournisseur, vous pouvez prendre connaissance des différentes questions à se poser, des circuits possibles et des étapes à suivre en téléchargeant le mémo ci-dessous :
Le Scoop reste à votre disposition pour mettre ces différents circuits en place. Contactez nous à scoop@u-bordeaux.fr !
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Attention ! Certains établissements utilisent parfois de procédures complémentaires