Formation Médiaquitaine du 18 Février 2020
Exercice 1 : Analyser une collection
Vous êtes gestionnaire du fonds d’histoire Moderne à la Bibliothèque Elie Vinet. Vous souhaitez analyser votre collection en libre accès. Vous avez donc utilisé le rapport Analytique Alma « Liste de titres et d’exemplaires » pour télécharger la liste des exemplaires de la localisation « Histoire Moderne ».
Importer des données externes
- Etape 1 : Données délimitées ou largeur fixe et choix de l’encodage du fichier
- Etape 2 : Choix du séparateur
- Etape 3 : Format des colonnes
Naviguer dans le fichier
| Ctrl + A | Sélectionne la région contenant des données |
| Ctrl + Flèches | Active la cellule à l’extrémité du tableau |
| Ctrl + Maj + Flèches | Sélectionne les cellules jusqu’à l’extrémité du tableau |
| Ctrl + B | Recopie vers le bas |
| Ctrl + D | Recopie vers la Droite |
Filtrer les données
Imaginons que vous vouliez refouler en magasin ou pilonner les exemplaires des documents non empruntés ou demandés depuis 2015 et dont le nombre d’emprunt est inférieur à 10. Utilisez le filtre Excel pour isoler les données.
Marquez les données exemplaires sélectionnés
Obtenir des valeurs uniques : utiliser les tableaux croisés dynamiques
- Obtenir la liste des titres
- Nombre d’exemplaires par titre
- Nombre de prêts par titre
- Date du dernier emprunt
Exercice 2 : Comparer des collections
Pour cette même collection d’histoire, vous aimeriez savoir quels sont les titres également présents dans la localisation équivalente de la BU Lettres. Vous relancer donc le rapport Alma Analytique pour obtenir la liste des exemplaires de la localisation (« Histoire médiévale, moderne et contemporaine »).
Définir la clef de recouvrement des deux fichiers et mettre en forme la colonne
Vous voulez utiliser le PPN pour comparer les deux fichiers. Problème, vous vous apercevez que dans le fichier de la bibliothèque Elie Vinet, l’identifiant est préfixé par « (PPN) ». Le PPN est fourni tel quel dans le fichier de la BUL.
Vous allez devoir préfixer ce dernier en utilisant la fonction CONCATENER.
=CONCATENER([Texte1];[Texte2];...)=[Texte1]&[Texte2]Impact des formules sur les performances
Excel va régulièrement recalculer automatiquement toutes les formules du classeur. Cela peut ralentir énormément votre travail car vous êtes obligés d’attendre la fin du calcul pour reprendre la main sur votre fichier.
Pour se prémunir de ses ralentissements vous pouvez :
- Désactiver le calcul automatique (Formule > Options de calcul > Manuel). Il faudra alors utiliser F9 pour relancer le calcul des formules
- Si vous êtes assurés de ne plus avoir à modifier les colonnes utilisées pour le calcul de votre formule,vous pouvez figer le résultat de cette dernière en faisant un copier/coller de la valeur.
Nombre d’exemplaires présents à la BU Lettres : la fonction NB.SI
Pour chaque titre de la Bibliothèque Elie Vinet vous voulez connaitre le nombre d’exemplaires possédées par la BUL.
=NB.SI([Plage de cellules où compter les cellules répondant au critère];[Critère])Somme des emprunts à la BU Lettres
Pour chaque titre, vous voulez connaitre le nombre de prêts cumulés sur tous les exemplaires de la BUL.
=SOMME.SI([Plage de cellules sur lesquels effectuer la correspondance]; [Critère];[Plage des cellules à additionner])Pour réviser
A partir de la liste des exemplaires des ouvrages de la collection « Que-sais-je ? » présents à la bibliothèques de lettre, obtenez la liste des titres. Pour chaque titre obtenez :
- le nombre d’exemplaires
- le nombre d’emprunts
- la date de dernière activité.
Afin d’identifier, les exemplaires disponibles en version électronique, croisez votre fichier avec le fichier Kbart de la collection « Cairn encyclopédie de poche’ extrait de Bacon.
Filtrez les exemplaires des titres disponibles en version électronique qui ne sont jamais sortis de la bibliothèque.
New game + : Essayez de remonter dans la liste des exemplaires l’URL d’accès au texte intégral. (Indice : Allez voir du côté de la fonction RECHERCHEV)