Profils d’import liés aux acquisitions

Profils d’import classiques : import UNIMARC Electre HT, TTC et Excel

Ces profils d’import ont été mis en place 2018 lors du paramétrage initial du module Acquisitions.

Deux profils d’import ont été créés pour permettre l’import de paniers Electre au format binaire UTF8.

Ils permettent de générer les LBC et les exemplaires en fonction des informations renseignées dans Electre. 6 champs libres sont utilisés :

_ le code budget en 970$f, qui alimente le champ « distribution de fonds » (onglet « informations sur la ligne de commande »)

_ le code bibliothèque en 970$a, qui alimente les champs « Champ de propriétaire de la ligne de commande » (onglet « informations sur la ligne de commande ») et « Bibliothèque » (onglet « Informations d’inventaire »)

_ la note de réception en 970$c, qui alimente le champ « note de réception » (onglet « informations sur la ligne de commande »)

_ le numéro de bon de commande en 969$i, qui alimente le champ « numéro de commande » (onglet « informations sur la ligne de commande »)

_ le code fournisseur en 970$e, qui alimente le champ « fournisseur » (onglet « informations sur la ligne de commande »)

_ le code « compte fournisseur » en 970$d, qui alimente le champ « compte fournisseur » (onglet « informations sur la ligne de commande »)

En fonction du profil d’import, le champ du prix liste (onglet « informations sur la ligne de commande ») est renseigné par le champ 969$c (prix HTVA dans Electre) ou 947$a (Prix TTC dans Electre).

Pour la création de notices d’acquisition étrangères ou absentes d’Electre, un profil d’import excel est utilisé. Il est alimenté par un tableur excel, qui doit reprendre en en-tête les informations à insérer. Pour plus de précisions, voir la procédure « créer des LBC à partir d’un fichier excel« 

Ces profils d’import, qui sont adossés à la version d’Electre classique, sont encore utilisés à UBM.

Profils d’import étendus : import UNIMARC par fournisseur et Excel pour intégration des codes stats 1 et 2

A la demande d’UB, des profils d’import spécifiques ont été mis en place en 2022 pour permettre la création des notes stat 1 et 2 depuis la commande. Comme l’intégration de champs libres dans Electre est limitée à 6 champs libres, les champs « code fournisseur » et « compte fournisseur » ont été remplacés par deux nouveaux champs libres :

_ le code stat 1 en 970$g, qui alimente les champs « 1er code statistique » (onglet « informations sur la ligne de commande ») et « Notes statistiques 1 » (onglet « Informations d’inventaire »)

_ le code stat 2 en 970$h, qui alimente les champs « 2e code statistique » (onglet « informations sur la ligne de commande ») et « Notes statistiques 2 » (onglet « Informations d’inventaire »)

Comme le fournisseur et le compte fournisseur ne sont plus renseignés dans Electre, il a fallu créer un profil d’import par fournisseur et par lot du marché d’ouvrages (soit 5 lots, HT et TTC pour UB).

Ces profils sont utilisés exclusivement à UB.

Profils d’import Electre NG : import UNIMARC Electre HT, TTC et Excel, avec intégration des codes stats 1 et 2

Suite au déploiement d’Electre NG entamé en octobre 2024, 6 champs libres supplémentaires peuvent être utilisés. Cela permet de combiner les deux types de profils précédents et donc de combiner leurs avantages.

Deux profils Electre peuvent donc être utilisés (HT et TTC), avec 8 sous champs libres configurés :

_ le code budget en 970$f, qui alimente le champ « distribution de fonds » (onglet « informations sur la ligne de commande »)

_ le code bibliothèque en 970$a, qui alimente les champs « Champ de propriétaire de la ligne de commande » (onglet « informations sur la ligne de commande ») et « Bibliothèque » (onglet « Informations d’inventaire »)

_ la note de réception en 970$c, qui alimente le champ « note de réception » (onglet « informations sur la ligne de commande »)

_ le numéro de bon de commande en 969$i, qui alimente le champ « numéro de commande » (onglet « informations sur la ligne de commande »)

_ le code fournisseur en 970$e, qui alimente le champ « fournisseur » (onglet « informations sur la ligne de commande »)

_ le code « compte fournisseur » en 970$d, qui alimente le champ « compte fournisseur » (onglet « informations sur la ligne de commande »)

_ le code stat 1 en 970$g, qui alimente les champs « 1er code statistique » (onglet « informations sur la ligne de commande ») et « Notes statistiques 1 » (onglet « Informations d’inventaire »)

_ le code stat 2 en 970$h, qui alimente les champs « 2e code statistique » (onglet « informations sur la ligne de commande ») et « Notes statistiques 2 » (onglet « Informations d’inventaire »)

Ces nouveaux profils sont pour l’instant utilisés par Sciences Po Bordeaux.

Cas particulier : importer en MARC21 pour convertir vers UNIMARC

En l’état actuel, il n’est pas possible au moment de la création des paniers de commandes de procéder à la fois à un import en MARC21 qui convertirait vers UNIMARC et à la création des lignes de commandes. En effet, la conversion est la première opération qui a lieu et elle supprime l’ensemble des données 9XX qui ne sont pas converties d’un format vers l’autre. Par conséquent, les traitement de normalisation ainsi que l’affectation des champs 9XX pour la construction d’une ligne de commande deviennent inopérant.

Ticket 00657889 Documentation Ex Libris