Attention ! Avant toute opération, vérifier que l’on est localisé à un bureau de prêt de la bibliothèque dans laquelle vous vous trouvez.
Cliquer sur l’icône 
dans la barre de navigation principale d’Alma et choisir son bureau de prêt.
Si l’on coche le bouton « Toujours afficher la localisation actuelle », la localisation apparaît toujours sur la barre de navigation principale à la place du bouton
Réceptionner une commande
Depuis la barre de navigation principale d’Alma, cliquer sur « Acquisitions » puis sélectionner « Réceptionner » dans le sous-menu « Réception et facturation » :
Sur la page suivante, se positionner sur l’onglet « Ponctuelle » :
Cocher la case « Garder dans le département » et sélectionner dans la liste la valeur « En traitement » :
Attention ! Il est possible de ne pas cocher la case « Garder dans le département » : si elle n’est pas cochée, le document devient immédiatement disponible en rayon. C’est donc l’organisation de la bibliothèque et les consignes de travail qui déterminent s’il faut cocher cette case.
Chercher la ligne de bon de commande (LBC) correspondant au document à réceptionner dans la liste (ou utiliser le champ de recherche si vous connaissez le numéro LBC).
Sur la ligne correspondant à votre document, cliquer sur le bouton 
et choisir « Réceptionner » :
Éditer les données d’exemplaires et de holding
Aller dans le menu « Acquisitions » de la barre de navigation principale d’Alma et choisir « Exemplaires dans le Département de réception » dans le sous-menu « Traitement après réception » :
S’ouvre alors le formulaire d’édition de l’exemplaire :
Les champs à renseigner sont :
| CHAMPS | VALEURS |
|---|---|
| Code-barres | Numéro du code-barres attribué au document. |
| Exception de circulation | A remplir uniquement si l’exemplaire ne suit pas la règle de circulation de la localisation où il sera rangé. |
| Localisation détentrice | Localisation du document commandé et réceptionné. |
L’étape suivante consiste à renseigner la cote au niveau de la holding.
Depuis le formulaire d’édition de l’exemplaire, cliquer sur « Voir toutes les données de fonds » :
Dans la page suivante on retrouve l’exemplaire réceptionné :
Cliquer sur le bouton et sélectionner « Editer » :
L’éditeur de métadonnées s’ouvre :
Se positionner sur la zone 852 :
Faire un Ctrl+F sur cette zone pour ouvrir l’éditeur de métadonnées pour cette zone :
Renseigner la cote puis aller dans « Fichier » et cliquer sur « Enregistrer et débloquer la notice » :
Cliquer sur le bouton « Quitter » pour terminer l’action :
On revient alors sur la liste des exemplaires pour ce titre et on constate que la côte apparait désormais :
Cliquer sur le bouton « Retour » pour revenir au formulaire d’édition de l’exemplaire :
Sur le formulaire d’édition de l’exemplaire, cliquer sur « Enregistrer » pour terminer les modifications :
Les données d’exemplaire et de holding sont à jour sur l’exemplaire reçu :
Sur la ligne de l’exemplaire, cliquer sur le bouton et sélectionner « Fait » :
Le document n’est plus en étape « En traitement » :
L’action « Fait » enverra l’exemplaire en « Transit » entre le département de traitement et le département de services aux usagers. Les opérations d’équipement de l’ouvrage peuvent se dérouler à ce stade.
En faisant une recherche sur l’exemplaire physique avec son code-barres, on constate qu’il est bien en transit :
Mettre en circulation l’exemplaire
La dernière étape du processus de réception du document est la mise en circulation de l’exemplaire.
Depuis la barre de navigation principale d’Alma, aller dans le menu « Acquisitions » et sélectionner « Scanner les exemplaires » dans le sous-menu « Traitement après réception » :
Sur la page suivante, choisir « Acquisition technical services » dans la zone « Type de traitement interne » :
Les champs « Changer le statut » et « Effectué » apparaissent.
La valeur « En traitement » est affectée automatiquement dans la zone « Changer le statut en ».
Cocher la zone « Effectué » à « Oui »
Alma indique qu’il faut remettre en rayon l’exemplaire :
En faisant une recherche sur l’exemplaire physique avec le code-barres du document, son statut est « Exemplaire en rayon » :
Date de publication
Mis à jour le
Attention ! Certains établissements utilisent parfois de procédures complémentaires