Alma permet d’établir un lien à partir d’une notice de dépouillement un lien vers l’inventaire de la notice hôte des exemplaires. Ces liens sont établis à partir des notices contenant les champs Unimarc suivants.
| 410 | Appartient à la collection |
| 423 | Est publié avec |
| 461 | Dans |
| 462 | Sous-ensemble |
| 463 | Comprend / Dans |
| 464 | Contient |
Le lien vers la notice bibliographique est établi à partir du PPN présent dans le champ 4## ($1 commence par 001 dans Alma , $0 dans le SUDOC)
Le lien peut être établi :
- d’une notice bibliographique vers une autre notice bibliographique
- d’une notice bibliographique vers un exemplaire lié à une autre notice bibliographique
Notes : ⏰ La liaison entre notices n’est effective qu’après l’exécution du service MMS – Construire des relations d’enregistrement. Ce service est lancé chaque jour à 23h00.
Pour qu’une liaison soit établie il est nécessaire que les deux notices soient présentes dans la même institution. Il est donc nécessaire que la notice de dépouillement soient liées à minima à une notice holding.
Afficher les notices liées
A partir de la liste des résultats
Cliquer sur Autres détails puis cliquer sur le nombre sous notices liées.
La liste des notices liées s’affiche avec la nature de la relation.
A partir de l’éditeur des métadonnées
Cliquer sur Outils>Bibliographique MARC>Notices liées.
La liste des notices liées s’affiche dans la fenêtre de droite. Les titres des documents n’apparaissent pas lorsque la notice est en Unimarc. Un ticket a été ouvert auprès du prestataire.
Lien d’une notice bibliographique vers un fascicule
Ce type de lien concerne des notices de monographies et des notices de parties composantes
- Notices de monographies + 461 = Numéros thématiques
- Notices de partie composante (008 = asx dans le SUDOC / position 6&7 du label = “aa” dans Alma) + 463 $x (présence d’un ISSN) = Notices d’articles
Sur la notice de dépouillement
Au niveau bibliographique
Le lien vers le fascicule est établi par l’ajout d’un ou plusieurs sous champs $v à la zone de lien. Chaque $v doit être préfixé par le libellé précisant sur quel élément d’identification est établi le lien. Voici la liste des éléments disponibles:
| $v | Champs exemplaire correspondant | |
| Année | yr: | Chron I |
| Volume ou Code-barres | no: | Enum A ou Code-barres |
| Fascicule | iss: | Enum B |
| Partie | pt: | Enum C |
| Pages | p: | pages |
461 $t Notes et études documentaires - Documentation française $x 0029-4004 $v no: 5112 $v yr: 2000 $1 001(PPN)001037595 $5 33PUDB
461 $t Notes et études documentaires - Documentation française $x 0029-4004 $v no: 0BXD0345750 $v yr: 2000 $1 001(PPN)001037595 $5 33PUDBAfin d’empêcher l’écrasement de la 461 modifiée par une mise à jour SUDOC il est nécessaire d’ajouter un champ $533PUDB permettant l’identification du champ lors de l’application de la règle de fusion.
Note : Il est tout à fait possible de répéter la 461 dans le cas par exemple où une des bibliothèques a reliée plusieurs fascicules en un seul volume. Le lien pourra alors être fait au code-barre. Ex : (PPN)051633558 et cb 0BXD0345750
Au Niveau de l’inventaire
Afin que la notice soit présente dans l’institution, il est nécessaire qu’elle soit liée à une notice holding. La bibliothèque responsable de la création de la notice de dépouillement ou de sa redescente du SUDOC créera une holding pour cette localisation factice. Il n’est en revanche pas nécessaire de créer un exemplaire.
Cette holding devra être masquée de la publication afin que seul la localisation réelle soit présentée aux usagers. Pour ce faire le SCOOP propose deux solutions :
- Chaque bibliothèque peut disposer d’une localisation dédiée configurée pour ne pas être affichée à la découverte.
- La holding peut être masquée individuellement
Les deux modes de gestion peuvent coexister dans le réseau. Le SCOOP se tient à la disposition du réseau pour la création de nouvelles localisations dédiées.
Sur la notice de dépouillement
Il est nécessaire de s’assurer que les informations d’énumération et de chronologie concorde bien avec les informations saisies en $v de la zone de lien.
Proposition d’une procédure pour le traitement courant
- Dans le SUDOC
- Le catalogueur crée ou se localise sous la notice de dépouillement
- Dans Alma
- Il rapatrie la notice via z39-50
- Il modifie la 461 ou la 463 en qualifiant les éléments d’identification du fascicule
- Il créé une holding sous la notice dans une localisation factice ou il masque cette dernière
Traitement de l’existant
La mise en place des liens au fascicule pour les notices d’article ou de numéro thématique existantes dans le système nécessite :
- la modification des champs 461/463
- le masquage de la holding factice et la suppression de l’exemplaire
- la reprise des informations d’identification du fascicule dans l’exemplaire lié au périodique.
Malheureusement, un traitement automatisé des 461/463 n’est pas envisageable car le contenu des champs 46# $v n’est pas normalisé.
Le SCOOP a extrait la liste des notices de numéro thématique et d’article et les bibliothèques qui en sont localisées à la fois sous la notice de dépouillement et sous la notice maitre (Afin d’exclure l’achat isolé d’un numéro spécial ex. (PPN)051633558 pour le STAPS). La liste est accessible à cette adresse.
Lien d’une notice bibliographique vers une autre notice bibliographique
Ce lien concerne les notices de parties composantes d’imprimés à l’exclusion des notices d’articles. Le lien est automatiquement réalisé via le PPN saisi en 4## $1 (i.e. 4## $0 dans le SUDOC). Aucune intervention n’est nécessaire sur la notice bibliographique. Il faut juste s’assurer que l’inventaire factice lié à cette notice soit bien masqué à la publication.
Le cas des recueils factices
Pour les recueils factices, on ne produit pas le lien dans le SUDOC entre la notice la notice liée à l’exemplaire (notice de rattachement) et les autres notices intégrées au même recueil (notices liées). Les liens doivent donc être établis au niveau des notices dans Alma par le biais d’une zone 463.
Une fois que vous avez déterminé quelle serait votre notice de rattachement (voir vos procédures internes) :
- Depuis cette dernière, notez le PPN de la notice et le code barre de l’exemplaire
- Éditez les notices liées et ajoutez un champ 463 faisant référence au PPN et au code à barres de la notice de rattachement.
463 $$1 001(PPN)[PPN] $$v no:[CODE-BARRES]. $$5 33PUDBVous n’êtes pas obligé de créer une holding ou un exemplaire factice sous la notice lié. Sur cette question reportez vous à vos procédures internes. Mais si vous le faites pensez à masquer la holding de la découverte (Actions de la notice > Supprimer de la découverte).
A l’affichage dans Babord +, le lien vers la notice de rattachement ne sera pas présenté à l’utilisateur
Comportement du système en cas de suppression
En cas de suppression d’un fascicule de périodique lié à une notice d’article ou de numéro thématique. Aucune alerte n’est générée.
En cas de suppression de la notice d’un document hôte lié à une partie composante depuis l’editeur de métadonnée, une alerte est générée par le système.
Si la suppression de la notice est réalisée depuis la suppression de l’inventaire, le programme qui gère le nettoyage des notices dans la zone réseau, bloquera la suppression et générera une alerte.
Affichage dans Babord +
Une note (c.uresolver.getit2.holding_list.related_holdings ) permet d’informer le lecteur que le document appartient à un ensemble plus large. Mais l’usager devra cliquer sur la bibliothèque pour pouvoir accéder aux informations relatives à l’exemplaire. En l’état le service souffre d’un gros problème d’ergonomie.
Le groupe propose :
- De modifier le message “Collection liée” en “Cliquer sur la bibliothèque pour accéder à l’exemplaire”
- Supprimer l’état de collection ou à minima le préfixer et remonter la note sous le lien vers l’exemplaire.
Le SCOOP va essayer de mettre en œuvre ces propositions
Date de publication
Mis à jour le
Attention ! Certains établissements utilisent parfois de procédures complémentaires